12 Характеристики эффективной системы контроля

Характеристиками эффективной системы контроля являются: точность и достоверность, своевременность, экономичность, гибкость, обоснованность критериев и их множественность, объективность, стратегическая направленность, связь с вознаграждением, ориентированность на человеческий фактор.

Достоверность и точность информации. Часто менеджеры принимают решения, основанные на недостоверной или неточной информации, которая обычно поступает от подчиненных и является способом сокрытия недостатков собственной работы и избежания наказания. Такое явление имеет место при отсутствии взаимопонимания между руководителем и подчиненными. Эффективная система контроля должна предотвращать поступление недостоверной информации, используя для этого как систему наказаний, так и альтернативные информационные каналы. Однако наилучшим способом решения этой проблемы является формирование соответствующей организационной культуры.

Своевременность контроля. По своевременного выявления недостатков в работе проблему можно ликвидировать, не допустив кризисных ситуаций. Но своевременность не означает поспешность. В зависимости от характера проблем контроль можно успешно осуществлять и на основе информации, поступающей с установленной периодичностью. Важно определить, какие интервалы времени являются допустимыми для обеспечения управляемости процесса.

Опытный менеджер всегда знает, как определить промежуточные точки, на которых он сосредоточит контрольные действия. Протяженность во времени между точками целесообразно выбирать с таким расчетом, чтобы выявить возможные отклонения на ранней стадии. Для менеджеров низшего уровня этот интервал является меньшим, для высшего - большим. Но в случае резких отклонений информацию следует мгновенно передавать лицу, уполномоченному принимать решения о корректировке процесса.

Экономичность контроля. Означает, что затраты на создание и внедрение системы контроля должны быть меньше, чем выгода от ее применения. Значительные расходы на приобретение технических средств контроля, увеличение количества лиц, контролирующих, и числа проверок не является гарантией того, что эффективность контроля вырастет.

Гибкость системы контроля. Предусматривает ее способность быстро адаптироваться к изменениям и внести в систему контролирующих действий необходимые коррективы.

Обоснованность критериев контроля и их множественность. Заключается в четком разъяснении исполнителям задачу. Достижение цели фиксируется по определенным количественным или качественным критериям. Если критерии необоснованны, то существует вероятность того, что у исполнителей могут возникнуть сомнения в целесообразности их работы. Это обусловит сокрытия реального положения вещей от руководителя. Однако количество критериев, по которым контролируется состояние объекта управления, должна дать целостную его картину

Объективность контроля. Результаты контроля должны как можно точнее отражать ситуацию, особенно когда незначительные отклонения от параметров могут существенно повлиять на конечный результат, провоцируя эффект «Снежного кома»

13 ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ представляет собой процесс, который начинается с возникновения проблемной ситуации и заканчивается выбором решения, т.е. выбором одного из вариантов действий по устранению проблемной ситуации.

Существует множество факторов, влияющих на процесс принятия решения в организациях. Среди наиболее важных следует определить следующие:

1) Степень риска - подразумевается, что всегда существует вероятность принятия неверного решения, которое может неблагоприятно повлиять на организацию. Риск - фактор, менеджеры учитывают сознательно, или подсознательно, при принятии решения, так как он связан с ростом ответственности.

2) Время, имеющееся в распоряжении менеджера для принятия решения - отражается за того, что количество времени, которое менеджер может использовать для принятия решения, часто ограничена. На практике большинство руководителей не имеют возможности проанализировать все возможные альтернативы, испытывая дефицит времени.

3) Степень поддержки менеджера коллективом - этот фактор учитывает то, что новых менеджеров воспринимают не сразу. Если взаимопонимания и поддержки других менеджеров и подчиненных не хватает, то проблему следует устранять за счет своих личных качеств, которые должны способствовать выполнению принятых решений.

4) Личные способности менеджера - один из наиболее важных факторов. Независимо от того, как менеджеры принимают решения и отвечают за них, они должны иметь способности к тому, чтобы принимать правильные решения.

5) Политика организации - в данном случае учитывается субъективный фактор при принятии решения. Статус, власть, престиж, легкость исполнения - все это может повлиять на принятие того или иного решения.

Конечным результатом принятия решения является именно управленческое решение, которое выступает как первоначальный, базовый элемент процесса управления, обеспечивающая функционирование хозяйственной организации за счет взаимосвязи формальных и неформальных, интеллектуальных и организационно-практических аспектов менеджмента.