10.4 Трудовой договор с работником: форма, содержание и дополнительное соглашение к нему

Трудовой договор — это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными норматив­ными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработ­ную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.

В трудовом договоре указываются:

- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество ра­ботодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;

- сведения о документах, удостоверяющих личность работника работодателя — физического лица;

- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

- место и дата заключения трудового договора.

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:

- место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представитель­стве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местно­сти, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы).

- дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия;

- условия оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты;

- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от об­щих правил, действующих у данного работодателя);

- компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

- условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с Трудовым Ко­дексом РФ и иными федеральными законами;

- об испытании;

- о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной коммерческой и иной);

Трудовые договоры могут заключаться:

1. на неопределенный срок;

1. на определенный срок, но не более пяти лет

2. Срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения.

Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем.

Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором.

Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы может предусматриваться необходимость предъ­явления при заключении трудового договора дополнительных документов.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государ­ственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

Порядок прекращения трудового договора

Основаниями прекращения трудового договора (согласно статье 77 ТК РФ) являются следующие.

1. Соглашение сторон. Трудовой договор может быть в любое время расторгнут по соглашению сто­рон трудового договора (статья 78 ТК РФ).

1. Истечение срока трудового договора (статья 79 ТК РФ), за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения. О прекраще­нии трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.

Расторжение трудового договора по инициативе работника (статья 80 ТК РФ). Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее, чем за две недели. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодате­лем заявления работника об увольнении.

По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.

До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление.

Расторжение трудового договора по инициативе работодателя.

- ликвидации организации;

- сокращения численности или штата работников организации;

- несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недо­статочной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;

- неоднократного неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание:

- однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей: (прогула; появления работника на работе в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсиче­ского опьянения).

И.т.д. см.Трудовой кодекс.

Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя.

С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим об­разом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора не представляется возможным довести до сведения работника или ра­ботник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответ­ствующая запись.

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний рабочий день работника.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ. По письменному заявлению работника работодатель также обязан выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой.

Условия, которые работник и работодатель включили в трудовой договор при его заключении, со временем могут измениться. Например, сотруднику повысили зарплату, расширили зону обслуживания, перевели на другую работу или просто переименовали его должность в штатном расписании.

Чтобы внести коррективы в трудовой договор, стороны должны заключить письменное соглашение, т.е. дополнительное соглашение к трудовому договору.

В трудовом договоре работника может измениться довольно много положений (например, при переводе меняется наименование должности, размер зарплаты, должностные обязанности и т. п.). В таких случаях текст трудового договора целесообразно полностью изложить в новой редакции.

Изменение условий трудового договора с работником.

В ст. 37 Конституции РФ закреплено положение о свободе труда. Каждый имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию. Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда, а также право на защиту от безработицы.

Заключение трудового договора - это юридическое оформление взаимных прав и обязанностей работника и работодателя, в трудовом договоре также прописывается трудовая функция работника, условия труда, условия оплаты труда, ответственность сторон и т.д.

Изменение трудового договора - это пересмотр ряда его условий при сохранении самого трудового договора в силе.

Наиболее распространенной формой изменения трудового договора является перевод работника на другую работу. Глава 12 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) отражает правила и порядок изменения трудового договора.

Трудовой договор заключается между сторонами (работодателем и работником) в письменной форме, поэтому и изменение условий трудового договора производится по взаимному соглашению и только в письменной форме (ст.57 ТК РФ).

Изменение трудового договора в целом всегда означает изменение его условий, причем не только тех, которые относятся к числу существенных (часть вторая статьи 57 ТК РФ), но и любых других, так называемых факультативных условий. При этом законодательством по общему правилу предусмотрены определенные гарантии для сторон трудового договора, а именно:

- изменение условий трудового договора может быть осуществлено лишь при согласии обеих его сторон и только в письменной форме;

- изменение условий трудового договора не должно приводить к ухудшению положения работника по сравнению с ТК РФ, законами и иными нормативными актами, коллективным договором, соглашениями (части третья и четвертая статьи 57 ТК РФ).

Существуют три вида оснований изменения трудового договора:

- изменение трудового договора в связи с изменением трудовой функции;

- изменение существенных условий трудового договора;

- изменение дополнительных условий трудового договора.

Изменение трудового договора в связи с изменением трудовой функции.

Согласно части второй статьи 57 ТК РФ трудовая функция относится к числу существенных условий трудового договора, однако законодатель посчитал необходимым выделить ее изменение в качестве особенного случая перевода на другую работу.

Изменение постоянной трудовой функции, то есть возложение на работника обязанности постоянно выполнять другую, не обусловленную при заключении трудового договора, работу осуществляется только по взаимному согласию сторон и может происходить:

- по волеизъявлению (инициативе) работника;

- по волеизъявлению (инициативе) работодателя;

- в связи с обстоятельством, независящим от воли сторон трудового договора;

- в случаях, когда работодатель в силу требований закона обязан при наличии у него такой возможности предоставить работнику другую работу.

Изменение трудового договора в связи с изменением иных существенных условий труда.

К иным существенным условиям трудового договора (помимо трудовой функции), изменение которых свидетельствует о переводе на другую постоянную работу и требует соответствующего документального оформления, Трудовой кодекс (часть вторая статьи 57 ТК РФ) относит:

- место работы в той части, в которой оно не определяет содержание трудовой функции;

- дата начала работы, срок действия трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора;

- характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

- режим труда и отдыха (если он в отношении конкретного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

Специальные правила, связанные с изменением существенных условий трудового договора, закреплены в статье 73 ТК РФ.

Важно отметить, что Трудовой кодекс не запрещает изменять существенные условия трудового договора по инициативе (волеизъявлению) самого работника. В этом случае необходимо лишь согласие на то работодателя. Оформление таких изменений трудового договора производится по общим правилам.

Изменение трудового договора в связи с изменением дополнительных условий труда.

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:

- об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;

- об испытании;

- о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

- об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;

- о видах и об условиях дополнительного страхования работника;

- об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;

- об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда

Изменения определенных сторонами условий трудового договора (в том числе оплаты труда) при продолжении исполнения той же трудовой функции допускается по инициативе работодателя и без согласия работника, лишь когда произошли изменения в организационных или технологических условиях труда (изменился станочный парк, организованы по-новому рабочие места, изменилась технология производства)– в противном случае работодатель не имеет права менять существенные условия труда работника.

При возникновении спора суд, выявив, что никаких изменений в организации или технологии труда не произошло, обяжет работодателя восстановить существенные прежние условия трудового договора работника.

Федеральный закон от 30 июня 2006 года № 90-ФЗ изменил название ст. 74 Трудового кодекса РФ на «Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда». При использовании данной статьи работодатель обязан доказать, что его действия обусловлены организационными или технологическими условиями труда, т.е. что они связаны с изменениями в технике и технологии производства, его структурной реорганизации или по другим причинам. Работодатель должен подтвердить эти факты письменными или устными доказательствами.

О предстоящих переводах в порядке ст. 74 ТК РФ работодатель обязан предупредить работника в письменной форме не позднее, чем за два месяца. Если работник не согласен с предложением работодателя, последний обязан предложить ему другую работу, под которой понимается «вакантная должность, в том числе и нижестоящая, соответствующая квалификации работника, которую тот сможет выполнять с учетом состояния его здоровья. Работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.

В случае, когда указанные причины могли повлечь массовые увольнения работников, работодатель в целях сохранения рабочих мест имеет право с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации и в порядке, установленном ст. 372 ТК для принятия локальных нормативных актов, вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев. Это новая форма в ТК РФ. Она облегчает положение работодателя при введении им прогрессивных технологий и методов организации труда, модификации производства, ухудшая положение работников, переводимых на не-полное рабочее время.

Если работник отказался от предложенной ему работы или таковая отсутствует, трудовой договор прекращается в соответствии с п. 7 ст. 77 ТК РФ, а если он отказывается от предложенной работы в режиме неполного рабочего времени дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, то трудовой договор расторгается в соответствии с. п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. При этом работнику предоставляются соответствующие гарантии и компенсации.

Отмена режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели ранее срока, на который они были установлены, производится работодателем с учетом мнения (а не согласия) выборного органа первичной профсоюзной организации.

Определенные особенности существуют при изменении условий, предусмотренных трудовым договором с работодателем - физическим лицом, который должен предупредить работника об этих изменениях в письменной форме не менее чем за 14 календарных дней. Религиозная организация такое уведомление обязана произвести не менее чем 7 календарных дней до их введения.

Комментируя ст. 74 ТК РФ, кандидат юридических наук В.В. Архипов указывает, что «в современных рыночных отношениях некоторые собственники непроцветающих организаций хотят продать свои предприятия, но покупателей у них нет. Просто ликвидировать предприятие нежелательно, так как нужно будет увольнять работников, которым согласно ст. 178, 180, 279, 318 Трудового кодекса РФ выплачивается выходное пособие – средняя заработная плата от двух до шести месяцев. Поэтому работодатели идут как бы «легким» путем – предлагают всем работникам, независимо от должности, квалификации и т.д. ознакомиться с приказом и уведомлением об уменьшении через два месяца заработной платы до минимальной (МРОТ) с мотивировкой типа «в связи с тяжелым материально-хозяйственным положением предприятия, ссылаясь на ст. 74 ТК РФ. Работодатели рассчитывают, что работники либо уволятся по собственному желанию, либо будут уволены по п. 7 ст. 77 ТК РФ (с учетом правил ст. 74 ТК РФ) в связи с их отказом от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий договора, и соответственно получат только выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка при увольнении (ч. 3 ст. 178 ТК РФ)».

При изложении изменений, вносимых в трудовой договор, необходимо руководствоваться следующими правилами юридической техники:

Правило 1. Вносимые в трудовой договор изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы (статьи, пункта, подпункта), в которую они вносятся.

Правило 2. Внесение изменений в обобщенной форме без конкретизации структурных единиц («по тексту договора») нежелательно. Каждое изменение должно оформляться отдельно с указанием структурной единицы договора, которая изменяется. В обобщенной форме изменения могут вноситься в одну структурную единицу договора тогда, когда заменяемое слово или слова употребляются в одном и том же числе и падеже. В этом случае изменение может быть оформлено следующим образом:

«В пункте 1 слово «МРОТ» заменить словом «ММРОТ».

Если же слова, которые необходимо изменить, употребляются в одной структурной единице трудового договора в разных числах и(или) падежах, то может использоваться следующая формулировка:

«В пункте 2 слова «оплата труда» заменить словами «заработная плата» в соответствующем падеже».

Правило 3. В том случае, когда необходимо изменить цифровые обозначения, в соглашении употребляется термин «цифры», а не «числа» или «число», например:

«В пункте 5 цифры «4500» заменить цифрами «5600».

«В подпункте «д» пункта 3 цифры «10, 12» заменить цифрами «цифрами 11, 12».

Правило 4. Если трудовой договор в основном сохраняет свое содержание и требуется только дополнение его новыми условиями, то в этом случае в соглашении приводится новая редакция изменяемых структурных единиц (статей, пунктов, подпунктов, абзацев) или излагаются структурные единицы (статьи, пункты, подпункты, абзацы), которыми должен быть дополнен договор. При этом используются следующие юридико-технические формы:

«Подпункт «б» пункта 5 дополнить абзацем третьим следующего содержания: ...»;

«Абзац третий пункта 2.1 дополнить предложением следующего содержания: ...»;

«Дополнить трудовой договор пунктом 101 следующего содержания: «101 ...»;

«Дополнить статью 3 пунктом 10 следующего содержания: «10. ...». Пункты 10 и 11 считать соответственно пунктами 11 и 12» .

Изменение нумерации пунктов в договоре в связи с включением дополнений (последний пример) крайне нежелательно. Для дополнения трудового договора отдельными положениями лучше воспользоваться предпоследним вариантом, когда в текст договора включается пункт, обозначаемый дополнительной цифрой, помещаемой над основными цифровыми или буквенными обозначениями, например: «101», «б1». Если в пункте не было нумерованных подпунктов, то новый пункт, например, 10, можно пронумеровать следующим образом: «10.1».

Если дополнения вносятся в конец договора, то нумерация пунктов или подпунктов внутри договора продолжается. Например, если последним в трудовом договоре был пункт 17, то в соглашении указывается:

«Дополнить трудовой договор пунктом 18 следующего содержания: «18. ...».

Правило 5. Для такого вида изменения, как замена используются следующие конструкции:

«В подпункте «а» пункта 3 слова «...» заменить словами «...» в соответствующем падеже;

«В пункте 4 слово «...» заменить словом «...»;

«В подпункте 4.3 текст после слова «...» и до конца предложения заменить словами «...».

В том случае, если требуется внести существенные изменения в структурную единицу договора, то она излагается в новой редакции. Изложить условие договора в новой редакции целесообразно и в том случае, если в структурную единицу договора изменения вносятся не первый раз.

Для замены используются следующие формулировки:

«Подпункт 3.2 изложить в следующей редакции: «3.2 ...»;

«Пункт 4 изложить в редакции следующего содержания: «4. ...»;

«Внести в пункт 4 изменение, изложив его в следующей редакции: «... ».

Изложение подпункта, пункта, статьи договора в новой редакции не означает автоматическое признание утратившими силу всех промежуточных редакций: во-первых, частично они могут быть отражены в новой редакции, и, во-вторых, каждая из них будет действительной на тот период времени, на который распространялось действие каждого дополнительного соглашения к трудовому договору.

Правило 6. При исключении из текста трудового договора словосочетаний или слов в соглашении указывается конкретная структурная единица, в которую вносятся эти изменения. Для этого используются следующие юридико-технические формы:

«В пункте 1 исключить слово «...»;

«В подпункте 7.11 исключить слова «...».

Для исключения отдельных структурных единиц используются следующие формулировки:

«Пункт 3 исключить»;

Как и в случае с дополнениями, при исключении из текста договора отдельных положений нежелательно изменять нумерацию (цифровую или буквенную) пунктов, подпунктов и других структурных единиц договора — в его тексте должен оставаться «след», по которому можно было бы восстановить изначальные условия трудового договора и определить, какие из условий договора изменились.

Правило 7. В том случае, если текст трудового договора не структурирован, и в нем отсутствует нумерация положений, внесение изменений затруднено, но возможно, например, с помощью следующих формулировок:

«Абзац, начинающий словами «...», после слов «...» дополнить словами «...».

«Исключить из абзаца пятнадцатого договора предложение, начинающее со слов «...».

Дополнить абзац пятый следующим предложением: «...».

Заключительные условия соглашения

В тексте дополнительного соглашения к трудовому договору желательно сделать необходимые оговорки о неизменности остальных условий трудового договора, о порядке вступления данного соглашения в силу, о количестве экземпляров соглашения (оно должно соответствовать количеству экземпляров трудового договора), например:

Фрагмент соглашения

«2. Условия трудового договора, не затронутые настоящим

соглашением, остаются неизменными.

3. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового

договора от «__» __________ ___ г. № ____ и оформляется в качестве

приложения к нему.

4. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах по одному

для каждой из сторон и вступает в силу с _________________».

Отражение изменений в тексте трудового договора

10.5. ОПЛАТА И НОРМИРОВАНИЕ ТРУДА. ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ

10.6. ПОДГОТОВКА И ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ РАБОТНИКОВ. УЧЕНИЧЕСКИЙ ДОГОВОР.

10.7. ДИСЦИПЛИНА ТРУДА. МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН ТРУДОВОГО ДОГОВОРА.

10.8. ОХРАНА ТРУДА.

10.9. ЗАЩИТА ТРУДОВЫХ ПРАВ И СВОБОД РАБОТНИКОВ. ТРУДОВЫЕ СПОРЫ И ПОРЯДОК ИХ РАЗРЕШЕНИЯ.

11. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

11.1. СУЩНОСТЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.

11.2 ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ И ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ

Документы кадровой службы, их классификация.

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на следуют основные виды (группы):

1. локальные нормативные акты;

1. распорядительные документы;

2. документы, подтверждающие трудовую деятельность работай

3. информационно-расчетные документы;

4. официальная внутренняя служебная переписка;

5. журналы (книги) учета и регистрации документов. Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. Дадим общую характеристику каждой из названных групп внутренних документов организации.

Локальные нормативные акты. Определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.

Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в ТК РФ (штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить не правовую норму внутреннего документа.

Следует отметить, что большинство локальных актов обязательны для всех сотрудников организации. Иные предназначены то для тех работников, чьи интересы непосредственно затрагивают, качестве примера локального акта, который обязателен для всех, можно назвать правила внутреннего трудового распорядка. Это один 3 самых главных внутренних документов организации (ст. 189, 190 ТК РФ). В качестве локального акта, действие которого распростра­нится только на отдельных сотрудников, можно назвать, к примеру, должностную инструкцию специалиста, перечень должностных лиц ненормированным рабочим днем или же положение о проведении Медосмотров для работников, занятых на вредных работах.

Распорядительные документы. К этому виду внутренних документов Относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью ди­ректор (генеральный директор) осуществляет полномочия по управле­нию организацией, предусмотренные уставом этой организации.

Распоряжения первого должностного лица организации делятся на две самостоятельные группы. Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, Об утверждении в организации штатного расписания, инструкции По кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая — приказы по личному составу (о приеме на работу, об уволь­нении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность Организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу, напротив, входят документы, непосред­ственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из них ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госком­статом России.

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника. Речь идет о трудовой книжке, трудовом договоре, справках о трудовой дея­тельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении сотруд­ников. Назначение этих документов заключается в том, чтобы макси­мально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой, страховой или непрерывный) име­ет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности за период работы.

Так, одним из оснований для назначения трудовой пенсии по старо­сти является пятилетний страховой стаж, наличие которого подтверж­дается трудовой книжкой сотрудника, а при ее отсутствии — трудовым договором или справкой о трудовой деятельности.

На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а та оформляется дубликат трудовой книжки.

Информационно-расчетные документы. Они ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. Здесь должны, прежде всего, отметить личную карточку работника, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, график сменности, личные дела. Форма большинства этих документов также унифицирована.

В отличие от распорядительных документов, которые идут по управленческой «лесенке» сверху вниз (от руководителя, издающего, напри мер, приказ о приеме на работу, к сотруднику, который зачисляете на основании этого приказа), информационно-расчетные бумаги движутся в обратном направлении: от работника к руководителю отдела и затем к руководителю организации. Так, при составлении график отпусков начальник структурного подразделения спрашивает вначале у каждого работника о времени желаемого отдыха. Затем он обобщает все пожелания сотрудников и передает в отдел кадров для составления единого графика отпусков, который утверждает руководитель организации.

Официальная внутренняя служебная переписка. Используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненно за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с докладной запиской, в которой прост привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Журналы (книги) учета и регистрации документов. Ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о да регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства) при помощи которой работодатель может с уверенностью победит в трудовом споре с работником.

Таблица 15

Внутренние документы организации

Обязательные документы	Документы, имеющие рекомендательный характер	Документы, зависящие от спецификации организации
- правила внутр. труд. распорядка - инструкция по охране труда - положение о защите персональных данных - штатное расписание - личная карточка - табель учета рабочего времени - график отпусков - приказы по основной деятельности - приказы по личному составу - трудовые книжки - трудовой договор - заявления работников - книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них - журнал учета мероприятий по контролю - журнал учета прохождения инструктажа по охране труда	- коллективный договор - должностные инструкции - положение об оплате труда и премировании - личные дела - справки о трудовой деятельности - копии приказов о приеме на работу и увольнении - служебные записки - докладные записки - журнал учета военнообязанных	- положение об охране коммерческой тайны - журнал прохождения медицинских осмотров - график сменности - инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальны органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Н пример, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладыш к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

Кроме того, внутренние документы организации в зависимости от характера применения подразделяются на три группы.

Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в ТК РФ. Так, необходимое ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 1 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания — из ст. 57, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований главы 14 ТК РФ.

Документы, имеющие рекомендательный характер, служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Все зависит от решения директора или руководите кадровой службы. Например, должностные инструкции специалистов, положение по оплате труда или положение о премировании е далеко не в каждой компании.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных организаций. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для нее становится обязательной разработка дополнительных инструкций, например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

Нормативные акты, регламентирующие делопроизводство в кадровой службе. Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

В первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации. На основании ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

Методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты.

Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства.

Таблица 16

Основные нормативно-правовые документы, используемые

в работе кадровой службы

Название документа и дата его утверждения	Полезные для работника кадровой службы сведения
1)Трудовой кодекс РФ. Принят Государственной думой РФ от 30 декабря 2001 г. 2)23 июня 2006г. Утвержден ФЗ № 90 «О внесении изменений в ТК РФ, признании некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) РФ»	Основной закон кадровой службы любой организации. ТК РФ в области документирования: - устанавливает обязательность применения ряда правовых актов- правил внутреннего трудового распорядка, графика отпусков и др.; - устанавливает документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение работников, а также командирование работников, отпуска, поощрения и взыскания работников; - устанавливает конкретные сроки подготовки документов, как приказ о приеме на работу, приказ о применении дисциплинарного взыскания, копии документов, связанных с работой, предупреждение работника об увольнении и др.; Вводит обязательность оформления страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; - вводит обязательность разработки документов, которые будут регламентировать порядок передачи персональных данных работников.
Трудовой кодекс РФ ст.230 «Порядок оформления материалов расследования несчастных случаев»	С учетом внесения изменений третье предложение ст.230 ч.6 имеет следующую редакцию: «При страховых случаях третий экземпляр акта о несчастном случае на производстве и копии материалов расследования работодатель в трехдневный срок после завершения расследования несчастного случая направляет в исполнительный орган страховщика (по месту регистрации работодателя в качестве страхователя)». ФЗ № 80 от 07.05.2009г.
ФЗ № 294 от 26.12.2008г. «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» вступил в силу с 01.05.2009г, за исключение положений, для которых предусмотрены иные сроки вступления в силу.	Данный закон регулирует отношения в области организации и осуществления проверок трудовой инспекцией. Устанавливает порядок организации проверки, права и обязанности проверяющих и проверяемых, меры по защите прав и законных интересов проверяемых.
Федеральный закон от 27.07.2006г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»	Закрепляет обязательность документирования информации, устанавливает обязательность предоставления информации государственным органам (обмен информацией на федеральном уровне, региональном, общие требования к организации обмена сведениями и программно-техническими средствами).
ФЗ № 98 от 29.07.2004г. «О коммерческой тайне» (измен. От 02.05.2006г)	Предназначен для организации защиты информации коммерческого характера, обговаривает правила защиты, ответственность за разглашение, положение о защите информации.
ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 № 125-ФЗ	Регулируются вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ
ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006г. № 152	Регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных работника.
ФЗ № 27 «Об индивидуальном (персонифицированном) учете страховых взносов в системе обязательного пенсионного страхования» ФЗ № 1 от 10.01.2002г.»Об электронной цифровой подписи»	Предназначены для организации защищенного юридически значимого электронного документооборота(СЭД) между Абонентами СЭД ПФР и органом ПФР.
Письмо ПФР от 22.04.2003г. №АК-08-25/4102 «Об особенностях заполнения формы СЗВ-К индивидуального (персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования»	Указаны разъяснения для заполнения формы СЗВ-К ( утверждена Постановлением Правления ПФР от 21.10.2002г.№112п) для подачи данных в ПФР.
Приказ Минздравсоцразвития России от 06.02.2007г №91 «Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам»	Определены периоды входящие в страховой стаж для начисления размера оплаты больничных листов.
Приказ Минздравсоцразвития России от 24.03.2009г. № 132н «О перечне профессий»	Утвержден перечень профессий (специальностей, должностей) иностранных граждан – квалифицированных специалистов, трудоустраивающихся по имеющейся у них профессии, на которых квоты не распространяются, на 2009г.
Приказ Минздравсоцразвития России от 16.02.2009г. № 46н	Утверждены: Перечень производств, профессий и должностей, работа в которых дает право на бесплатное получение лечебно-профилактического питания в связи с особо вредными условиями труда, рационов лечебно-профилактического питания, норм бесплатной выдачи витаминных препаратов и Правила бесплатной выдачи лечебно-профилактического питания.
1) Постановление правительства РФ от 16.04.2003 г № 225 «О трудовых книжках» (изменен. и доп. от 06.02.2004г.) 2) Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» и Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»	- устанавливает форму трудовой книжки и форму вкладыша трудовой книжки, а также общий порядок их ведения. - устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек. -оговаривается правильность заполнения трудовых книжек работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить дубликат вместо испорченного или утраченного документа
Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 (далее – Постановление Госкомстата России N 1) утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.	Представленные в данном Постановлении формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм. Предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и т.д.). При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов.
Постановление РФ «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»	Определяют обязанности обществ по хранению документов и их составу; устанавливает не только обязательность хранения документов по месту нахождения его исполнительного органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочение документов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ»
Письмо Минтруда РФ от 25.04.2002г. № 966-10 «О замене отпуска денежной компенсацией»	Определен порядок и случаи предоставления, порядок начисления денежных компенсаций.
Постановление РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008г. № 749	Устанавливает порядок оформления командировочных документов. Оговариваются особенности направления работников организации в служебные командировки.
Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994г № 358-р	Устанавливает меры по обеспечению сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридического лица. В соответствии с данным распоряжением в учредительные документы должны включатся положения по обеспечению учета и сохранности документов по личному составу, что должно проверятся при государственной регистрации этих документов.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Федеральной архивной службой России от 27.11.2000г. № 68	Содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и прядок хранения.
1) Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения «Основные правила работы архивов организации» Росархив, 6 октября 2000г. 2) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. Утверждено Главархивом	Содержит перечень практически всех возможных в организации документов, с указанием сроков их хранения. Включает в себя две части: 1 часть определяет общие требования к документам и службам документационного обеспечения; 2. альбом с образцами форм основных организационно-распорядительных документов. В нормативной части его определяются порядок подготовки и оформление документов, все этапы работы с ними: доставка, прохождение , обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита иформационно-поисковых систем; подготовка документов для сдачи в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 ОК ПДТР Введен после изменения 18.07.2007г приказом Федерального агенства по техническому регулированию и метрологии.	Позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и т.п. Применяется для заполнения ряда учетных форм (Т..), используемых в кадровой службе
Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-03 ОКСО Приказ Минобразования России от 04.12.2003г. № 4482	Предназначен для кодирования информации о специальностях, областях знаний, направлениях подготовки.
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 ОКУД	Служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов. Код по ОКД должен проставляться на каждой унифицированной форме.
Общероссийский классификатор информации о населении ОКИН	Используется для оформления анкет, личных листков, личной карточки Т2 и других учетных форм. Заполнение сведений о возрасте, гражданстве, степени знания языков, состояния в браке и др. должно соответствовать формулировкам, включенным в классификатор.
Общероссийский классификатор предприятий и организаций	У каждого типа организации существует свой код.
Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утвержден с дополнениями Министерством труда и социального развития от 28.07.2003г. № 59.	Сфера его действия распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании. Он создает основу для разработки должностных инструкций.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные постановлением Министерства труда СССР от 14.11.1991г №78.Формально, данный документ прекратил свое действие в 1997г., поскольку действие нормативов было ограничено, однако отдельные его положения могут применятся в качестве методического материала при разработке собственных норм труда	Это методическое пособие по определению затрат рабочего времени на работы, выполняемые кадровой службой. Также служит для обоснования численности работников кадровой службы. Кроме этого, в нем содержится перечисление всех необходимых операций по документированию, излагается последовательность работы с документами, устанавливается технология регистрации документов, порядок их хранения.

К документам, регулирующим социально-трудовые отношения в организации, относится коллективный договор, заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.

Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ).

Коллективный договор заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором.

Стороны имеют право продлевать действие коллективного договора на срок не более трех лет (в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ).

В соответствии с ТК работодатель обязан ознакомить нового работника с действующими локальными нормативными актами организации, среди которых имеется и коллективный договор. Как правило, работник ставит подпись на самом коллективном договоре (на обороте последнего листа либо на отдельном, прикрепленном чистом листе для ознакомления). Таким образом, присоединение сотрудника к коллективному договору происходит уже в момент приема на работу.

Локальные нормативные акты.

- положение о структурном подразделении.

- положение о персональных данных работников

- положение о моральном и материальном поощрении.

- должностные инструкции.

- правила внутреннего трудового распорядка.