Раздел 6 основы организации управления производством
Тема 6.1 руководство производственной деятельностью в рамках структурного подразделения
1 Менеджмент как особый вид профессиональной деятельности
Как подчеркивают эксперты, современная управленческая деятельность представляет собой особую разновидность трудового процесса. Поэтому она характеризуется присущими ему элементами – предметом труда, средствами труда, самим трудом и, наконец, его результатом.
Управленческая деятельность в процессе своего развития постепенно эволюционировала, превращаясь в то, что на современном этапе определяется как менеджмент.
Менеджмент – особый самостоятельный вид профессиональной деятельности, направленный на достижение функционирующим в рыночных условиях предприятием (фирмой) определенных оптимальных результатов хозяйственной деятельности на основе рационального использования материальных и трудовых ресурсов с применением разнообразных принципов и методов социально-экономического механизма менеджмента.
Менеджмент – это комплекс взаимосвязанных действий:
-организация и управление (производством и коллективом);
-постановка и корректировка задач;
- разработка этапов работы;
-принятие решений;
-налаживание коммуникаций (методов и форм передачи информации);
-регулирование процессов;
-сбор и обработка информации;
-анализ информации;
-подведение итогов работы.
Менеджер – это профессиональный управляющий, как правило, прошедший специальную подготовку.
Менеджер – это профессионал по организации и управлению производством, сбытом и сервисом, обладающий административно-хозяйственной самостоятельностью. Менеджеры бывают разных уровней, и задачи они решают неодинаковые.
Условно менеджеров подразделяют на три основные группы:
- высший уровень (top manager) – это генеральные директоры, директоры, члены правления предприятия;
- среднее звено (middle manager) – руководители управлений, отделов, цехов;
- низшее звено (entry manager) – руководители подотделов, секторов, бригад, групп.
Менеджеры высшего уровня определяют основное направление деятельности предприятия, ее цели и задачи. Большую часть рабочего времени такой менеджер отдает формированию стратегии развития бизнеса, осуществлению контактов с федеральными, региональными и местными органами власти, банками, поставщиками сырья, материалов, комплектующих и т.д. Оставшееся время уходит на реализацию программ и планов работы, контроль за работой подчиненных. Естественно, такому менеджеру необходимо знать технологию производства. Однако в большей степени он должен обладать умением подбора и расстановки кадров.
На среднее управленческое звено ложится основная часть ответственности за практическую реализацию решений, в том числе:
- за изменение организационных структур,
- разработку системы производства и сбыта продукции;
- организацию взаимодействия функциональных подразделений компании;
- своевременное обеспечение высшего руководства необходимой информацией;
- координирование и управление работой руководителей низшего звена.
Выполнение таких задач требует способности аналитически мыслить, проявлять гибкость, способности быстро воспринимать и своевременно реализовывать новые идеи, умение видеть проблему и использовать новейшие методы и технические средства ее решения.
В свою очередь, особенностью работы менеджера низшего звена является руководство деятельностью непосредственных исполнителей работы (рабочих и служащих). Это наиболее многочисленная часть управленческого персонала. Можно отметить основные функции таких менеджеров: планирование деятельности подчиненных; организация производственного процесса; мотивация туда персонала; контроль над рациональным расходованием ресурсов и соблюдением правил ТБ; сбор, анализ и представление вышестоящему руководству информации о результатах текущей деятельности подразделения.
2 Цели и задачи управления организациями различных организационно-правовых форм
Исходя из вышеизложенного, можно сформулировать цели и задачи менеджмента.
Цели менеджмента:
- получение (увеличение) прибыли;
- повышение эффективности хозяйствования;
- удовлетворение потребностей рынка;
- решение социальных вопросов.
Задачи менеджмента:
Конечной целью менеджмента является обеспечение прибыльности функционирования данной компании (фирмы).
Наиболее важной задачей является соответствующая организация производства товаров и услуг с учетом динамики спроса на основе наиболее эффективного использования имеющихся материальных и людских ресурсов, а также обеспечение прибыльности в деятельности компании (фирмы) и стабильного ее положения на рынке.
Особенности управления крупными предприятиями и малыми фирмами:
Управление в крупных фирмах
Организационные структуры управления промышленными фирмами отличаются большим разнообразием и определяются многими объективными условиями. К ним могут быть отнесены, в частности, размеры производственной деятельности фирмы (крупная, средняя, мелкая); производственный профиль фирмы (специализация на выпуск одного вида или широкой номенклатуры продукции); характер выпускаемой продукции и технология ее производства (продукция добывающих или перерабатывающих отраслей; массовое или серийное производство); сфера деятельности фирмы (ориентация на местный или внешний рынки); масштабы заграничной деятельности фирмы и формы ее осуществления (наличие дочерних предприятий за границей); характер объединения фирмы (концерн, финансовая группа).
Компании могут состоять из одной фирмы, а могут включать значительное их число. При этом фирмы оказываются объединенными так называемой системой участия, иначе говоря, путем участия в акционерном капитале других фирм.
Сущность системы участия заключается в том, что для контроля над акционерным обществом достаточно владеть какой-либо определенной долей его акций. Отсюда разные типы контроля:
- полный, когда все или почти все акции принадлежат одному лицу, группе лиц или одной фирме;
- практически полный, что предполагает владение собственностью на 50% выпущенных акций плюс еще одну акцию;
- через механизм соподчинения, когда обладание большей частью акций одной фирмы, владеющей, в свою очередь, контрольным пакетом другой фирмы, влечет за собой и контроль над этой фирмой;
- неполный, когда акции фирмы распылены и достаточно иметь небольшой пакет (процент) их, чтобы иметь контроль над фирмой.
Ныне по оценкам экспертов ООН свыше 2/3 заграничных филиалов и дочерних компаний, принадлежащих американским, английским и японским фирмам, являются их полной собственностью и более 1/3 представлены подконтрольными компаниями с преимущественным владением акциями. В последние годы расширение рамок собственности ТНК, в частности американского и японского происхождения, шло в значительной степени за счет приобретения пакета акций в компаниях смешанного владения, особенно в странах развивающегося мира.
Транснациональные корпорации (ТНК) - это крупные предприятия, деятельность которых выходит за рамки национальных границ. Они имеют сложную организационную структуру, в рамках которой могут объединяться многочисленные предприятия.
Организация внутрифирменного управления в рамках ТНК представляет собой постоянно развивающийся процесс, соответствующий происходящим в производстве ТНК изменениям, которые влекут за собой усложнение связей между ее подразделениями.
Это сопровождается, в частности, изменениями в организационной структуре, развитием и углублением функций управления, совершенствованием всего механизма функционирования и развития ТНК. С развитием механизма управления появляются иные, более сложные организационные формы, предназначенные для более полной реализации важнейших функций управления и призванные содействовать установлению такого взаимодействия между подразделениями ТНК, которое обеспечило бы решение стоящих перед ней задач.
Управленческий контроль со стороны материнской компании над деятельностью родственных фирм идет в значительной степени по научно-технической, производственной, технологической и другим линиям. Средства и методы централизованного управления деятельностью ТНК во многом зависят от формы организации материнской компании, которая выступает в виде оперативно-производственной или холдинговой. Эти формы ее организации имеют принципиальные различия.
Необходимо рассмотреть производственную организацию, прежде всего как массив всевозможных структур, влияющих на результаты всей ее работы. Из ряда структурных элементов организации следует выделить шесть:
организационная структура (определяется кадровый состав с соответствующей должностной структурой, откуда вытекают требования к квалификации персонала и ко всем атрибутам производственного процесса);
структура рабочих функций (в основе имеет соображение о том, что рабочие функции должны иметь высокую степень рациональности);
структура обмена продукцией и услугами (возникает при автономизации деятельности отделов и служб, что влечет за собой возмездные отношения между структурными подразделениями);
информационная структура (не является иерархической, т.к. информационные потоки на предприятии децентрализованы и определяются только теми, кто запрашивает информацию);
ресурсно-технологическая структура (определяется взаимодействием изменения технологии и вызванного им изменения структуры предприятия);
структура трудовых ресурсов.
Управление в малых фирмах
Существующие различия в правовых формах предприятий в определенной степени должны обусловливать различные подходы к управлению этими предприятиями. Между тем менеджеры в своей работе ориентируются не столько на юридический статус своей компании, сколько на численность персонала, объем и номенклатуру выпускаемой продукции и множество других факторов. Т.о., связь между правовой формой предприятия и способом управления не носит прямого характера, скорее оба этих фактора вытекают из специфических особенностей функционирования предприятия.
Существуют множество критериев отнесения предприятия к группе малых:
численность работающих,
объем продаж,
величина капиталовложений и т.д.
С точки зрения управления, к малым следует отнести предприятия, которые управляются одним – двумя руководителями, что обеспечивает, прежде всего, оперативность управления.
Преимущества управления малыми предприятиями:
предпринимательский дух МП обеспечивается тем, что люди, работающие на нем, гораздо лучше чувствуют успехи и неудачи фирмы;
более высокая скорость прохождения информации обеспечивается ее малым объемом;
более высокая самоотдача сотрудников (все «на виду»);
оперативность информации о ситуации на рынке;
большая маневренность;
поддержки со стороны общества;
порядок и иерархия управления.
Недостатки:
опасность разорения,
отсутствие крупномасштабных научных исследований,
не по силам политика полной занятости,
отсутствие больших скидок,
уязвимость.
3 Функции менеджмента, их характеристика
3.1 Виды менеджмента
По мнению ряда экспертов, целесообразно рассматривать основные виды менеджмента (управления).
1 классификация
Организационное управление. Его объектом являются процессы создания организации, формирования структуры и системы управления ею, механизма реализации управленческих функций, выработки регламентов и инструкций и т.п. В результате складываются необходимые условия нормального функционирования организации и успешного решения поставленных перед ней задач.
Перспективное или текущее управление. Причем в рамках первого ставятся долгосрочные цели организации, определяются основные пути их достижения и таким образом обеспечивается ее будущая жизнеспособность. Второе же связано с постановкой конкретных задач, координацией процесса их решения, обеспечением его необходимыми материальными, людскими, информационными, финансовыми ресурсами, контролем и оценкой достигнутых результатов, внесением необходимых корректив, поощрением или наказанием исполнителей.
Текущее и перспективное управление имеет несколько объектов, к которым относят: производство, материально-техническое снабжение и сбыт готовой продукции, инновации, маркетинг, кадры, финансы и эккаунтинг (деятельность по учету и анализу хозяйственных процессов в организации).
2 классификация
Управление производством направлено на выбор основных параметров технологического процесса, определение объема текущего выпуска продукции или оказания услуг, загрузки оборудования, расстановку людей, организацию подачи материалов, сырья, комплектующих деталей, информации к местам их использования, своевременный ремонт оборудования и техники, оперативное устранение сбоев и неполадок в технологическом процессе, контроль качества.
Управление материально-техническим снабжением и сбытом готовой продукции состоит в организации заключения договоров, закупки, доставки и хранении сырья, материалов, комплектующих изделий, а также произведенных товаров, отправки их покупателям.
Управление инновациями (нововведениями), имеет своим объектом процесс научных исследований, прикладных разработок, создание опытных образцов и внедрение новинок в производство.
Управление маркетингом занимается вопросами изучения рынков, существующей и перспективной конъюнктуры, формирования каналов сбыта, выработки ценовой политики, рекламы и т.п.
Управление кадрами (социальное управление) решает задачи подбора, расстановки, обучения, повышения квалификации кадров, вознаграждения и стимулирования труда, создания благоприятного морально-психологического микроклимата, улучшения условий труда и быта работников, поддержания контактов с профсоюзной организацией и разрешения трудовых споров и конфликтов.
Сущность финансового управления состоит в составлении бюджета и финансового плана организации, формировании и распределении ее финансовых ресурсов, портфеля инвестиций, оценке текущего и перспективного финансового состояния и принятии необходимых мер по их укреплению.
Управление эккаунтингом связано с процессом сбора, обработки и анализа данных о работе организации, их сравнении с исходными и плановыми показателями, результатами деятельности других организаций с целью своевременного выявления проблем, вскрытия резервов для обеспечения более полного использования имеющегося потенциала.
3.2 Функции менеджмента
Как справедливо полагают отечественные специалисты, функциями любой деятельности, в том числе менеджмента, являются совокупности задач, которые они призваны решать.
Основными функциями управления предприятием являются: перспективное и текущее планирование; организация и регулирование; мотивация и координирование; учет и контроль. Таким образом, основа управленческой деятельности – это выполнение менеджером четырех общих функций, которые составляют цикл менеджмента: планирование, организация, мотивация, контроль.
Цикл-совокупность процессов, совершаемых в течение определенного времени. В процессе производства продукции цикл менеджмента обычно осуществляется непрерывно и имеет тенденцию к возобновлению.
Планирование. Важнейшей функцией управления считают планирование, благодаря, которому обеспечивается необходимая организация хода производства, динамическое равновесие внутренних процессов предприятия.
Принципы планирования:
-комплексность;
-точность;
-непрерывность (органическое единство перспективных и текущих планов);
-гибкость;
-экономичность;
-реальность.
План предприятия выступает как научно обоснованная программа его дальнейшего развития. В плане не только ставятся конечные цели, но и предусматриваются условия их достижения.
Считается, что планирование должно быть непрерывным. Первоначально составленный план служит отправной точкой. Постоянный пересмотр и ревизия планов необходимы, чтобы они сохраняли свою актуальность и приносили максимальную пользу, чтобы можно было проверить, как идет выполнение планов, изменить их в зависимости от конкретной обстановки. В большинстве случаев перспективные планы пересматриваются ежегодно, или даже раз в полгода (квартал).
Система управления, при которой в основу принятия решения о начале производства продукции положена информация о рынке, называется маркетингом.
В данной ситуации предприятие планирует свое развитие исходя из потребностей и желаний потенциальных покупателей. Это становится для продавца главным условием победы в потенциальной борьбе за покупателя. Таким образом, определение возможных объемов реализации продукции и плановой цены продажи, а лишь затем планирование производства продукции является единственно верным решением для менеджера.
На стадии планирования для удешевления продукции необходимо проводить работу по упрощению конструкции изделия. Борьба за повышение производительности труда предполагает, что специалисты предприятия должны изучать конструкции изделий и менять их с целью удешевления производства. Крупные предприятия могут передать производство многих отдельных деталей субподрядчикам – более мелким специализированным компаниям.
Организация. Организация представляет собой совокупность методов, обеспечивающих наиболее целесообразное использование предметов и средств труда в процессе трудовой деятельности с целью выполнения установленных для предприятия плановых заданий. При соответствующей организации производства продукции становятся возможными эффективное взаимодействие людей в процессе совместного труда, целенаправленная и четкая согласованность всех элементов системы. Тем самым обеспечивается оптимальное сочетание следующих процессов: основных (производственно-технологических), вспомогательных (энергетическая ремонтная и др. службы) и обслуживающих (контроль над качеством продукции, транспортные и складские операции и т.д.).
Организация производства предполагает:
дифференциацию процесса производства на операции;
рациональную расстановку работников по рабочим местам;
обеспечение четкой взаимосвязи между работниками;
определение номенклатуры выпускаемой продукции;
создание технологии производства и контроль над ним;
организация транспортировки сырья, материалов и готовой продукции,
уход за оборудованием и его ремонт;
анализ издержек производства и осуществление мер по их снижению;
сбор рационализаторских предложений.
Организация производства на предприятии в решающей степени предопределяется характером и уровнем его специализации. Внутрипроизводственная специализация, являющаяся продолжением и углублением специализации предприятия, выражается в обособлении структурных подразделений по выпуску отдельных видов продукции или по выполнению отдельных стадий технологического процесса.
Специализация подразделений предприятия предполагает наличие между ними кооперативных связей, что является непременным условием организации их совместной работы (передача полуфабрикатов из цеха в цех, обеспечение энергетическими ресурсами, выполнение ремонтных работ).
Мотивация персонала. Давно известно, что оказывать воздействие на людей, стимулируя их к труду, для успешного выполнения поставленных задач можно с помощью двух основных методов: поощрения и наказания.
Японские социологи утверждают, что от настроения, желания работать и оттого, какая моральная и психологическая обстановка в коллективе, производительность труда может в 1,5 раза повышаться или в несколько раз снижаться.
Мотивация человека складывается из системы ожиданий. Сначала работник ожидает, что предпринятые им усилия приведут к необходимым результатам, затем – что эти результаты повлекут за собой вознаграждение, и он будет удовлетворен ценностью этого вознаграждения.
Мотивация будет низкой:
если человек не будет ощущать связи между достигнутыми результатами и вознаграждением,
если результаты не будут вознаграждены,
если ценность вознаграждения для человека незначительна,
если вознаграждение меньше, чем вознаграждение других сотрудников за аналогичную работу (в этом случае возникает психологическое напряжение).
Мотивацию обеспечивают:
достойная зарплата,
набор социальных благ,
комфортабельные условия труда,
организация отдыха,
поощрения за высокие результаты работы,
создание обстановки причастности каждого сотрудника к решению актуальных для предприятия задач.
Мотивация материальная – зарплата, премии, др. выплаты.
Мотивация моральная – благодарность, грамота, фото на Доске почета и др.
Мотивация социальная – интересная работа, атмосфера в коллективе, в котором каждый человек может рассчитывать на поддержку, взаимопонимание, уважение и др.
«Довольный рабочий – это производительный рабочий»
Контроль. Контроль – наблюдение за ходом производственных процессов, выявление отклонения от них.
За рубежом считается выгодным иметь большой штат высокооплачиваемых работников для контроля над производством, так как это устраняет потери рабочего времени на предприятиях. Предприятия стремятся выполнить намеченные планы даже в случае изменения каких-либо условий работы.
Многие крупные компании в условиях действия четкой системы контроля устанавливают значительно более жесткие сроки производственного цикла. Это является следствием надежной деятельности поставщиков и эффективности системы контроля.
Конкурентная борьба в условиях рынка делает необходимым тщательный анализ издержек производства с целью выявления всех видов потерь. Таким способом можно достигнуть большей экономии в производстве. Менеджер должен быть заинтересован не столько в том, чтобы знать, какими, в конечном счете, окажутся издержки производства, сколько в том, чтобы контролировать эффективность работы предприятия. Поэтому более пристальное внимание при контроле он должен направлять на отыскание причины отклонения от стандартов или нормативов. При определении размеров этих отклонений устанавливается контроль на соответствующих участках работы, чтобы решить: оправданы ли при существующих условиях работы указанные отклонения; каким способом можно в будущем устранить эти отклонения, ведущие к превышению нормативных издержек производства; может ли более тщательный анализ методов работы способствовать достижению лучших результатов.
3.3 Взаимосвязь и взаимообусловленность функций управленческого цикла
Функции менеджмента, входящие в состав цикла менеджмента (планирование, организация, мотивация и контроль), находятся в постоянной взаимосвязи и взаимозависимости. Так, например, функция контроля тесно связана с функцией планирования, поскольку на базе информации, полученной при контроле, и ее анализа у менеджера появляется возможность внесения необходимых изменений в ранее намеченные планы производства. Аналогичным образом увязаны функции организации производства и мотивации персонала. Продуманный комплекс действий менеджера по мотивации персонала во многом способствует совершенствованию организационной структуры предприятия (сокращение лишних подразделений и должностей с последующим повышением уровня оплаты труда оставшимся сотрудникам), повышению производительности труда и качества работы. Действенный контроль за работой сотрудников позволяет менеджеру выявлять лучшие кадры и с помощью соответствующей мотивации (премирование, повышение в должности) поощрять их к дальнейшим успехам в работе.
3.4 Характеристика основных принципов и методов управления
Принципы управления - это основополагающие идеи, закономерности и правила поведения руководителей по осуществлению управленческих функций.
К основным принципам управления относятся следующие:
1) принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации, т.е. оптимального распределения полномочий при принятии управленческих решений,
2) принцип единоначалия - у каждого подчиненного должен быть только один непосредственный начальник и весь персонал организации подчиняется первому руководителю, который несет персональную ответственность за работу организации,
3) принцип научной обоснованности, т.е. управленческие действия должны осуществляться на базе научных методов и подходов,
4) принцип плановости - установление основных направлений, задач, развития организации в перспективе,
5) принцип сочетания прав, обязанностей и ответственности. Каждый сотрудник в организации наделяется конкретными обязанностями и несет ответственность за выполнение возложенных на него задач,
6) принцип мотивации, т.е. чем тщательнее менеджеры осуществляют систему поощрений и наказаний, тем эффективнее работа организации,
7) принцип демократизации управления - привлечение к управлению организацией всех сотрудников.
Основные инструменты управления
За всю свою историю человечество выработало 3 принципиально различных инструмента управления, то есть, воздействия на людей:
1) иерархия - такая организация управления, при которой основным средством воздействия является отношение власти и подчинения,
2) культура - вырабатываемые и признаваемые обществом, организацией, группой людей ценности, социальные нормы, установки, шаблоны поведения, которые заставляют человека вести себя так, а не иначе,
3) рынок - т.е. сеть равноправных отношений по горизонтали, основанных на купле - продаже продукции и услуг, на отношении к собственности и равновесии интересов покупателя и продавца.
Вывод: в реально существующих экономических организациях все эти 3 инструмента всегда сосуществуют, и облик организации зависит от того, к какому из этих инструментов отдается приоритет.
Методы управления
Методы управления – это совокупность приемов и способов воздействия на управленческий объект для достижения целей, поставленных организацией.
Существует множество различных методов управления, но все их можно разделить на 3 большие группы:
1)Организационно – административные – они опираются на власть руководителя, его права, присущую организации дисциплину и ответственность (приказ, распоряжение, контроль за действиями, указание).
2) Экономические, которые в последнее время выходят на 1 план и предполагают реализацию экономических интересов сотрудников и их материальное стимулирование (премии, доплаты и кредитование)
3) Социально-психологические методы, которые представляют собой совокупность специфических способов воздействия на личностные отношения и связи, возникающие в трудовых коллективах (индивидуальный подход, убеждения, критика и самокритика).
Социологические исследования свидетельствуют, что успех деятельности менеджера на 15 % зависит от его профессиональных знаний и на 85%-от умения работать с людьми.
4 Процесс принятия и реализации управленческих решений
Управленческое решение представляет собой выбор альтернативы, осуществленный руководителем в рамках его должностных полномочий и направленный на достижение целей организации.
Управленческое решение является основным и наиболее эффективным средством воздействия субъекта управления на управляемый объект.
С точки зрения технологии управления предмет труда — это информация, обеспечивающая принятие управленческих решений, средства труда — знания и опыт менеджера, а продукт труда — управленческие решения.
Технология менеджмента рассматривает управленческое решение как процесс, состоящий из трех стадий: подготовка решения, принятие решения и реализация решения.
На стадии подготовки управленческого решения проводится экономический анализ ситуации, направленный на выявление, формулирование и идентификацию проблем, требующих решения. В зависимости от уровня сложности проблемы подразделяются на рутинные, селективные, адаптационные и инновационные.
Рутинными называют технические проблемы, решение которых возможно по заранее продуманным процедурам и правилам. Селективные проблемы, или проблемы выбора, характеризуются наличием нескольких альтернатив их решения и требуют от руководителя проявления собственной инициативы. При решении адаптационных проблем наряду с традиционными вариантами действий рассматриваются новые проблемы, нетипичные. Инновационные проблемы требуют применения абсолютно новых подходов и методов.
На стадии принятия осуществляется разработка возможных альтернатив решения, определяются критерии выбора, и производится выбор наиболее оптимального варианта, который затем согласовывается с вышестоящими руководителями или с компетентными специалистами.
На стадии реализации решения осуществляется контроль за ходом его исполнения, вносятся необходимые коррективы, и дается оценка полученного результата.
Различают три возможных подхода к принятию управленческих решений: системный, ситуационный и ресурсный.
Системный подход предполагает решение конкретной проблемы в совокупности с решением всех проблем, стоящих перед организацией.
Ситуационный подход исходит из того, что применение того или иного метода решения проблемы определяется ситуацией.
Ресурсный подход основан на решении проблем посредством рационального распределения ресурсов организации.
Процедура подготовки, принятия и реализации управленческих решений представляет собой непрерывный замкнутый цикл, состоящий из восьми этапов (рисунок 18).
Рисунок 19 - Цикл разработки, принятия и реализации управленческих решений
Этап 1. Диагностика проблемы
Диагностика проблемы включает в себя пять этапов.
Первый этап в диагностировании сложной проблемы — выявление и осознание симптомов затруднений или имеющихся возможностей.
Вот эти симптомы:
низкие прибыль, сбыт, производительность и качество;
чрезмерные издержки;
многочисленные конфликты и большая текучесть кадров.
Обычно несколько симптомов дополняют друг друга, например чрезмерные издержки и низкая прибыль.
Второй этап — установление причин возникновения проблемы.
С этой целью необходимо собрать и проанализировать внутреннюю и внешнюю (относительно организации) информацию, для чего могут быть использованы как формальные методы (вне организации — анализ рынка, внутри нее — компьютерный анализ финансовых отчетов, интервьюирование, приглашение консультантов по управлению или опросы работников), так и неформальные (беседы о сложившейся ситуации, личные наблюдения). Следует использовать только релевантную информацию, т.е. данные, касающиеся только конкретной проблемы, человека, цели и периода времени. В силу сложных контактов и тесной взаимосвязи в организации зачастую определить проблему трудно. Работа управляющего маркетингом, например, влияет на работу управляющего по сбыту, мастеров на производстве, отдела исследований и разработок и любого другого человека в компании. В крупной организации могут быть сотни таких взаимозависимостей, поэтому правильно определить проблему и поставить задачу на основе анализа проблемы — значит наполовину решить ее, но это трудноприменимо к организационным решениям. В результате диагноз проблемы сам по себе часто становится процедурой в несколько шагов с принятием промежуточных решений.
Третий этап — определение характера проблемы.
Это один из важнейших этапов диагностики проблемы, поскольку от этого зависит выбор основных подходов к ее решению.
Проблема носит функциональный характер, если она проявляется и, соответственно, может быть решена на уровне функций организационно-производственной системы, т.е. если ее решение возможно:
при переходе на выпуск нового товара или услуги;
при изменении рыночного сектора;
при изменении положения и характера взаимоотношений с поставщиками, конкурентами, системой распределения;
при изменении форм собственности;
при изменении отраслевой принадлежности и других изменений, затрагивающих основы работы организационно-производственной системы.
Это наиболее сложные и ресурсоемкие проблемы, требующие перестройки и изменения всей организационно-производственной системы в целом. При изменении функций должны изменяться структура и значения параметров.
Проблема имеет структурный характер и, соответственно, может быть решена при изменении структуры организационно-производственной системы, если ее решение еще не требует изменения функций, но уже не может быть достигнуто путем изменения числовых значений отдельных параметров. Необходимость в структурных изменениях может возникать:
при изменении маркетинговой стратегии;
разработке нового товара, схожего с выпускаемым;
перехода на новый тип договорных отношений с существующими партнерами (оферта, лизинг, факторинг и т.п.).
Проблема носит параметрический характер, если она может быть устранена изменением только параметров организационно-производственной системы.
Судить о том, носит проблема внешний или внутренний характер, можно по тому, какая комбинация критических рассогласований параметров наблюдается. Если критическое рассогласование наблюдается только для выходных параметров, а входные находятся в норме, то проблема имеет внутренний характер. Если одновременно наблюдается критическое рассогласование как входных, так и выходных параметров, то проблема безусловно имеет внешние причины и возможно наличие внутренних причин.
Необходимо помнить, что, как правило, изменение функций потребует больших ресурсов, чем изменение структуры, а изменение структуры — больших ресурсов, чем изменение параметров.
Этап 2. Формулировка ограничений и критериев принятия решений
Весьма важное условие правильного формирования альтернатив решений и выбора наиболее предпочтительной альтернативы — определение ограничений и формулировка критериев принятия решения.
Ограничения варьируются и зависят от ситуации и конкретных руководителей.
Можно выделить следующие общие ограничения:
ограничения несоответствия (неадекватность ресурсов);
кадровые ограничения (недостаточное число работников, имеющих требуемую квалификацию и опыт);
финансовые ограничения (неспособность закупить ресурсы по приемлемым ценам);
ограничения научно-технического прогресса (потребность в еще не разработанной технологии);
рыночные ограничения (жесткая конкуренция);
правовые и морально-этические ограничения (законы и нравственно-этические нормы поведения);
ограничения полномочий.
Как правило, для крупных организаций существует меньше ограничений, чем для малых или одолеваемых множеством трудностей.
Кроме ограничений, руководителю необходимо определить стандарты, по которым предстоит оценивать альтернативные варианты выбора, т.е. должна быть определена мера сравнения альтернатив. Такими критериями при заключении договора с производственным предприятием могут быть:
качество продукции;
оптовая цена;
сроки исполнения заказа;
имидж предприятия;
дополнительные услуги.
Весьма важно также учитывать приоритет критерия, так как от этого также зависит выбор решения.
Этап 3. Определение альтернатив
В идеале желательно выявить все возможные варианты решения проблемы, т.е. сформировать «поле альтернатив». Однако на практике руководитель редко располагает достаточными знаниями или временем, чтобы сформулировать и оценить каждую альтернативу, поэтому он, как правило, ограничивает число вариантов сравнения всего несколькими альтернативами, которые представляются наиболее подходящими.
С этой целью нередко используют метод морфологического анализа (построение морфологических карт). Углубленный анализ трудных проблем необходим для разработки нескольких действительно различающихся альтернатив.
Морфологический анализ — средство изучения всевозможных комбинаций вариантов организационных решений, предлагаемых для осуществления отдельных функций управления персоналом. Если записать столбиком все функции, а затем против каждой функции построчно указать всевозможные варианты ее выполнения, то получим морфологическую матрицу. Идея этого метода заключается в том, чтобы сложную задачу разбить на мелкие подзадачи, которые легче решать по отдельности. При этом предполагается, что решение сложной задачи складывается из решений подзадач.
Этап 4 Оценка альтернатив
После составления перечня вариантов решения следует переходить к оценке каждой альтернативы. Оценка альтернатив включает определение достоинств и недостатков каждой из них и возможных последствий ее выбора. В силу неизбежности негативных последствий, связанных с любой альтернативой, почти все важные управленческие решения разрабатываются с учетом компромисса.
Для сравнения решений используют критерии принятия решений, установленные на этапе формулировки ограничений и критериев. Некоторые из критериев выбора имеют количественное выражение, другие — качественную характеристику. Если какая-либо альтернатива не может удовлетворить одному или нескольким установленным критериям, ее нельзя рассматривать как реалистичную.
Все решения необходимо представлять в сопоставимой форме. Желательно, чтобы это была та же форма, в которой выражена цель. Для успешной реализации управленческого решения необходимо также выполнить следующие условия:
обеспечить достаточную мотивацию исполнителей;
предотвратить возможность возникновения искажений в понимании исполнителями принятого решения и, как следствие, риска ущерба.
Важный момент в оценке решений — определение вероятности осуществления каждого из них в соответствии с намерениями. Руководитель включает вероятность в оценку, принимая во внимание степень неопределенности или риска. Важнейшие аспекты проблемы принятия решений в условиях неопределенности и риска будут рассмотрены на дальнейших занятиях.
Этап 5. Выбор альтернативы
Если предыдущие этапы разработки управленческих решений выполнены тщательно, альтернативные решения взвешены и оценены, то руководитель выбирает альтернативу с наиболее благоприятными оценками и последствиями. Нередко в случае решения сложных проблем приходится идти на компромиссы.
К сожалению, не всегда удается найти оптимальное решение из-за нехватки времени, невозможности учесть всю необходимую информацию и все альтернативы, поэтому руководитель выбирает то решение, которое, очевидно, наиболее приемлемо, при этом не обязательно, что оно наилучшее из возможных.
Этап 6. Реализация решений
Реальная ценность решения становится очевидной только после его осуществления. Для успешного разрешения проблемы с помощью выбранной альтернативы необходимо в процессе реализации решения эффективно организовать и мотивировать исполнителей.
После окончательного выбора альтернативы происходит принятие и утверждение управленческого решения путем соответствующей организационно-распорядительной деятельности (подготовки, подписания приказа, его доведения до исполнителей).
После доведения приказа до исполнителей осуществляется реализация решения, т.е. выполнение ответственными исполнителями всех указанных в приказе мероприятий. Все этапы выполнения решения контролируются руководством, а после реализации решения производится оценка результатов, анализ итогов проведенной работы и разработка рекомендаций для дальнейшей управленческой деятельности.
Этап 7. Обратная связь (контроль выполнения решения)
После того как решение начало действовать, необходимо установить обратную связь для контроля и обеспечения соответствия фактических результатов тем, что планировались в период принятия решения. На этой фазе происходит измерение и оценка последствий решения или сопоставление фактических результатов с теми, которые руководитель надеялся получить. Обратная связь — это поступление информации о том, что происходило до, в процессе и после реализации решения. Она позволяет руководителю скорректировать действия, не допустив значительного ущерба.
В каждой организации практика разработки и принятия управленческих решений имеет свои особенности, обусловленные характером и спецификой деятельности, ее структурой, действующей системой коммуникаций, внутренней культурой. Однако общее, характерное для любого процесса принятия решений, заложено в основу технологии разработки и принятия решений, используемой в любой организации.
Принципы делового общения в коллективе
Любое общее дело предполагает общение и взаимодействие участников как необходимое средство обеспечения его эффективности. Деятельность не может ни возникнуть, ни осуществляться без интенсивного общения.
Деловое общение представляет собой особую форму взаимодействия людей в процессе определенного вида трудовой деятельности, которая содействует установлению нормальной морально-психологической атмосферы труда в отношении партнерства между руководителями и подчиненными, между коллегами; создает условия для продуктивного сотрудничества людей в достижении значимых целей, обеспечивая успех общего дела.
Производственное взаимодействие может и не быть по своей сути общением в том случае, если другой субъект выступает в качестве объекта. Например, при жестко авторитарном стиле руководства отношение начальника к подчиненному выступает в основном как отношение субъекта к объекту. В этом случае формой отношений является дисциплина – принцип строго регулирования иерархического соположения управляющего и управляемого.
Предметом делового общения является дело.
Содержание делового общения – социально значимая совместная деятельность людей, которая предполагает согласованность действий, понимание и принятие каждым ее участником целей, задач и специфики этой деятельности, своей роли и своих возможностей по реализации.
Цель делового общения – организация и оптимизация определенного вида совместной предметной деятельности.
Помимо общей цели делового общения, в нем можно выделить и личные цели, реализуемые участниками общения: стремление к личной безопасности в процессе социальной деятельности, что часто проявляется в уходе от ответственности, стремление к повышению своего жизненного уровня, стремление к власти, т.е. расширить круг своих полномочий, продвинуться вверх по служебной лестнице, избавиться от бремени иерархического контроля, стремление повысить свой престиж, что часто сочетается со стремлением укрепить престиж занимаемой должности и самой организации.
Деловое общение – это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.
Деловое общение можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между партнерами существует пространственно-временная дистанция).
Прямое деловое общение обладает большей результативностью, силой эмоционального действия и внушения, чем косвенное.
В целом деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставится цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без потерь с обеих сторон). В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по желанию участников) в любой момент.
Деловое общение реализуется в различных формах:
деловая беседа,
деловые переговоры,
деловые совещания,
публичные выступления.
Партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта; общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела; основная задача делового общения – продуктивное сотрудничество.
Умение вести себя с людьми надлежащим образом является одним из важнейших, если не главным фактором, определяющим шансы добиться успеха в бизнесе, служебной или предпринимательской деятельности.
Для того чтобы цель делового общения была успешно реализована, следует придерживаться следующих принципов общения:
принцип создания условий для выявления творческого потенциала профессиональных знаний личности, на основе которого возможно согласовать личные цели сотрудника с общими целями организации;
принцип полномочий и ответственности, регламентирующий деловое общение в рамках служебных прав и обязанностей в соответствии со служебным статусом сотрудника, оценку его деловых качеств и использование его квалификации и опыта.
Управление конфликтными ситуациями, стрессами и рисками
6.1 Природа конфликта
Самое общее определение конфликта (от лат. conflictus - столкновение) - столкновение противоречивых или несовместимых сил. Более полное определение - противоречие, возникающее между людьми, коллективами в процессе их совместной трудовой деятельности из-за непонимания или противоположности интересов, отсутствие согласия между двумя или более сторонами.
Организационный конфликт может принимать множество форм. Какой бы ни была природа организационного конфликта, руководители должны проанализировать его, понять и уметь управлять им.
Когда конфликт в организации не управляем, это может привести к конфронтации (когда структурные подразделения организации или члены микро- или макроколлектива перестают сотрудничать и общаться друг с другом). Большинство людей ассоциируют конфликт с агрессией, спорами, враждебностью, войной и т.п. В результате бытует мнение, что конфликтов по возможности необходимо избегать или немедленно разрешать, как только они возникнут.
Однако следует иметь в виду, что конфликт наряду с проблемами может приносить и пользу организации. Для организации считается здоровым наличие конфликта. И, чтобы извлечь выгоду из конфликта, нужна открытая, невраждебная, полная поддержки окружающая среда. Если это существует, то организация от конфликтов становится лучше, поскольку разнообразие точек зрения дает дополнительную информацию, помогает выявить больше альтернатив или проблем.
Однако не следует сбрасывать со счетов и тот факт, что отдельные, чаще всего межличностные конфликты, носят разрушительный характер. Об этом также должен знать руководитель, так как в совместной деятельности участвуют люди, различные по своей профессиональной подготовленности, жизненному опыту, индивидуальным чертам характера и темперамента и т.п. Эти различия неизбежно накладывают свой отпечаток на оценки и мнения по значимым для личности и организации вопросам, порождают порой противоборство, которое, как правило, сопровождается эмоциональным возбуждением и часто перерастает в конфликт. В некоторых случаях столкновения оценок и мнений заходят столь далеко, что интересы дела отходят на задний план, все мысли конфликтующих направлены на борьбу, которая становится самоцелью, что, в конечном счете, отрицательно сказывается на развитии организации.
Какова же природа конфликта? В основе любого конфликта лежит ситуация, включающая либо противоположные позиции сторон по какому-то вопросу, либо противоположные цели или средства их достижения в данных обстоятельствах, либо несовпадение интересов, желаний, влечений оппонентов и т.п. Конфликтная ситуация, таким образом, обязательно включает объекты и субъекты конфликта. Это и есть основа конфликта.
Чтобы конфликт начал развиваться, необходим инцидент, когда одна из сторон начинает действовать, ущемляя интересы другой. Инцидент может возникнуть как по инициативе субъектов конфликта (оппонентов), так и независимо от их воли и желания, вследствие либо объективных обстоятельств, либо случайности.
В развитии каждого конфликта можно фиксировать возникновение новой конфликтной ситуации, ее исчезновение и прекращение инцидента. Любое изменение конфликтной ситуации приведет к прекращению данного конфликта, а возможно, и к началу нового.
Таким образом, конфликт может быть конструктивным, полезным для членов трудового коллектива и организации в целом и деконструктивным, снижающим производительность труда, личную удовлетворенность и ликвидирующим сотрудничество между членами коллектива. Результат конфликта в основном зависит от того, насколько эффективно им управляет руководитель. Поэтому нужно знать не только природу, но и типы конфликтов.
6.2 Типы конфликтов
Можно выделить 4 основных типа конфликтов:
1 Внутриличностный конфликт
Он возникает тогда, когда к человеку предъявляются противоречивые требования. Может также возникнуть в результате того, что предъявляемые требования не согласуются с личностными потребностями или ценностями.
2 Межличностный конфликт.
Этот тип конфликта, пожалуй, самый распространенный.Межличностный конфликт может также проявляться и как столкновение личностей, т.е. люди с разными характерами, несовместимыми темпераментами просто не в состоянии ладить друг с другом.
3 Конфликт между личностью и группой
Конфликт между личностью и группой появляется в том случае, если эта личность займет позицию, отличающуюся от позиции группы.
4 Межгрупповой конфликт
Как известно, организации состоят из множества как формальных, так и неформальных групп. Даже в самых лучших организациях между ними могут возникнуть конфликты.
По степени проявления конфликты классифицируют на скрытый и открытый.
Скрытые конфликты затрагивают обычно двух человек, которые до поры до времени стараются не показывать вида, что конфликтуют. Но как только у одного из них "сдают" нервы, скрытый конфликт превращается в открытый.
Как разновидность конфликта выделяют и интриги. Под интригой понимается намеренное нечестное действие, выгодное инициатору, которое вынуждает коллектив или личность к определенным поступкам и этим наносит коллективу и личности ущерб. Интриги, как правило, тщательно продумываются и планируются, имеют свою сюжетную линию.
Причины конфликтов
Каждый конфликт имеет свою причину (источник) возникновения. Причины, порождающие конфликты, можно сгруппировать:
1. Недостаточная согласованность и противоречивость целей отдельных групп и работников. Чтобы избежать конфликта, необходимо уточнить цели и задачи каждого подразделения и работника, передав соответствующие предписания в устной или письменной форме.
2. Устарелость организационной структуры, нечеткое разграничение прав и обязанностей. Следствием этого является двойное или тройное подчинение исполнителей. Естественно, выполнить все указания руководителей не хватает ни сил, ни времени. Тогда подчиненный вынужден:
а) сам ранжировать поступившие приказы по степени их важности по своему усмотрению;
б) требовать этого от своего непосредственного руководителя;
в) хвататься за все подряд.
В любом случае конфликтная ситуация налицо. Зреющий конфликт устраняется надлежащим организационным оформлением разделения и взаимодействия труда, установлением твердых нормативов, улучшением порядка передачи полномочий.
3. Недостаточный уровень профессиональной подготовки. В этом случае возможность конфликта существует из-за неподготовленности подчиненного. В результате ему не доверяют выполнение отдельных видов работ, которые выполняет другой сотрудник. В результате одни работники недогружены работой, а другие перегружены ею.
4. Необоснованное публичное порицание одних и незаслуженная (авансированная) похвала других сотрудников. В результате появляются"доверенные лица" и "любимчики". Такое положение всегда провоцирует конфликт.
5. Противоречия между функциями, входящими в круг должностных обязанностей работника, и тем, что он вынужден делать по требованию руководителя. Особенно остро проявляется это противоречие в случае, если руководитель склонен к бюрократическим процедурам.
6. Различия в манере поведения и жизненном опыте. Встречаются люди, которые постоянно проявляют агрессивность и враждебность по отношению к другим и которые готовы оспаривать каждое слово. Такие люди и создают вокруг себя конфликтную ситуацию. Различия в жизненном опыте, ценностях, образовании, стаже, возрасте и социальных характеристиках уменьшают степень взаимопонимания и сотрудничества между членами трудового коллектива.
7. Неопределенность перспектив роста. Если сотрудник не имеет перспективы роста или сомневается в ее существовании, то работает он без энтузиазма, а трудовой процесс становится для него тягостным и бесконечным. В таких условиях вероятность конфликта наиболее очевидна.
8. Неблагоприятные физические условия. Посторонний шум, жара или холод, неудачная планировка рабочего места могут служить причиной конфликта.
11. Психологический феномен. Чувство обиды и зависти (у других все лучше, другие удачливее, счастливее и т.д.).
Методы разрешения конфликтов
В идеале считается, что руководитель должен не устранять конфликт, а управлять им и эффективно его использовать. И первый шаг в управлении конфликтом состоит в понимании его источников. Руководителю следует выяснить: это простой спор, недоразумение по какой-то проблеме, разные подходы к системе ценностей людей или это конфликт, возникший вследствие взаимной нетерпимости (непереносимости), психологической несовместимости. После определения причин возникновения конфликта он должен минимизировать количество участников конфликта. Установлено, что чем меньше лиц участвует в конфликте, тем меньше усилий потребуется для его разрешения.
Существуют три точки зрения на конфликт:
руководитель считает, что конфликт не нужен и наносит только вред организации. И, поскольку конфликт - это всегда плохо, дело руководителя - устранить его любым способом;
сторонники второго подхода считают, что конфликт нежелательный, но распространенное дело в любой организации;
руководители, придерживающиеся третьей точки зрения, считают, что конфликт не только неизбежен, но и необходим и потенциально полезен. К примеру, это может быть трудовой спор, в результате которого рождается истина. Они полагают, что как бы ни росла и управлялась организация, конфликты будут возникать всегда, и это вполне нормальное явление.
В зависимости от точки зрения на конфликт, которой придерживается руководитель, и будет зависеть процедура его преодоления. В связи с этим выделяют две большие группы способов управления конфликтом: педагогические и административные.
Педагогические - беседа, просьба, убеждение, разъяснение требований к работе и неправоверных действий конфликтующих и другие меры воспитательного воздействия.
Административные - силовое разрешение конфликтов - подавление интересов сторон конфликта, перевод на другую работу, разрешение конфликтов по приговору (приказ руководителя, решение суда и т. п.).
Особую сложность для руководителя представляет нахождение способов разрешения межличностных конфликтов. В этом смысле существует несколько возможных стратегий поведения и соответствующих вариантов действий менеджера, направленных на ликвидацию конфликта.
Поведение руководителя в условиях конфликта имеет по сути две независимых стратегии:
1) напористость, настойчивость - характеризует поведение личности, направленное на реализацию собственных интересов, достижение собственных, часто меркантильных целей;
2) демократичность, взаимодействие - характеризует поведение, направленное на учет интересов других лиц (лица) для того, чтобы пойти навстречу удовлетворению его потребностей.
Способы разрешения межличностных конфликтов:
Избегание, уклонение - при выборе этой стратегии действия направлены на то, чтобы выйти из ситуации, не уступая, но и не настаивая на своем, воздерживаясь от вступления в споры и дискуссии, от высказываний своей позиции, переводя разговор в ответ на предъявленные требования или обвинения в другое русло, на другую тему.
Принуждение (противоборство) - при данной стратегии действия направлены на то, чтобы настоять на своем пути открытой борьбы за свои интересы, применение власти. Противоборство предполагает восприятие ситуации как победу или поражение, занятие жесткой позиции и проявление непримиримого антагонизма в случае сопротивления партнера. Заставить принять свою точку зрения любой ценой.
Сглаживание (уступчивость) - действия направлены на сохранение или восстановление благоприятных отношений, на обеспечение удовлетворенности другого путем сглаживания разногласий, с готовностью ради этого уступить, пренебрегая своими интересами.
Компромисс, сотрудничество - здесь действия направлены на поиск решения, полностью удовлетворяющего как свои интересы, так и пожелания другого в ходе открытого и откровенного обмена мнениями о проблеме. Действия направлены на то, чтобы урегулировать разногласия, уступая в чем-то в обмен на уступки другой стороны, на поиск и выработку в ходе переговоров промежуточных "средних" решений, устраивающих обе стороны, при которых никто особенно не теряет, но и не выигрывает.
Решение проблемы - предполагает признание различия во мнениях и готовность ознакомиться с иными точками зрения, чтобы понять причины конфликта и найти курс действий, приемлемый для всех сторон.
Для более эффективного разрешении конфликтов:
а) определите проблему в категориях целей, а не решений;
б) после того как проблема определена, определите решения, которые приемлемы для обеих сторон;
в) сосредоточьте внимание на проблеме, а не на личных качествах другой стороны;
г) создайте атмосферу доверия, увеличив взаимное влияние на обмен информацией;
д) во время общения создайте положительное отношение друг к другу, проявляя симпатию и выслушивая мнения другой стороны, а также сводя к минимуму проявления гнева и угроз.
Природа и причины стресса
Стресс (от англ. stress - "туго натянуть") - это состояние напряжения, возникающее у человека под влиянием сильных воздействий. Даже в наиболее прогрессивной и хорошо управляемой организации существуют ситуации и характеристики работы, которые вызывают стресс. К примеру, руководитель испытывает стресс из-за того, что у него не хватает времени для выполнения всего объема запланированных работ. Возникает чувство беспокойства (стресс), когда ситуация выходит из-под контроля.
В настоящее время стресс - обычное и часто встречающееся явление (повышенная раздражительность, бессонница перед ответственным событием и т.п.). Незначительные стрессы неизбежны и безвредны. Именно чрезмерный стресс создает проблемы для психического состояния человека. В этой связи важно научиться различать допустимую степень стресса и слишком сильный стресс.
Физиологические признаки стресса - язва, болезнь сердца, астма и т.п. Психологические проявления - раздражительность, потеря аппетита, депрессия.
Причины стресса.
Существуют различные теории относительно причин стресса. Стресс может быть вызван факторами, связанными с работой или событиями личной жизни человека. Одной из причин стресса являются перемены. Любая перемена, даже позитивная, нарушает баланс, который мы поддерживаем в своем окружении.
Неинтересная работа - другой фактор стресса. Люди, имеющие более интересную работу, проявляют меньше беспокойства и менее подвержены физическим недомоганиям.
Стресс может возникнуть и в результате плохих условий на рабочем месте (температурный режим, недостаток освещения, чрезмерный шум и т.п.).
Факторы, вызывающие стресс:
Таблица 23 – Факторы стресса
Организационные |
Личностные |
- перегрузка |
- уход на пенсию |
- конфликт ролей |
- свадьба (развод) |
- неопределенность ролей |
- привлечение по суду |
- неинтересная работа |
- увольнение с работы |
|
- наказание (выговор) |
|
- смерть близкого |
|
- переход на другую работу |
Чтобы управлять другими и при этом минимизировать уровень стресса, необходимо:
1) оценивать способности, потребности и склонности ваших работников и попытаться выбрать для них соответствующий объем и тип работы;
2) разрешать работникам отказываться от выполнения какого-либо задания, если у них есть для этого достаточные основания. Если нужно, чтобы они выполнили именно это задание, объясните, почему это нужно, и установите приоритеты в их работе;
3) четко описывать конкретные зоны полномочий, ответственности и производственных ожиданий, использовать двустороннюю коммуникацию;
4) использовать стиль лидерства, соответствующий требованиям данной ситуации;
5) обеспечивать надлежащее вознаграждение за эффективную работу;
6) выступать в роли наставника по отношению к подчиненным, развивать их способности и обсуждать с ними сложные вопросы.
Понятие риска. Виды рисков
Риск (risk) - это деятельность, связанная с преодолением неопределенности в ситуации неизбежного выбора, в процессе которой имеется возможность количественно и качественно оценить вероятность достижения предполагаемого результата, неудачи и отклонения от цели.
Риск - это неопределенность в отношении возможных потерь на пути к цели. Любое вложение денег в бизнес с целью получить доход вовлекает в рассмотрение вопрос о соотношении риска и потенциального дохода. Соотношение риска и дохода должно быть достаточно привлекательным для инвестора. Чем выше рискованность вложения, тем больше должен быть доход, как результат успеха этого проекта. И чем надежнее вложение, чем больше гарантий его успешности, тем ниже его потенциальная доходность.
Риск включает в себя, по крайней мере, три элемента:
Неопределенность события. Риск существует только тогда, когда возможно не единственное развитие событий. Например, пожар может случиться, а может и нет. Процентная ставка может и вырасти, и упасть, и остаться прежней. Стоимость акции может повыситься или понизиться.
Потери. Хотя бы один исход должен быть нежелательным. Пожар уничтожает дом. В авариях гибнут люди и автомобили. При падении акций их держатели терпят убытки. Потеря - непреднамеренное сокращение стоимости в результате реализации опасности.
Небезразличность. Риск должен задевать определенного человека или организацию, которые стремились бы не допустить нежелательное для них развитие событий.
Классификация рисков по сфере возникновения, в основу которой положены сферы деятельности, является самой многочисленной группой. В соответствии со сферами предпринимательской деятельности обычно выделяют следующие виды рисков: производственный, коммерческий, финансовый и страховой риск.
Производственный риск связан с невыполнением предприятием своих планов и обязательств по производству продукции, товаров, услуг, других видов производственной деятельности в результате неблагоприятного воздействия внешней среды, а также неадекватного использования новой техники и технологий, основных и оборотных средств, сырья, рабочего времени. Среди наиболее важных причин возникновения производственного риска можно отметить: снижение предполагаемых объемов производства, рост материальных и/или других затрат, уплата повышенных отчислений и налогов, низкая дисциплина поставок, гибель или повреждение оборудования и др.
Коммерческий риск - это риск, возникающий в процессе реализации товаров и услуг, произведенных или закупленных предпринимателем. Причинами коммерческого риска являются: снижение объема реализации вследствие изменения конъюнктуры или других обстоятельств, повышение закупочной цены товаров, потери товаров в процессе обращения, повышения издержек обращения и др.
Финансовый риск связан с возможностью невыполнения фирмой своих финансовых обязательств. Основными причинами финансового риска являются: обесценивание инвестиционно-финансового портфеля вследствие изменения валютных курсов, неосуществления платежей.
Страховой риск - это риск наступления предусмотренного условиями страховых событий, в результате чего страховщик обязан выплатить страховое возмещение (страховую сумму).
На нормальном страховом рынке давно устоялись следующие основные категории стандартно страхуемого риска:
персональный риск - возможность материальных и/или эмоциональных потерь, которые может понести личность: смерть, травма, потеря трудоспособности, болезнь, безработица...
имущественный риск - возможность материальных потерь в результате повреждения, разрушения или хищения того или иного имущества, принадлежащего человеку или организации.
риск ответственности - возможность экономических потерь в результате того, что человек или организация будут в законном порядке признаны виновными в нанесении ущерба другим лицам и организациям. В этом случае виновник обязан и будет принужден судебным исполнителем возместить финансовые последствия этого ущерба.
риск несоответствия - возможность того, что продукция или услуга фирмы не соответствует стандарту или договору. Неустойки, моральный и материальный ущерб, проистекающие из этого, можно застраховать.
6.7Управление рисками
Подверженность к материальным потерям - как фактическая, так и потенциальная - ведет к издержкам как в отдельной организации (фирме), так и в экономике в целом.
Эти издержки можно отнести к трем широким категориям:
имущество, доход, жизни людей и другие ценности, полностью или частично утрачиваемые в авариях;
экономические и социальные упущения в результате эффекта излишнего уклонения от потенциальных потерь и неполучения потенциальных выгод из-за неучастия в сферах деятельности и проектах необоснованно (интуитивно) оцененных как высокорисковые;
расходы (ресурсы), затрачиваемые на управление рисками (себестоимость управления рисками).
Все три категории издержек могут быть существенно снижены за счет правильного использования средств по третьей из упомянутых категорий - себестоимости управления рисками. При правильном расходовании этих средств должна быть создана система, которая будет систематически снижать потери по всем категориям как для отдельных организаций, тaк и для экономики в целом.
Выгоды, приносимые фирме хорошей программой управления рисками, состоят в снижении себестоимости за счет снижения потерь имевшихся активов в уже освоенных фирмой операциях и в увеличении доходов за счет осознанного участия в тех прибыльных направлениях бизнеса, которые на интуитивном уровне кажутся слишком рискованными. Нормальный предприниматель, да и вообще нормальный человек, склонен уклоняться от рисков. Однако не следует забывать, что, во-первых, от риска полностью уклониться невозможно (это просто закон природы), а во-вторых, излишняя осторожность ведет к росту числа неоправданных потерь. Очень многие состояния и достижения экономики были добыты людьми, не боявшимися риска.
Управление рисками - это та часть деятельности руководителей фирмы (управленческий или административный процесс), которая направлена на экономически эффективную защиту фирмы от нежелательных сознательных и случайных обстоятельств, в конечном счете, наносящих материальный ущерб фирме. Управление рисками, как и всякая управленческая деятельность, имеет свой логический аспект (принятие решений) и свою процедуру (последовательность действий). Соответственно, управление рисками можно определить как процесс выработки и осуществления решений, которые минимизируют широкий спектр влияния случайных или злонамеренных событий, в конечном счете, наносящих существенный материальный ущерб фирме.
Таблица 24 - Функции, цели и задачи управления рисками
Функции |
Цели |
Задачи |
Планирование |
Обозначить порядок, последовательность и сроки выполнения мероприятий |
1.Разработать план управления рисками 2.Определить потребности в обучении персонала |
Идентификация рисков |
Получить описание рисков реализации проекта |
1.Выявить 5-15 ситуаций, которые могут в будущем негативно повлиять на ход проекта 2.Документировать характеристики этих ситуаций с учетом того, почему они рассматриваются как риски. |
Оценка рисков |
Оценить вероятные потери |
1.Определить вероятность возникновения рисков 2.Определить величину потерь в случае возникновения рисков 3.Рассчитать степень воздействия рисков на ход реализации проектов |
Оценка рисков |
Снизить степень воздействия рисков до приемлемого уровня |
1.Разработать детальные мероприятия в рамках стратегии обработки рисков: определить сроки завершения, распределить ответственность, выделить необходимые ресурсы 2. Осуществлять мероприятия по обработке рисков |
Контроль |
Поддержать установленный порядок действий по обработке рисков |
1.Определить эффективность обработки рисков 2.Корректировать мероприятия по обработке рисков в случае их неэффективности |
Документирование |
Сохранить основные решения и результаты осуществляемых действий в процессе управления рисками |
1.Заполнить по каждому риску документацию по установленной форме 2.Сохранить всю информацию в базе данных рисков 3.Сформировать рейтинг рисков
|
Таблица 25 - Основные методы управления рисками
Категория |
Метод |
Краткое описание |
Методы получения информации |
Оценка рисков независимыми экспертами |
Методы интервьюирования и/или анкетирования опытных специалистов по управлению рисками, которые не выступают в роли экспертов и не являются участниками реализации оцениваемых проектов |
Методы прогнозирования |
Имитационное моделирование |
Моделирование и анализ неопределенности в оценках основных показателей проекта (денежные и временные затраты) |
Творческие методы |
Мозговая атака |
Дискуссии, на которых специалистами по управлению рисками обсуждаются все аспекты данного механизма и осуществляется планирование, идентификация рисков, их оценка, обработка, контроль и документирование |
Методы анализа |
Контрольные списки источников риска |
Структурированные списки источников рисков, в основе которых лежит историческая информация об инцидентах, произошедших при реализации предыдущих проектов |
Методы оценки |
Калькуляция вероятных потерь |
Методы, основанные на расчете математического ожидания убытка для каждого риска в отдельности и по проекту в целом |
Возможности маневрирования при управлении риском следующие:
предотвращение риска;
уклонение от риска;
сокращение времени нахождения в опасных зонах;
сознательное и неосознанное принятие риска;
дублирование операций, объектов или ресурсов;
сокращение опасного поведения;
сокращение величины потенциальных и фактических потерь;
распределение риска;
разукрупнение риска;
перенос (страховой и нестраховой трансфер) риска на других агентов;
сокращение величины риска;
другие.
Управление рисками - это процессы, связанные с идентификацией, анализом рисков и принятием решений, которые включают максимизацию положительных и минимизацию отрицательных последствий наступления рисковых событий.
Риск-менеджмент представляет собой систему управления риском и экономическими (финансовыми) отношениями, возникающими в процессе этого управления, включая в себя стратегию и тактику управления риском.
Использование рисков - это способ развития бизнеса, а управление ими - средство поддержания роста и развития бизнеса, особенно в условиях жестких законодательных требований.
Процесс управления и оценки рисков имеет большое значение, поскольку позволяет оценить возможные потери, запланировать процедуры для возможного их снижения, а также определить экономический эффект от управления рисками.
В современных условиях без обоснованного учета и оценки риска при принятии решений не обойтись. Вся тяжесть ответственности за принятое решение сегодня ложится на руководителей. Им часто приходится работать в новых условиях и неизвестной ситуации, характеризующейся высокими рисками, противоречиями, постоянными и неожиданными изменениями. Поэтому очень важно "вооружить" лиц, принимающих решения, техникой оценки рисков, максимально приближенной к реальным условиям.
Принципы управления рисками
Командность - состоит в том, что все действия в процессе управления рисками должны проводиться с применением методов командной работы, т. к. самонадеянность и индивидуализм инженерно-технических работников и административно-управленческого персонала является серьёзным препятствием на пути распространения информации обо всех возможных в будущем негативных ситуациях и последствиях. Следовательно, необходима кооперация усилий, талантов, навыков и знаний.
Информативность - состоит в том, что владение информацией о возможных инцидентах в ходе реализации проекта не должно быть связано с личной властью. Руководители организации должны доводить всю информацию, связанную с рисками, до каждого работника. А персонал при этом должен выявлять текущие и возможные в будущем проблемы, т. е. необходимо обеспечить свободное движение информации между всеми уровнями управления.
Обсуждение будущих событий в ожидании худшего развития сценариев позволяет эффективно идентифицировать потенциальные проблемы реализации проекта и, прежде чем они могут произойти, разработать стратегию действий, увеличивающую вероятность благоприятного исхода. Поэтому важен принцип прогнозируемости.
Интеграция управления рисками в систему управления реализации проекта через повышение статуса управления рисками до ежедневных действий по предупреждению кризисных ситуаций. При этом своевременное, постоянное и точное использование технологий управления рисками обеспечивает упорядоченную среду принятия решений и эффективное использование ресурсов.
Все аспекты управления рисками подлежат обязательной регистрации: вся информация сохраняется в виде типовых форм документов. Создаётся база данных рисков, которая является основой разработки последующих действий. В этом состоит принцип документирования.
Основная цель процесса управления рисками при принятии управленческих решений — увеличение вероятности успешной реализации инвестиционного проекта через снижение степени воздействия рисков до приемлемого уровня. Содержание этого процесса составляют функции, которые представляют собой обособленные виды деятельности в общем цикле управления риска.