Генерує, формулює або відбирає ідеї та відомості про властивості об'єктів

Кодує повідомлення за допомогою символів

Канали (засоби) зв'язку

Визначає канали (засоби)

Передає за визначеними каналами зв'язку

Сприймає ідеї, повідомлення та інтерпретує їх

Декодуючий пристрій

ш: Декодує повідомлення

Рис. 4.5 Схема технології дій суб'єктів управлінських відносин у процесі обміну інформацією

На стратегічному рівні управління ЗНЗ значне місце займає такий інформаційний процес, як сегментація повідомлень. За визначенням Джеймса, «сегментація повідомлень» — це процес, що включає ясне розуміння інформаційних потреб суб'єктів тієї чи іншої аудиторії та дає змогу зекономити час на опрацювання непотрібної інформації.

Особливе місце у системі інформаційного забезпечення управ­ління закладом належить інформаційному процесу комунікації. За дослідженнями М.Х. Мексона, М.Альберта і Ф.Хедоурі, керівни­ки «...50-90% часу витрачають на комунікацію..., щоб реалізувати свої ролі у міжособистісних відносинах, інформаційному обміні й процесах реалізації управлінських функцій. На їх думку, обмін ін­формацією є однією з найскладніших проблем на будь-якому рів­ні складності» [249, с. 51]. За механістичного підходу комунікація є односпрямованим процесом кодування і передачі інформації. Як стверджує група вітчизняних і зарубіжних учених, і з якими ми погоджуємося, в широкому розумінні комунікація між індивідами представляє складний процес обміну інформацією засобом загальної системи символів (рис. 4.5). Обмін інформацією розглядаємо як процес передачі відправником інформації від джерела до суб'єкта-одержу­вача (користувача) каналами зв'язку, що складається з послідовності етапів, у результаті якого відтворюються відомості про стан і власти­вості об'єктів пізнання, вивчення або дослідження.

Розглянемо технологію дій суб'єктів управління ЗНЗ у процесі об­міну інформацією, як це показано на рис.4.5.

Суб'єктами управлінських відносин є відправник і одержувач ін­формації. Відправник інформації — це особа, яка формулює, генерує або відбирає ідеї чи повідомлення, що характеризують властивості об'єкта, кодує їх, визначає канали зв'язку та відбирає варіативні засоби зв'язку і передає їх. Слід розрізняти відмінності між суб'єктом-одер-жувачем інформації та користувачем інформації. Перший — це особа, якій призначена інформація і яка сприймає ідеї, повідомлення (від­повідним чином закодовані відомості), інтерпретує їх задля однознач­ного розуміння вихідної ідеї або повідомлення та у разі необхідності адресно передає інформацію суб'єкту-користувачеві та останнім.

Користувач інформації — це суб'єкт, який використовує надану тільки йому інформацію в процесі діяльності. Ідею, представлену у вигляді деякої послідовності знаків, жестів, символів передають за до­помогою повідомлень, які, у свою чергу, передають за допомогою пос­лідовності сигналів і відповідною мовою.

Сигнал (лат. — Signum — знак) представляє будь-який знак, процес, явище, що несе інформацію про будь-який факт, подію, стан процесу, об'єкта або передає команди на об'єкт керування. Тому при передачі усних, письмових, знакових чи організованих якимось іншим спосо­бом повідомлень використовують їх кодуючи та декодуючи пристрої. Кодування повідомлення, відомостей (від французького code-зведення правил) представляє сукупність операцій з підготовки емпіричних даних до формалізованого опрацювання та аналізу, їх перетворен­ня (зміст цих операцій заклечається в перетворенні даних у числову форму). Відправник повинен визначити канали (засоби) зв'язку, суміс­ні з типом символів, які вибрані для кодування. Канал зв'язку пред­ставляє математичну схему, створену для опису реальних ліній пере­дачі інформації з точки зору їх статистичних властивостей; має вхід і слугує для перетворення повідомлень, які надходять на вхід у вихід­ні та характеризується пропускною спроможністю, тобто швидкістю передавання повідомлень. За допомогою телефонного, телеграфного, телекодового, супутникового, факсимільного, відеотелефонного, сиг­нального, поштового зв'язку здійснюються процеси прийому та пере­дачі інформації.

Передавання інформації представляє процес переміщення (цирку­ляції) інформації каналами зв'язку від джерела інформації до суб'єкта одержувача-користувача. «Основний принцип правильної організа­ції процесу передавання інформації передбачає її проходження най-коротшим шляхом з мінімальними витратами часу та праці. Зворот­ні переміщення повинні виключатися або обмежуватися, що багато в чому залежить від розміщення структурних елементів системи уп­равління, окремих робочих місць» [382, с. 201]. У сучасних умовах передача інформації завдяки мережі Інтернет здійснюється опера-Ш тивно на значні відстані, необмеженого обсягу та будь-якого різно­виду — візуальна, звукова, статична, динамічна, текстова, графічна, змішана. При передачі інформації різними каналами зв'язку вона мо­же спотворюватися під впливом суб'єктивних і об'єктивних причин. Суб'єктивні перекручення можуть зумовлюватися спеціальними на­мірами суб'єктів управління, тобто навмисно, і без них. У першому випадку суб'єктом управління, навмисно, виходячи з особистих цілей або інтересів працівників ЗНЗ, інших людей частково або повністю змінює або зовсім вилучає з повідомлення важливу інформацію, яку передає. У другому випадку причиною перекручення є індивідуальні психічні, фізичні та фізіологічні характеристики суб'єкта, що визна­чають її пропускну здатність і можливість сприйняття, опрацювання й передачі інформації. Однак у всіх випадках будь-які перекручен­ня інформації спричиняють небажані наслідки, а тому виникає пот­реба введення спеціальних механізмів і засобів запобігання та вип­равлення помилок, перешкод в отриманні об'єктивної, достовірної інформації.

Отже, під час обміну інформацією суб'єкти управлінських від­носин — відправник і одержувач (користувач) знаходяться у взаємопов'язаних інформаційно-комунікаційних відносинах і завж­ди мають справу з інформаційними моделями відповідного об'єкта, процесу, явища, системи і прослідковується відома в теорії інформації залежність між суб'єктивними семантичними властивостями інфор­мації та «тезаурусом користувача» тобто здатністю суб'єктів розуміти повідомлення, що отримали. Одержувач декодує, перекладає символи відправника. Якщо символи вибрані відправником мають таке ж зна­чення, як і для одержувача, останній буде знати, що саме мав на увазі відправник, коли формулював ідею. Якщо реакції на ідею не очікуєть­ся, то процес обміну інформації на цьому завершується.

Обмін інформацією вважається ефективним, якщо одержувач зро­зумів ідею і виконав дії, на які очікував його відправник. Оскільки слова (символи) можуть мати різні значення для різних людей, то пе­редане повідомлення не обов'язково може бути вірно інтерпретованим і зрозумілим одержувачем інформації залежно від контексту ситуації, у якій використано символ. Оскільки у кожної людини свій досвід і кожен акт обміну інформації є певною мірою новою ситуацією, то не можна бути абсолютно впевненим у тому, що одержувач надасть сим­волу того ж значення, яке вкладав у нього відправник. Однозначність розуміння одержувачем повідомлення забезпечується за допомогою зворотного зв'язку. Слід враховувати, що кожен етап інформаційного обміну є пунктом, у якому зміст інформації може бути викривлений чи повністю втрачений. Якщо в повідомленнях, які одержані, будуть виявлені помилки, то необхідно організувати повторну передачу тієї ж самої інформації. Реалізація основного принципу правильної органі­зації процесу передачі інформації передбачає виключення або обме­ження зворотних переміщень повідомлень в архітектурі системи ін­формаційного забезпечення управління ЗНЗ.

Семантичний підхід до розкриття дій керівника, як одержувача ін­формації, дозволяє відзначити, що семантичні варіації часто стають причиною непорозуміння у багатьох випадках. Семантичні труднощі можуть бути зумовлені розходженням способів, згідно з якими лю­ди приписують значення символам. Одну і ту ж інформацію можна передати за допомогою різних повідомлень і — навпаки. Це залежить від того, як тлумачаться повідомлення різними суб'єктами або як од­на й та ж сама людина за різних обставин інтерпретує повідомлення. Джерелом інформації можуть бути будь-які об'єкти реального світу, яким притаманні певні властивості. Якщо об'єкт відноситься до не­живої природи, то він подає сигнали, які безпосередньо відображають його властивості. Якщо об'єктом-джерелом інформації є людина, то сигнали, які вона посилає, з метою обміну або передачі інформації, можуть не тільки характеризувати властивості об'єкта чи предмета, а також і відбивати її особистісні якості, здібності, інтереси. Разом з тим, необхідно звернути увагу суб'єктів управління на те, що є цілий ряд різних повідомлень, команд, законів і підзаконних актів, інструкцій, правил поведінки й моралі, положень та інших директивно-норма­тивних документів, стосовно яких розбіжність тлумачень не бажана і не припустима. Зазначене дає підстави стверджувати, що у процесі обміну інформацією керівникам необхідно бути сприйнятливими до потенційних семантичних проблем і виключати з усіх повідомлень двозначні слова чи твердження.

Таким чином, у процесі комунікації відбувається оперативне от­римання релевантної інформації, цілеспрямований процес обміну нею на основі якої керівник здійснює свою професійну діяльність, розробляє і приймає управлінські рішення, доводить їх до безпосе­редніх виконавців, контролює якість їх виконання.

У ході дослідження з'ясовано сутність процесу обміну інформа­цією, який тлумачимо, як процес передачі інформації від джерела до суб'єкта-користувача каналами зв'язку, структурованою за суб'єктно-функціональною основою і змістовно-цільовим взаємозв'язком у ос­вітньо-інформаційному середовищі; завдяки використанню \Veb-технологій обмін може здійснюватися в інтерактивній формі між суб'єктами управління. Під час процесу передачі відбувається рух структурованої інформації в освітньо-інформаційному середовищі каналами зв'язку, тобто формується інформаційний потік від джере­ла до суб'єкта-користувача. Слід зауважити, що інформаційний потік ми представляємо як цілеспрямований рух інформації в освітньо-ін­формаційному середовищі загальноосвітнього навчального закладу в структурованому вигляді від джерела до суб'єкта користувача.

Джерела інформації породжують інформаційні потоки, що пере­носять інформацію до підсистем або суб'єктів, які в свою чергу перетворюють і структурують інформацію та породжують нові потоки, останні також переносять інформацію до інших підсистем, суб'єктів, накопичувачів даних або споживачів інформації. Таким чином, про­цес обміну інформацією репрезентує інформаційний потік від джере­ла інформації до суб'єкта-одержувача (користувача) в освітньо-інфор­маційному середовищі, субстратом якого є інформація, в результаті чого відбуваються перетворення (видозміни) як у суб'єктів, так і у об'єктів взаємодії. Процес передачі системної інформації передбачає безпосередні форми-контакти, взаємодії, навчання, управління або опосередковані.

Процес використання інформації може бути одноразовий і багато­разовий. Незалежно від цього, інформація має бути зафіксованою на матеріальному носії, що розрізниться за матеріалом і способом виго­товлення (рукописні, машинописні, електронні), специфікою призна­чення (мікрофільми, мікрофотокопії, креслення, книжки для сліпих), терміном зберігання повідомлень (короткоіснуючі, довгоіснуючі).

Перетворення інформації передбачає виконання таких дій, як вив­чення, аналітико-синтетичний аналіз змісту інформації та його конкретизація, інтегрування, перегрупування та зміну її значень і форми, узагальнення, підготовку нової її форми (вторинної інфор­мації), зручної для подальшого використання суб'єктами управління в професійній діяльності на основі інтелектуальних операцій (класи­фікація, абстрагування, синтез, систематизація, порівняння) та методи аналізу.

Видача інформації, як правило, проводиться за допомогою зов­нішніх пристроїв ЕОМ у вигляді текстів, таблиць, графіків, діаграм, рисунків, гістограм на запит користувачів інформації. Задоволення інформаційних потреб суб'єктів управління здійснюється на основі опрацювання та аналізу інформації у рамках інформаційних запитів. Охарактеризуємо види інформаційних запитів суб'єктів управління: прості і складні (багатоаспектні) запити; формалізовані й неформалі-зовані, функціонально-регламентовані й нерегламентовані запити. Формалізовані запити суб'єктів-споживачів інформації репрезенту­ються заданою вхідною та вихідною інформацією, а також визначеніс­тю алгоритму отримання останньої з попередньої. Використання різних типів запитів здійснено в процесі експерименту під час проек­тування АСУ «Школа», що практично реалізовані.

Збереження великих обсягів інформації передбачає наявність носія ін­формації, що може знаходитися в різних станах фіксації інформації і забезпечує можливість її довготривалого збереження в більш ком­пактній формі. Носіями інформації є папір, об'єкти неживої природи, фото, кіноплівка, магнітна, аудіо та відео плівка, магнітні та лазерні диски, електронні схеми. Оскільки носіями інформації є сигнали, то в якості останніх можуть використовуватися фізичні процеси різної природи, наприклад, процес протікання електричного струму в лан­цюзі, процес механічного переміщення тіла, процес поширення світ­ла та інші процеси.

У такому випадку інформація представляється значенням одного чи декількох параметрів фізичного процесу (сигналу) або комбінацією декількох параметрів. При збереженні інформації необхідно забезпе­чити такі властивості даних: цілісність; предметна орієнтація даних (за визначеними параметрами — мета, завдання, функції суб'єктів управління); ретроспективність; незмінність даних у часі; багаторів­неве збереження інформації на основі правил організації інформа­ційних сховищ; інтегрованість метаданих (дані про дані) на різних рівнях управління. Для зменшення часу на пошук інформації, що зберігається, доцільно систематизувати її за визначеними класифіка­ційними ознаками. У зв'язку з тим, що наукова та практична цінність інформації неоднозначна, суб'єкту управління необхідно періодично оцінювати її для виявлення придатності та подальшого використання в майбутньому.

Накопичення інформації репрезентує процес формування вихідно­го, систематизованого масиву інформації. Поміж сигналів, отриманих суб'єктом, можуть бути і такі, що відображають цінну інформацію, і ту, яка часто не використовується. Частина інформації у даний момент часу може не представляти особливої цінності, хоча, можливо, вона буде потрібною в майбутньому.

Знищення інформації відбувається в тих випадках, коли вона втра­тила свою цінність, актуальність, застаріла чи після багаторазового використання. При цьому суб'єкту управління слід враховувати, що зберігання означеної вище інформації пов'язане з недоцільними вит­ратами часу, коштів, ускладнює пошук необхідної інформації. Пе­редчасне знищення необхідних даних, відомостей, документів може позначитись на ефективності управлінської діяльності керівників і роботі ЗНЗ.

Узагальнюючи відмітимо, що інформація є субстратом інформа­ційних процесів, потоків, управління і діяльності суб'єктів управлін­ня і НВП. Під час взаємодії суб'єктів управління різних ієрархічних рівнів виявлено пріоритетний інформаційний процес — інформа­ційний обмін. Кожен суб'єкт управлінських відносин може одночас­но бути джерелом інформації і об'єктом інформаційного обміну та користувачем інформації.

Як висновок відмітимо, що в умовах формування інформаційно­го суспільства, розвитку соціальної інформатики, інформаціології, інформаційного менеджменту характерною ознакою інформаційно­го наукового підходу у будь-якій галузі науки є вивчення інформа­ційних процесів, які відбуваються у тому чи іншому об'єкті дослід­ження, тобто усієї сукупності інформаційних процесів, а не деяких з них. За цих умов класичний розгляд процесу управління у соціальній сфері як процесу опрацювання та обміну інформацією (В. Г. Афанасьє^,

В.В. Васильєв, Ю.А. Конаржевський, Ю.А. Кузнецов, B.C. Татьянченко, П.І. Третьяков, Т.І. Шамова та ін.) є аспектним і неправомірним, що зумовило вивчення під час дослідження сукупності інформаційних процесів: збору, отримання, відбору, сприйняття, опрацювання, пере­дачі, сегментації, обміну, систематизації, перетворення, видачі, збере­ження, накопичення й знищення інформації та розкриття їх сутності, уточнення особливостей та визначення механізмів їх реалізації.

Теорія інформаційного менеджменту, соціальної інформатики, інформаціології поповнилась уточненими основними дефініція­ми: «збір», «отримання», «відбір», «систематизація», «опрацювання», «обмін», перетворення» інформації. Збір інформації є багатокомпо­нентним процесом, який репрезентовано через процеси отримання, фільтрування та сприйняття інформації. Розкриття сутності та особ­ливостей процесу відбору інформації дозволяє дійти висновку, що відбір інформації є компонентом ухвали управлінських рішень та взаємопов'язаний з процесом її отримання та сприйняття й певною мірою є механізмом захисту суб'єктів управління від інформаційного перевантаження та сприйняття значних обсягів інформації, що спри­яє рівномірному розподілу її впливу на органи чуття.

Проведений в дослідженні аналіз засвідчує, що значний розвиток технічних засобів, IKT, засобів телекомунікацій зумовив зміни в ін­формаційній діяльності керівника та організації таких інформацій­них процесів як пошук, збір, отримання, збереження, накопичення, обмін у інтерактивній формі. Використання керівниками ЗНЗ в про­цесі управління можливостей мережі Інтернет у єдності з інформа­ційним обміном на основі IKT- технологій дозволяє значно зменшити витрату часу на пошук, передачу та отримання інформації.

Обґрунтовано на основі вивчення сутностей інформаційних про­цесів і узагальнення практичного досвіду: алгоритм аналізу інформа­ції, що надходить до ЗНЗ із різних джерел; алгоритм дій суб'єкта уп­равління у процесі опрацювання та систематизації інформації; модель процесу отримання інформації, технологію дій суб'єктів управлінсь­ких відносин у процесі обміну інформацією. Розробка названих вище алгоритмів і технологій дозволила конкретизувати зміст і завдання інформаційної складової управлінської діяльності суб'єктів управ­ління ЗНЗ та технологічного компонента системи інформаційного за­безпечення управління загальноосвітнім навчальним закладом.