Самостоятельное выполнение задания
Практическая работа 17
Самостоятельное выполнение задания
1.составить жалобу.
2. проставить индекс.
3. зарегистрировать ее.
4. проставить 17 реквизит
5.поставить на контроль.
6.исполнить документ
Практическая работа 18
Самостоятельное выполнение задания.
Практическое задание 1. Определите, к какому потоку документов (входящих, исходящих или внутренних) относятся следующие операции по обработке документов. Заполните таблицу.
размножение документов после проставления резолюции руководителем;
подшивка в дело копии ответного документа;
контроль за исполнением документа;
согласование проекта документа с заинтересованными лицами;
регистрация документов;
подписание;
проставление резолюции на документе;
исполнение документа;
предварительное рассмотрение документов;
подготовка проекта документа;
отправка документа;
передача документа на исполнение.
Потоки документов
|
Индексы операций по обработке документов |
Входящие
|
|
Исходящие
|
|
Внутренние
|
|
Практическое задание 2. Проведите предварительное рассмотрение поступивших документов, распределив их на два потока: а) для передачи руководителю организации; б) для передачи в структурные подразделения:
копия приказа генерального директора фирмы, присланная в один из ее филиалов;
счет за поставленную продукцию, полученный от фирмы-поставщика;
письмо с предложением о совместной деятельности, полученное предприятием от торговой организации
приглашение на очередное заседание Совета предпринимателей города, адресованное директору коммерческой фирмы;
форма квартальной бухгалтерской отчетности;
учебная программа переподготовки кадров, привезенная представителем Центра подготовки персонала при Академии экономики и права;
письмо-напоминание от фирмы-партнера о приближении срока оплаты выполненных работ;
письмо-запрос торгового дома о видах изделий, которые будут выпускаться в текущем году;
письмо от фирмы-потребителя продукции предприятия с приложенным актом экспертизы забракованной продукции.
Практическое задание 3. Определите объем документооборота по указанным видам работ. Заполните таблицу.
Секретарь в течение рабочего дня выполнила несколько видов работ с документами:
Получила 32 входящих письма и передала 14 из них на рассмотрение директору, а остальные – в структурные подразделения.
Размножила 5 из 14 рассмотренных директором писем в соответствии с резолюциями, содержавшими фамилии исполнителей:
1-е письмо – два исполнителя;
2-е письмо – четыре исполнителя;
3-е письмо – три исполнителя;
4-е письмо – пять исполнителей;
5-е письмо – два исполнителя.
Оформила приказ директора и передала копии этого приказа в 6 структурных подразделений.
Отправила 25 исходящих писем, в том числе:
3 письма – в 4 адреса;
1 письмо – в 3 адреса;
5 писем – в 2 адреса.
Оформила акт проверки работы с документами в отделе маркетинга в 3-х экземплярах.
Оформила протокол совещания у директора и размножила его в 3-х экземплярах.
Вид работ |
Количество документов по видам работ
|
Всего |
||
подлинники |
тираж |
|||
1. 2. 3. 4. 5. 6. |
|
|
|
|
Когда документы регистрируются?
Назовите преимущества карточной формы регистрации?
Какие виды документов подлежат обязательному контролю?
С какого момента исчисляется срок исполнения документа?
Кто может продлить срок исполнения документа?
Когда документ считается исполненным?
Из чего состоит индекс документа?
В скольких экземплярах оформляется РКК?
Практическая работа 19
Самостоятельное выполнение задания.
Задача 1.
Укажите причины, вызывающие необходимость внесения изменений в должностные инструкции.
Начало нового календарного года.
Изменение штатного расписания организации.
Назначение нового лица на должность директора организации.
Изменение функций структурного подразделения.
Изменение юридического адреса организации в пределах прежнего населенного пункта.
Переименование организации.
Увеличение штатной численности структурного подразделения в связи с ростом объема работ.
Задача 2. Какая из приведенных ниже дат является датой протокола?
Дата проведения заседания.
Дата оформления протокола секретарем.
Дата подписания председателем и секретарем.
Задача 3. Почему документы передаются исполнителям обязательно под расписку
Это служит доказательством факта получения документа исполнителем.
Это ускоряет процесс прохождения документа от руководителя к исполнителю.
Это исключает возможность потери документа при его движении в организации.
Это традиционная процедура, не имеющая практического значения сегодня.
Задача 4. Какое утверждение является правильным?
Все поступающие в организацию документы регистрируются секретарем.
Из всех поступающих в организацию документов секретарь регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю.
Поступившие в организацию документы регистрируются выборочно, в соответствии с утвержденным Перечнем документов, регистрируемых в службе ДОУ.
Поступившие в организацию документы секретарь регистрирует выборочно по своему усмотрению.
Задача 5. Почему регистрационные номера входящих и исходящих писем содержат в своем составе номера дел, в которые подшивается исполненный входящий документ или копия отправляемого исходящего документа?
Письма поступают в организацию и отправляются из организации обычно в большом количестве, поэтому нумеровать их только простыми порядковыми
номерами (как, например, внутренние документы) неудобно для дальнейшего практического использования.
Смысл такой индексации только в том, чтобы отличать входящие и исходящие документы от внутренних.
Такая индексация писем позволяет уже по номеру письма определить его тематику и исполнителей.
Указание в номере письма на номер дела позволяет четко систематизировать и быстро искать исполненные письма.
Задача 6. Какое утверждение является правильным?
Все организационно-распорядительные документы оформляются на официальных бланках.
Все организационно-распорядительные документы можно оформлять не на бланках кроме приказов и писем.
Отдельные виды ОРД допускается оформлять не на бланках.
ОРД оформляется на бланках или без них по усмотрению организации.
Задача 7. Исполнитель обратился к секретарю с просьбой о переносе срока исполнения документа, мотивируя это уважительной причиной. Что должен ответить исполнителю секретарь?
Предложить написать соответствующую докладную записку на имя директора фирмы.
Исправить срок исполнения самостоятельно.
Посоветовать исполнителю устно обратиться к директору и решить этот вопрос.
Доложить о просьбе директору, внести исправление в РКК и получить на ней визу директора, подтверждающую его согласие с переносом срока исполнения.
Задача 8. Выберите правильное утверждение.
Выписка из протокола:
Подписывается председателем и секретарем.
Подписывается только секретарем.
Заверяется секретарем.
Подписывается председателем.
Заверяется председателем.
Не требует подписей и заверительных надписей.
Задача 9. Проанализируйте приведенные примеры формулировок распорядительной части текста приказа и отметьте вариант, являющийся правильным, т.е. содержащий всю необходимую информацию и не имеющий лишней информации.
Никифорову М.П. подготовить проект плана выпуска продукции в 1У квартале 2004 г. к 01.09.2004 г.
Начальнику отдела кадров Ефимовой А.Е. составить график отпусков сотрудников организации на 2005 г. до 17..12.2004 г.
Начальнику отдела продаж представить отчет о реализации продукции за первое полугодие 2004 г. в срок до 10.07.2004.
Начальнику канцелярии ООО «Бизнес-центр» разработать проект новой инструкции по делопроизводству к 12.05.2004.
Заведующему складом № 5 Осипову И.Б. подготовить помещение склада для приема готовой продукции.
Начальнику финансового отдела ООО «Бизнес-центр» Симакину О.П. подготовить справку о финансировании работ во П квартале 2004 г. к 05.07.2004.
Ведущему специалисту Петровой М.И. подготовить проект договора о сотрудничестве с ЗАО «Полимер» на 2005 г. до 15.11.2004.
Задача 10. Как вносятся изменения в должностные инструкции? Укажите правильный ответ
Изменения оформляются на отдельном листе и прилагаются к действующей должностной инструкции.
Изменения вписываются над зачеркнутым старым текстом с соответствующими пояснениями («Исправленному верить», подпись, дата, печать).
Изменения вводятся путем издания соответствующего приказа.
Должностная инструкция полностью перепечатывается с учетом вносимых изменений и заново утверждается.
Задача 11. Укажите номер правильного утверждения.
Все дела, образующиеся в организации, можно пронумеровать сплошной порядковой нумерацией.
Все дела организации следует нумеровать сплошной порядковой нумерацией в пределах каждого структурного подразделения.
Индекс каждого дела должен включать номер структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах данного структурного подразделения.
Каждая организация применяет свою систему индексации дел, т.к. этот вопрос не регламентируется специальными нормативами.
Практическая работа 20
Практическое задание
Отредактируйте документы и поставьте необходимые документы на контроль
Завод «Прогресс» Директору завода «Прогресс» Библиотека Орлову М.Н. Павловой О.В.
Заявление Для Семеновой: подготовить Приказ в трехдневный срок Орлов 12.05.2011
Прошу перевести меня в филиал № 3 на должность заведующего библиотекой в связи с уходом на пенсию Титовой Ю.О.
Павлова О.В.Павлова
|
ЗАО «Полиграф» Главному бухгалтеру Передал ООО «Строитель» Романову С.И. Телефонограмма Приняла 12.12.2004 № 10 г.Магнитогорск Челябинской обл.
Ваш заказ на изготовление рекламных материалов выполнен в полном объеме. Просим оплатить выставленный счет в срок до 20.12.2004.
Зам.директора Сонин З.М.
|
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ВКС»
Приказ 12.03.2004 № 12/23
Об увеличении уставного капитала Общества
В соответствии с решением Общего собрания акционеров (протокол от 10.03.2004 № 16) об увеличении уставного капитала общества Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала Общества ПРИКАЗЫВАЮ:
Генеральный директор И.С.Ферзев И Ферзев
Листьева 207-13-80
|
ООО «Олимп» Генеральному директору Ул.Полянка, 17 ОАО «Алюстен» Москва, 129463 Максимову Д.Н. Тел.: (095) 930-58-18 Факс: (095) 930-58-17
О заказе Уважаемый Дмитрий Николаевич! Сообщаю, что мы до сих пор не получили шкафы для документов, которые являются частью нашего заказа. Будем благодарны, если Вы сможете отправить их как можно скорее. В противном случае наш договор будет расторгнут.
Генеральный директор Иванов А.А.Иванов |
ООО «Лига» Директору павильона ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО Всероссийского 23.08.2004 № 01-88/395 выставочного центра Т.К.Турову О предоставлении выставочной площади
Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв.м выставочной площади для проведения с 10 ноября по 31 декабря 2004 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви. Оплату гарантируем.
Исполнительный директор Кочетков А.А.Кочетков Главный бухгалтер Булгакова О.П.Булгакова
|
ТЕЛЕГРАММА СРОЧНАЯ ЧЕЛЯБИНСК ОАО УРАЛСТРОЙ ГРИГОРЬЕВУ
Прошу сообщить данные о состоянии реализации продукции зпт ее остатках зпт объемах отгруженной зпт а также подлежащей отгрузке продукции зпт неоплаченных счетах тчк 18/07-12 Орлов 104456, Москва, Садовая, 5 Директор ЗАО «Контакт» Орлов Орлов А.Б. 15.12.2004 |
«ТРИСТАР КОНСАЛТ» ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Кому: Исполнительному директору Сидоренко В.И. От: Старшего консультанта Милошенкова П.Д. Дата: 28 июля 2003 г. Тема: Внесение изменений в штатное расписание на 2004 г.
Согласно Вашим указаниям от 10 июля с.г. мною выполнен анализ эффективности работы сотрудников отдела правового обеспечения клиентов «на выезде» в первом полугодии текущего года (приложение 1 к настоящей записке) На основании результатов анализа считаю необходимым увеличить число штатных сотрудников отдела, имеющих права на управление легковым автотранспортом и владеющих таковым. Расчет задействования сотрудников по зонам – в приложении 2. Расчет обеспечения сотрудников мобильными средствами связи - в приложении 3. |
Расчет-обоснование увеличения числа штатных сотрудников отдела правового обеспечения клиентов - в приложении 4.
Старший консультант отдела Правового обеспечения клиентов Милошенков Милошенков П.Д. |
Компания «Российские Генеральному директору Авиалинии» компании Справка Ивлеву М.Ю.
К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартерным рейсом в г. Римини (Италия). К 01.06.2004 численность туристических групп, вылетающих в Италию, возросла до 80 человек, в результате чего у нас возникла трудности из-за нехватки посадочных мест. Самолеты авиакомпании «Россия» имеют 180 посадочных мест, но предоставить большее число мест нашей компании она не имела возможности. Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией АGТ, которая имеет возможность предоставить вам 100 посадочных мест на каждом рейсе в Римини.
Менеджер Соколова Соколова О.Д.
|
Практическая работа 21
Практическая работа Проведения экспертизы ценности документов.
Текст задания: провести “ЭЦД следующим документам:.
Учредительные договора |
Пост.
|
2000г
|
Свидетельства о регистрации, |
Пост.
|
2000г
|
Положения о структурных подразделениях организации; |
Пост.
|
2000г
|
Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы) по их разработке |
3 г.* ЭПК
|
* После утверждения 10.01.2006 |
Структуры и схемы организации управления; пояснительные записки к ним: |
|
2000г
|
|
Пост. До замены новыми
|
|
Документы (лицензии, квоты, протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицензировании деятельности организации
|
Пост.
|
2000г
|
Перечни видов лицензируемой деятельности: |
|
|
|
Пост. До замены новыми
|
2000г
|
Документы по аттестации, аккредитации, сертификации |
Пост.
|
2003г
|
Документы о приватизации |
Пост.*
|
* При наличии в организации подлинников копий документов - до минования надобности 2003г |
Договоры о правах и обязанностях: а) с руководителем организации
|
Пост.
|
* После истечения срока действия договора 2005г |
Практическая работа 22.Оформление результатов экспертизы ценности документов.
Текс задания:Составить номенклатуру дел из перечисленных документов финансового отдела ОАО Распадская
Заголовок |
Срок хр |
Крайние даты |
Реестры акционеров
|
Пост.
|
1980
|
Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды
|
Пост.
|
2002 |
Договоры о продаже-покупке акций акционерами
|
5 л.* ЭПК
|
* После истечения срока действия договора 2002 |
Журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров
|
Пост.
|
2003 |
Положения о долевой собственности, выпуске и распределении акций, ценных бумаг, образцы акций, проспект эмиссии акций |
Пост.
|
1980 |
Документы по акционированию |
5 л. ЭПК
|
2004
|
Штатные расписания организации, изменения к ним:
|
Пост.
|
2005 |
Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению |
3 г.* ЭПК
|
* После утверждения 2005 |
Штатные расстановки |
75 л.
|
1974 |
Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц:
|
Пост.
|
* После замены новыми 2005г |
Практическая работа 23 Оформление результатов экспертизы ценности документов .
Текст задания. Из нижеперечисленных документов отберите к уничтожению документы, не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение.
Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные): ОАО Распадская
|
* После замены новыми
|
За 2000г |
Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций, списки учредителей (участников) |
Пост.
|
2000г
|
Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств |
Пост.
|
2000г
|
Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах |
Пост.
|
2000г
|
Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы) по их разработке |
3 г.* ЭПК
|
* После утверждения 10.01.2006 |
Структуры и схемы организации управления; пояснительные записки к ним: |
пост |
2000г
|
|
|
|
Документы (лицензии, квоты, протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицензировании деятельности организации
|
Пост.
|
2000г
|
Перечни видов лицензируемой деятельности: |
|
|
|
Пост.
|
2000г
|
Документы (сертификаты, свидетельства, аттестаты, представления, протоколы, положения, книги регистрации и др.) по аттестации, аккредитации, сертификации |
Пост.
|
2003г
|
Документы (постановления, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства и др.) о приватизации |
Пост.*
|
* При наличии в организации подлинников копий документов - до минования надобности 2003г |
Договоры о правах и обязанностях: а) с руководителем организации б) с членами коллегиальных исполнительных и др. органов организации в) с другой организацией
|
Пост. 5 л.* ЭПК 5 л.* ЭПК
|
* После истечения срока действия договора 2005г |
Реестры акционеров
|
Пост.
|
1980
|
Реестры владельцев ценных бумаг
|
Пост.
|
2001
|
Практическая работа 24.
Текст задания: Составить опись
Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные): ОАО Распадская
|
* После замены новыми
Пост. |
За 2000г |
Учредительные договора |
Пост.
|
2000г
|
Свидетельства о регистрации, |
Пост |
2000г
|
Проекты уставов, |
3 г.* ЭПК
|
* После утверждения 10.01.2006 |
Структуры и схемы организации управления; пояснительные записки к ним: |
Пост. До замены новыми
|
2000г
|
Документы о лицензировании деятельности организации
|
Пост.
|
2000г
|
Перечни видов лицензируемой деятельности: |
Пост. До замены новыми
|
2000г
|
Документы по аттестации, аккредитации, сертификации |
Пост.
|
2003г
|
Документы о приватизации |
Пост.*
|
* При наличии в организации подлинников копий документов - до минования надобности 2003г |
Договоры о правах и обязанностях:
|
Пост.
|
* После истечения срока действия договора 2005г |
Реестры акционеров
|
Пост.
|
1980
|
Реестры владельцев ценных бумаг
|
Пост.
|
2001
|
Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды
|
Пост.
|
2002 |
Договоры о продаже-покупке акций акционерами
|
5 л.* ЭПК
|
* После истечения срока действия договора 2002 |
Журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров
|
Пост.
|
2003 |
Положения о долевой собственности, выпуске и распределении акций, ценных бумаг, образцы акций, проспект эмиссии акций |
Пост.
|
1980 |
Практическая работа 25 Передача документов и дел в ведомственный архив организации
Текст задания: Передать следующие документы организации на хранение в государственный архив
Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций, списки учредителей (участников) |
Пост.
|
2000г
|
Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств |
Пост.
|
2000г
|
Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах |
Пост.
|
2000г
|
Структуры и схемы организации управления; пояснительные записки к ним: |
|
2000г
|
|
Пост. До замены новыми
|
|
Документы (лицензии, квоты, протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицензировании деятельности организации
|
Пост.
|
2000г
|