Окончание работы на контрольно-кассовой машине

Кассир после окончания рабочей смены (до снятия показаний счетчиков машины) должен:

- подготовить денежную выручку — разложить наличные деньги по купюрам, а монеты ‑ по их достоинству и отложить деньги, полученные им в начале смены для выдачи сдачи. На неиспользованные чеки кассир составляет акт (форма № КМ-3), чеки погашает и прилагает к акту;

- составить кассовый отчет (форма № КМ-6) и сдать выручку вместе с кассовым отчетом по приходному ордеру старшему (главному) кассиру. На небольших предприятиях кассир сдает деньги непосредственно инкассатору банка.

Представитель администрации в присутствии кассира снимает показания секционных и контрольных счетчиков, получает распечатку (контрольная лента в данном случае является одновременно «Z-отчетом») или вынимает из кассовой машины использованную в течение дня контрольную ленту, подписывает конец контрольной ленты (распечатку). По показаниям секционных счетчиков на начало и конец смены определяется сумма выручки, которая должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленте. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с выручкой представитель администрации с кассиром выясняют причину расхождений. После снятия показаний счетчиков кассовой машины, оформления «Z-отчета» и контрольной ленты проверяется фактическая сумма выручки, делается запись в Журнале кассира-операциониста и скрепляется подписями кассира и представителя администрации.

При выявлении недостачи денежных средств администрация взыскивает ее с виновных лиц. Излишки денежных средств приходуют по учету с отнесением на результаты хозяйственной деятельности предприятия.

Старший (главный) кассир после получения всех необходимых документов составляет сводный отчет (форма №КМ-7) за текущий день, который вместе с актами, приходными и расходными ордерами передается в бухгалтерию до начала работы следующей смены. Использованные кассовые чеки и копии товарных чеков хранятся у материально-ответственных лиц не менее 10 дней со дня продажи по ним товаров и проверки товарного отчета бухгалтерией.

Контрольные ленты, Журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с покупателями (клиентами), должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет.

После сдачи выручки и проведения всех заключительных операций по закрытию смены кассир производит межремонтное обслуживание кассовой машины и готовит ее к следующей рабочей смене в соответствии с требованиями руководства по эксплуатации на конкретный тип контрольно-кассовой машины.

Техническое обслуживание и ремонт контрольно-кассовых машин

Техническое обслуживание контрольно-кассовых машин ‑ это комплекс мероприятий, проведение которых способствует поддержанию машин в постоянной исправности и предупреждает выход из строя во время эксплуатации. Техническое обслуживание должна проходить каждая машина начиная с момента ввода ее в эксплуатацию.

Работы по техническому обслуживанию выполняют специалисты, прошедшие специальную подготовку и имеющие удостоверение на право технического обслуживания и ремонта машин. На основании договора (ЦТО) с торговым предприятием выполняется регламентное обслуживание контрольно-кассовых машин в соответствии с технической документацией на конкретный тип машины. Для обеспечения своевременности технического обслуживания и ремонта машин устанавливается периодичность проведения работ. Рекомендуемые виды и периодичность технического обслуживания и ремонта приведены в паспорте (формуляре) контрольно-кассовой машины. К техническому обслуживанию и ремонту относятся межремонтное обслуживание, текущие осмотры (ТО-1, ТО-2), текущий, средний и капитальный ремонт. В состав технического обслуживания, проводимого кассиром ежедневно (межремонтное обслуживание), входят следующие работы:

- визуальный осмотр на отсутствие внешних повреждений и наличие пыли;

- удаление пыли с наружных и внутренних (в печатающем устройстве) частей машины;

- проверка исправности электровилки, шнура питания;

- проверка сохранности пломб;

- замена картриджа (при необходимости);

- проверка правильности установки чековой и контрольной ленты.

Техническое обслуживание (осмотры), проводимое специалистом ЦТО, следует выполнять по графику во время плановой остановки машины независимо от ее состояния, с интервалом времени, не превышающим один месяц. Техническое обслуживание №1 (ТО-1) проводится после определенного количества часов работы и выполнения установленного объема работ. Техническое обслуживание №2 (ТО-2) ‑ плановый вид обслуживания, периодичность и объем которого указаны в эксплуатационных документах. Содержанием осмотров являются профилактические работы: периодический режим проверки печатающих устройств, смена элементов резервного питания (при необходимости), снятие кожуха с машины, удаление пыли, осмотр и чистка машины, смазка ее частей.

Кроме перечисленных работ при техническом обслуживании производится устранение неисправностей в работе контрольно-кассовых машин на месте эксплуатации по аварийным вызовам торгового предприятия.

Неисправной считается контрольно-кассовая машина, которая:

- не печатает реквизиты, печатает их неразборчиво или не полностью на чеке, контрольной ленте и других документах;

- не выполняет или выполняет с ошибками операции, предусмотренные техническими требованиями к контрольно-кассовым машинам и их фискальной памяти;

- не позволяет получить данные, содержащиеся в фискальной памяти, необходимые для осуществления контроля налоговым органом.

Организации, производящие техническое обслуживание ККМ, выполняют текущий и средний ремонт.

Текущий ремонт проводится специалистом ЦТО на предприятии, где установлены контрольно-кассовые машины, и представляет собой такой минимальный по объему вид ремонта, при котором обеспечивается нормальная эксплуатация машины. Во время текущего ремонта устраняют неисправности кассовой машины заменой или восстановлением отдельных составных частей (быстроизнашивающихся деталей), а также выполняют регулировочные работы. Проведение ремонтных работ связано с нарушением пломбы кассовой машины. После устранения неисправностей специалист ЦТО должен опломбировать машину, установить ее на рабочее место и заполнить Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма №КМ-8).

Средний ремонт заключается в восстановлении эксплуатационных характеристик машины ремонтом или заменой только изношенных или поврежденных составных частей. Кроме того, при среднем ремонте обязательно проверяется техническое состояние остальных составных частей с устранением обнаруженных неисправностей.

Капитальный ремонт ‑ наиболее трудоемкий вид планового ремонта; объем и содержание его планируется по графикам, которые составляют ремонтные предприятия по согласованию с торговыми организациями. При капитальном ремонте проводится полная разборка оборудования, замена деталей и узлов машины.

В случае необходимости ремонта денежных, контрольных счетчиков или электронной части контрольно-кассовой машины делается соответствующая запись о необходимости направления кассовой машины в ремонт в центр технического обслуживания в Журнале учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ.

Записи о видах проведенного ремонта заносятся в паспорт контрольно-кассовой машины, составляется акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма №КМ-2).

Акт с накладной, оформленной на передачу контрольно-кассовой машины в ЦТО, сдается в бухгалтерию предприятия не позднее следующего дня. Соответствующие отметки об этом вносятся в Журнал кассира-операциониста (форма №КМ-4) в конце записей за рабочий день.