I. Открытие сделки

Когда с клиентом или его представителем достигнута предварительная договоренность о покупке объекта, назначается встреча для подписания договора у менеджера по продажам.

Вся основная информация по сделке сообщается менеджеру заранее. Агент на момент открытия сделки предоставляет менеджеру по продажам заполненную и подписанную директором отделения экспресс-информацию, которая содержит основную информацию по сделке. Без подписи директора отделения сделка не открывается.

С покупателем оговаривается:

- точная сумма, которую уплачивает покупатель, а также распределение затрат по оформлению (банк, регистрация, нотариальное оформление оплачиваются отдельно);

- примерный срок оформления (нотариального или обмена); максимальные или минимальные сроки.

- желательный срок освобождения Объекта (также определить критические сроки);

- наличие или стадия готовности каждого из основных документов, необходимых для проведения сделки; если какие-либо из них отсутствуют, то примерный график их получения;

- возможные способы и схема взаиморасчетов;

- присутствие всех лиц, необходимых для совершения сделки, в пределах досягаемости;

- особые условия, которые потребуется внести в договор (в том числе наличие или отсутствие стандартных и дополнительных элементов оснащения и интерьера объекта);

- размер и условия внесения аванса. Все комиссионные должны быть уплачены клиентом в кассу фирмы не позднее дня оформления сделки.

Внесение комиссионного вознаграждения в ячейки не допускается.

Подготовительный этап полностью контролирует менеджер группы

С менеджером по продажам оговаривается:

- время, на которое будут приглашены клиенты;

- размер и условия внесения аванса;

- возможные вопросы, которые могут возникнуть при заключении договора.

Заключение договора.

1. Агент должен обеспечить:

а) присутствие при заключении договора именно тех лиц, которые обладают полномочиями его подписывать.

б) наличие у лиц, подписывающих договор, документов, удостоверяющих личность, а также их полномочия на подписание договора;

в) наличие документов (их ксерокопий) по объекту (правоустанавливающего документа, ф.9 и ф.7 и пр.) в том объеме, какой возможен в данной конкретной ситуации; если по объективным причинам вышеуказанные документы предоставить невозможно, агент прилагает объяснительную записку о причинах отсутствия документов и примерных сроках их предоставления;

г) собственное обязательное присутствие при заключении договора.

В дальнейшем, при получении всех необходимых документов агент должен незамедлительно представлять их ксерокопии (а если требуется, то и оригиналы) менеджеру по продажам, который делает соответствующую пометку в дневнике сделки. Для работы с клиентом агент обязан иметь собственные копии необходимых документов, поскольку дело (папка с документацией по сделке) необходима для работы Дирекции по оформлению.

2. Агент обязан предоставить клиенту для ознакомления образец договора, а также имеющиеся в деле документы, касающиеся объекта.

3. Перед тем, как приглашать клиентов к менеджеру по продажам, агент должен согласовать с последним:

- условия продажи объекта (прямая продажа, встречная покупка, расселение);

- наличие документов на объект у продавцов;

- является ли лицо, ведущее переговоры и заключающее договор, непосредственно владельцем (собственником) объекта либо его интересы представляет другое лицо (в таком случае должны быть известны основания, на которых действует доверенное лицо, и его полномочия);

- наличие посредников;

- особые условия, сопровождающие сделку или выдвигаемые клиентом.

4. При подписании договора процессом руководит менеджер по продажам, а не агент. В кабинете менеджера по продажам агент только отвечает на задаваемые ему вопросы.

5. Договор с покупателем заполняет менеджер по продажам.

6. Аванс вносится клиентом в кассу агентства сразу после подписания договора в сопровождении агента. В случае необходимости, менеджер по продажам обязан дать пояснения к содержанию документов, по которым будут вноситься денежные средства.

7. Все участники процесса (агенты, клиенты и др.) должны быть проинформированы о предстоящих в ходе оформления затратах. Должны быть согласованы источники средств для оплаты оформления.

8. Присутствие агента и менеджера группы на открытии сделки обязательно.

6. В случае, если объект продается не в прямой продаже, а со встречной покупкой, то размер аванса увеличивается, т. к. часто возникает необходимость внесения аванса за встречный объект в другое агентство.

При подборе альтернативного варианта продавец подписывает обязательства,

в котором он выражает свое согласие на приобретение этого объекта. После чего, агент обращается к менеджеру по продажам с просьбой заказать необходимую сумму. Менеджер по продажам пишет распоряжение на выдачу денег менеджеру группы или директору отделения при условии:

а) сроки действия договоров с покупателем и продавцом не окончились (минимум за неделю до окончания срока действия);

б) наличие в сделке обязательства, подписанного продавцом;

в) достаточная сумма аванса.

Дело рассматривается исполнительным директором в течение 1-2 часов.

После внесения аванса в другое агентство, агент представляет в Дирекцию по оформлению договор и документы на встречный объект.