2.4 Классификация документов и требования к документации

Документ - это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Документы бухгалтерского учета различаются по своему виду, содержанию и назначению (таблица 1),, в том числе первичные документы – это документы, содержащие информацию о совершенных фактах хозяйственной жизни у экономического субъекта.

Также состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) – таблица 2.

Таблица 1 - Классификация документации по ОКУД

Код ОКУД	Наименование формы
0200000	Унифицированная система организационно-распорядительной документации
0300000	Унифицированная система первичной учетной документации
0400000	Унифицированная система банковской документации
0500000	Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации
0600000	Унифицированная система отчетно-статистической документации
0700000	Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий
0800000	Унифицированная система документации по труду
0900000	Унифицированная система документации пенсионного фонда российской федерации
1000000	Унифицированная система внешнеторговой документации

Таблица 2 - Классификация документации по назначению в бухгалтерском учете

Наименование вида	Содержание/назначение
Системная документация	Договор, приказ / устанавливает систему правоотношений
Первичная документация	Накладные, акты и др. / отражают информацию о совершении операции (факта хозяйственной жизни)
Регистры	Синтетические и аналитические / отражают информацию в определенных уровнях обобщения для целей свода, анализа, контроля операций
Отчетность	БФО, налоговая, статистическая / служат отчетными формами для заинтересованных пользователей

Обязательные реквизиты первичного учетного документа определены ФЗ-402 (п.2 ст.9 402-ФЗ) – рисунок 4.

Рисунок 4 - Обязательные реквизиты документа

Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены ГОСТами – рисунок 5.

Также:

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Рисунок 5 - Требования к документу

С нашей точки зрения можно выделить три основных требования к первичному документу и соответствующие критерии, определяющие эти требования:

1) Требование к форме документа. Критерии: носитель, унификация, пригодность

Носитель информации может быть бумажный и электронный, соответственно документ может быть составлен в бумажной форме и в электронной форме.

Унификация документации определяет состав и структуру реквизитов документа.

Пригодность определяет возможность точной идентификации информации в поврежденном документе.

2) Требование к достоверности документа. Критерии: полнота, сопоставимость, целесообразность, аутентичность.

Полнота - это наличие информации в необходимых реквизитах документа.

Сопоставимость - тождественность данных документа с другой документацией, где отражена идентичная информация.

Целесообразность - отражение операций в соответствии с их действительным экономическим смыслом, обусловленных разумными экономическими или иными причинами (целями делового характера).

Аутентичность - соответствие документа установленным правилам; создание и отправление документа лицом, уполномоченным на это, в то время, которое обозначено в документе.

3) Требование к целостности документа. Критерий: неизменность.

Неизменность - отсутствие несанкционированных изменений (исправлений) документа.

На чем они основаны общие требования к первичной документации: в Российской Федерации существует ряд нормативных документов, устанавливающих данные требования.

Критерий полноты определен в соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 №402-ФЗ (ред. от 04.11.2014), где указаны обязательные реквизиты первичного учетного документа: наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; подписи лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Критерий аутентичности определен в соответствии с п. 3 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»: первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Также критерии аутентичности, сопоставимости, целесообразности, целостности, пригодности определены ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»: п. 7.2.2. «Аутентичность», п.7.2.3. «Достоверность», п. 7.2.4. «Целостность», п. 7.2.5. «Пригодность для использования».

Критерий унификации определен в соответствии с п. 4 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»: формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Также Приказ Минфина России «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» от 30.03.2015 №52н устанавливает формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора».

Таким образом, организации государственного сектора могут использовать документацию, указанную в перечне Приказа Минфина России №52н, который, в свою очередь, основан на:

- Постановлениях Госкомстата, унифицирующих большую часть первичных документов;

- Положении о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России 19.06.2012 №383-П) (ред. от 19.05.2015), унифицирующего расчетно-платежную банковскую документацию;

- Постановлении Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2011 г. №1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», унифицирующего форму документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость;

- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов». Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

- также состав унифицированных организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с «ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации» (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299) (ред. от 05.08.2015).

Организации, не относящиеся к государственному сектору, могут использовать неунифицированные формы первичных учетных документов, которые определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, но за исключением кассовых, банковских документов, документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость.

Критерий носителя определен в соответствии с п. 5 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете»: первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Также нормативные документы по электронной цифровой подписи утверждают критерий полноты, аутентичности, целостности.

Согласно Федеральному закону №63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 (ред. от 30.12.2015), электронная подпись имеет место деление на:

- простую электронную подпись - посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

- усиленную неквалифицированную электронную подпись - получают в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи. Данная подпись позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений после подписания электронных документов.

- усиленную квалифицированную электронную подпись - соответствует всем признакам неквалифицированной, но для создания и проверки её используются средства криптозащиты, которые сертифицированы ФСБ РФ. Сертификаты квалифицированной электронной подписи выдаются исключительно аккредитованными удостоверяющими центрами.

Согласно ФЗ № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. При этом обязательным является соблюдение следующего условия: между участниками электронного взаимодействия должно быть заключено соответствующее соглашение.

Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. Контролирующие органы, такие как ФНС, ПФР, ФСС, признают юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной электронной подписью.

ГОСТ Р 34.10-2012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» определяет схему электронной цифровой подписи, процессы формирования и проверки цифровой подписи под заданным сообщением (документом), передаваемым по незащищенным телекоммуникационным каналам общего пользования в системах обработки информации различного назначения.

Исполнение документа – процесс документирования с момента создания до момента сдачи документа в архив. Он состоит из этапов – рисунок 6.

Проверка документа также может быть вне системы бухгалтерского учета – при ревизии, аудите, экспертизе. Она будет включать 3,4,5 этапы исполнения документа.

Рисунок 6 - Этапы исполнения документа

Вышеперечисленные требования к документами и критерии, их определяющие, подкрепленные законодательными нормами, определяют обязательные и рекомендательные аспекты, которые целесообразно использовать экономическим субъектам при формировании документации, чтобы осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно, соблюдать требования нормативной среды, обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации.