Порядок ввода в эксплуатацию и регистрация контрольно-кассовых машин

Законом РФ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» и изданными нормативными документами предусмотрено, что контрольно-кассовые машины подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения торгового предприятия и должны быть поставлены на учет в региональных центрах технического обслуживания (ЦТО) или на предприятиях-изготовителях ККМ. Использование контрольно-кассовой машины, не зарегистрированной в налоговых органах, рассматривается как осуществление денежных расчетов с населением без применения контрольно-кассовой машины. Постановка на учет в ЦТО обеспечивает технически грамотную эксплуатацию кассовых машин в течение всего срока их использования. Торговое предприятие заключает с ЦТО договор на техническое обслуживание и ремонт контрольно-кассовых машин.

Государственной межведомственной экспертной комиссией по контрольно-кассовым машинам утверждено Положение о порядке продажи, технического обслуживания и ремонта контрольно-кассовых машин в Российской Федерации. В соответствии с этим документом производится ввод в эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт кассовых машин.

Организации и юридические лица, их филиалы и обособленные подразделения, а также физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, при постановке ККМ на учет в налоговую инспекцию подают документы:

- заявление в налоговый орган по месту регистрации контрольно-кассовых машин;

- паспорта на подлежащие регистрации контрольно-кассовые машины;

- договор об техническом обслуживании и ремонте ККМ в ЦТО или непосредственно предприятием-изготовителем контрольно-кассовых машин из числа зарегистрированных органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Налоговый орган после проверки достоверности данных, указанных в заявлении организации, в срок не более пяти дней с момента подачи заявления производит регистрацию контрольно-кассовых машин. Регистрация проводится путем внесения сведений о контрольно-кассовых машинах в Книгу учета контрольно-кассовых машин организаций.

Налоговый орган одновременно с регистрацией контрольно-кассовых машин выдает организации Карточку регистрации контрольно-кассовой машины в налоговом органе, а также возвращает паспорта на регистрируемые контрольно-кассовые машины и договор об их техническом обслуживании и ремонте в центре технического обслуживания.

При вводе машин в эксплуатацию непосредственно в организации должны присутствовать кассиры как материально-ответственные лица. Согласно Положению по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением допускается применение только исправных ККМ с хранением информации в фискальной памяти, которые должны соответствовать техническим требованиям к ККМ, находиться на техническом обслуживании в ЦТО, а также должны быть зарегистрированы в налоговых органах и оснащены средствами визуального контроля.

Специалист ЦТО готовит кассовую машину к регистрации в налоговой инспекции. При этом выполняются следующие операции: проверка исправности ККМ, программирование необходимых параметров машины (наименование организации, номер ККМ, ИНН и др.); заполнение в паспорте машины раздела «Ввод в эксплуатацию», установка средства визуального контроля ЦТО «Сервисное обслуживание» и запись в паспорт кассовой машины об установлении голограмм; опломбирование контрольно-кассовой машины (ЦТО обязаны представить в налоговые органы образцы оттисков пломбиров и печатей); фискализация ККМ совместно с налоговыми органами. Применение контрольно-кассовых машин с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти приравнивается к неприменению ККМ.

На каждую ККМ администрация заводит Журнал кассира-операциониста (форма №КМ-4)⁴, а при установке ККМ на прилавках магазинов ‑ Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма №КМ-5). Каждый журнал должен быть прошнурован, пронумерован, скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. Записи в журнале ведутся ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

Предприятие-владелец ККМ заводит Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма №КМ-8). В журнале делается запись специалистом ЦТО об опломбировании машины и содержании оттиска клейма. Журнал хранится у руководителя торгового предприятия.

Для получения разрешения на эксплуатацию контрольно-кассовую машину необходимо зарегистрировать в налоговых органах. Порядок регистрации ККМ в налоговой инспекции утвержден приказом Государственной налоговой службы РФ «Об утверждении порядка регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах» от 22.06.95 г. №ВГ-3-14/36. При регистрации ККМ, относящихся по классификации к активным системным контрольно-кассовым машинам, имеющим возможность работать в компьютерно-кассовой системе, управляя при этом работой системы, необходимо проверить соответствие установленной программы перечню пакетов прикладных программ к активным системным ККМ (утверждены решением ГМЭК по ККМ).

В налоговую инспекцию необходимо представить: заявление на регистрацию ККМ; паспорт контрольно-кассовой машины, договор на техническое обслуживание с ЦТО; свидетельство о регистрации предприятия ‑ для уточнения реквизитов, сроков и регистрации предприятия; журнал кассира-операциониста по форме №КМ-4 или №КМ-5.