Тема 2. Управління підприємством і його організаційна структура.

1. Сутність і функції процесу управління.

2. Методи управління діяльністю підприємств.

3. Організаційної структури управління підприємствами.

4. Вищі органи державного управління підприємствами (організаціями).

1.Сутність і функції процесу управління.

Ключову роль у підтриманні балансу між цими процесами, а також у приведенні в дію потенціалу підприємства для їх здійснення належить управлінню

Управління – це здійснення впливу на процес шляхом прийняття рішень. Основоположником управління вважається американський інженер і дослідник Тейлор (1856-1915), який розглядав управління як „мистецтво знати точно, що слід зробити і як це робити найкращим способом”.

Зазначене визначення управління дає змогу розглядати підприємство як соціально-економічну систему, яка складається з двох взаємопов’язаних підсистем: керуючої і керованої, на яку впливає зовнішнє середовище через входи і виходи цієї системи.

Керуюча підсистема (суб’єкт управління) – це людина або група людей, які здійснюють управлінський вплив на керовану підсистему (об’єкт управління) за допомогою певних засобів. Елементи керуючої підсистеми – це співробітники та підрозділи підприємства, які приймають участь у процесі управління. Зв’язки між елементами керуючої підсистеми – це тільки такі зв’язки, які необхідні для здійснення впливу, які виникають стосовно реалізації функцій і повноважень управління.

Керована підсистема підприємства являє собою єдність соціального (люди) і технічного елементів процесу виробництва (сировина, обладнання, технологія тощо).

Система управління підприємством є формою реального втілення управлінських взаємозв’язків. Вона виступає у вигляді реально існуючої субстанції, через яку управління набуває конкретного змісту і конкретного прояву, а функції управління – практичної реалізації. В дійсності управлінська діяльність – це функціонування системи управління.

До основних складових системи управління підприємством відносять:

1. ланки управління підприємством – організаційно відокремлені за критерієм спеціалізації або комбінації функцій управління, сфер управління, обсягів і масштабів повноважень одиниці системи управління (управлінські органи, підрозділи, відділи, сектори, групи);

2. функції управління – види діяльності, які виникають внаслідок поділу управління на окремі складові за ознакою подібності змісту роботи, що виконується в їх межах та їхньої цільової спрямованості. Функції управління характеризують зміст управлінської діяльності;

3. структура управління підприємством – склад, взаємозв’язки і підпорядкованість ланок управління підприємством. Структура управління відображає сукупність ланок управління підприємством, сферу їх відповідальності та ієрархію взаємовідносин між ними в процесі управління;

4. процес управління – послідовність дій ланок управління, необхідних для формування впливу на керовану підсистему підприємства. З позицій практики процес управління являє собою низку операцій (процедур) розробки й прийняття управлінських рішень в їх певній послідовності та комбінації;

5. механізм управління – методи (важелі), за допомогою яких здійснюється вплив керуючої підсистеми на керовану підсистему підприємства. Завдяки механізмам управління вплив керуючої підсистеми призводить до зміни ситуацій, тобто потенціал управління перетворюється у конкретну цілеспрямовану діяльність співробітників підприємства.

Функції управління є одним з ключових елементів системи управління підприємством, оскільки розкривають сутність і зміст управлінської діяльності на всіх рівнях управління. Функції управління – це спеціалізовані види управлінської діяльності, які виникають внаслідок поділу процесу управління на окремі складові за ознакою подібності змісту робіт, що виконуються в їх межах, та їхньої цільової спрямованості. Функції управління поділяють на дві групи: загальні та конкретні.

До загальних функцій управління відносять взаємопов’язані універсальні види управлінської діяльності, які аналогічні для усіх підприємств, незалежно від їх призначення й особливостей підприємства, наявності (або відсутності) того або іншого об’єкту чи процесу в його керованій підсистемі. Загальні функції розкривають сутність управління на всіх рівнях. За характером виконуваних робіт у цій групі виокремлюють такі функції управління: планування, організація, мотивація, контроль.

Проте, управління здійснюється не взагалі, а конкретними складовими підприємства та процесами, що там відбуваються. Загальні функції управління з абстрактного стану трансформуються у конкретний лише через управління певними елементами, об’єктами і процесами на підприємстві. До таких, зокрема, відносять:

• елементи зовнішнього середовища, які впливають на діяльність підприємства;

• всі види ресурсів (людські, матеріальні, фінансові, інформаційні);

• процеси виробництва і реалізації продукції;

• процеси розвитку і вдосконалення управління підприємством.

Саме такі функції, які визначають спрямованість управління на конкретний об’єкт і називаються конкретним функціями управління.

Загальні функції є основою здійснення будь-якого управлінського процесу:

1). Функція планування полягає у визначені цілей діяльності підприємства та виборі способів (шляхів) їх досягнення. Реалізація цієї загальної функції управління передбачає:

1. прогнозування;

2. цілевстановлення;

3. розробку планів діяльності підприємства.

Прогнозування – це процес розробки й обґрунтування гіпотези про імовірні тенденції розвитку та можливий майбутній стан підприємства і його зовнішнього середовища.

Цілевстановлення як складова функції планування передбачає визначення місії та цілей діяльності підприємства. Місія являє собою чітко визначену керівництвом причину існування підприємства, вона розкриває його призначення і наміри стосовно задоволення потреб споживачів, пояснює, яким підприємство прагне бути, вказує на відмінності даного підприємства від йому подібних. Формулюючи управлінську філософію управління місія забезпечує орієнтири для визначення стратегії й цілей діяльності підприємства. Цілі підприємства – це конкретні, кількісно виражені бажані результати його діяльності яких воно прагне досягти в певний момент у майбутньому. Залежно від часового інтервалу, необхідного для досягнення цілей їх поділяють на довгострокові і короткострокові.

Конкретизація цілей підприємства, визначення шляхів і засобів їх досягнення, термінів і послідовності їх реалізації, а також необхідних для цього ресурсів здійснюється в процесі розробки планів діяльності підприємства.

2). Функція організації – це вид управлінської діяльності, спрямований на розподіл робіт між окремими виконавцями та їх групами, встановлення взаємозв’язків між ними та узгодження їх діяльності з метою досягнення цілей підприємства. Реалізація функції організації відбувається у процесі організаційної діяльності, тобто через сукупність процесів, за допомогою яких менеджер усуває невизначеність і конфлікти поміж співробітниками підприємства щодо роботи або повноважень і створює середовище, придатне для їх спільної діяльності.

Основними складовими організаційної діяльності на підприємстві є:

1) розподіл праці – процес поділу загальної роботи на окремі складові частини, достатні для виконання окремим виконавцем у відповідності до його кваліфікації та здібностей;

2) департаменталізація – процес групування робіт (видів діяльності) та їх виконавців в окремі підрозділи підприємства (цехи, дільниці, відділи, сектори, групи тощо).

3). Функція мотивації – це процес впливу на людину шляхом створення умов, які дозволяють їй відчути, що вона може задовольнити свої потреби такою поведінкою, яка забезпечить досягнення цілей організації.

Мотивація – це сукупність внутрішніх і зовнішніх рушійних сил, які спонукають людину до діяльності, спрямованої на досягнення певної мети.

Процес мотивації – це процес впливу на людину з метою її спонукання до певних дій, спрямованих на досягнення цілей організації. У моделі процесу мотивації, можна виокремити шість етапів.

Перший етап – констатація ситуації виникнення потреби. Потреба виникає тоді, коли людина відчуває, що їй чогось не вистачає.

Другий етап – пошук шляхів усунення потреби. Виникнення потреби вимагає від людини пошуку можливостей для її усунення через її задоволення, або її стримування, або її не сприймання.

Третій етап – визначення цілей або напрямків дій для усунення потреби. На цьому етапі людина вирішує, що вона повинна зробити, за допомогою яких засобів, що отримати в результаті для того. щоб усунути потребу.

Четвертий етап – виконання дій. На цьому етапі людина прикладає зусилля для виконання певних дій, спрямованих на досягнення визначених на попередньому етапі цілей.

П’ятий етап – отримання винагороди. За виконані дії людина отримує винагороду, яку вона може використати для усунення потреби. До винагороди відносять широкий спектр конкретних засобів, які ґрунтуються на системі цінностей людини (усього того, що можна запропонувати людині як компенсацію за її дії). При цьому розрізняють два типи винагородження: зовнішнє винагородження – його працівник отримує від організації (заробітна плата, премії, пільги, привілеї, просування по службі, символіка службового статусу тощо); внутрішнє винагородження – його дає сама робота, що виконується працівником, її результативність, змістовність, значимість тощо.

Шостий етап – визначення ступеня відповідності отриманої винагороди очікуваним результатам дій. Людина з’ясовує, якою мірою виконання дій забезпечило досягнення бажаного результату. Залежно від цього людина може відчувати або незадоволення, або часткове задоволення, або задоволення, що у подальшому й призводить відповідно до послаблення, збереження або підсилення мотивації. Залежно від ступеня усунення потреби людина або припиняє діяльність до виникнення нової потреби, або продовжує шукати нові можливості усунення потреби.

4). Функція контролю – це вид управлінської діяльності, спрямований на забезпечення досягнення цілей підприємства шляхом постійного спостереження за його діяльністю та усунення відхилень, що при цьому виникають. В межах процесу контролю можна виокремити три основні етапи:

1. вимірювання реальних процесів, що відбуваються на підприємстві;

2. порівняння результатів реального виконання із раніше встановленими стандартами (планами діяльності);

3. реакція на порівняння (коригуючи дії або зміна стандартів).

За критерієм часу здійснення контрольних операцій розрізняють випереджаючий, поточний і заключний контроль.

Випереджаючий контроль спрямований на контроль «входів» в організацію і здійснюється ще до початку трансформаційного процесу. Його завдання – відслідковувати якість та (або) кількість ресурсів на «вході» до підприємства (фізичні, людські, інформаційні, фінансові), тобто до того, як вони стнуть частиною системи підприємства. Метою випереджаючого контролю є запобігання ситуацій, які здатні нанести шкоду підприємству.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо під час трансформаційного процесу. Він спрямований на вимірювання фактичних результатів діяльності й оперативне реагування на відхилення, що виникають. Поточний контроль дозволяє з’ясувати причини відхилень і з мінімальною затримкою їх усувати. Тому він використовується в процесі управління частіше за інші види контролю.

Заключний контроль проводиться вже після завершення трансформаційного процесу. Його об’єктами є кінцеві результати діяльності підприємства. Основний недолік заключного контролю – це констатація відхилень від запланованих результатів на завершальній стадії, коли збитки вже наявні. Проте для багатьох видів діяльності підприємства – це єдино можливий вид контролю. Заключний контроль виконує дві важливі функції: забезпечує інформацію для вдосконалення планування у майбутньому і дозволяє побудувати ефективну систему мотивації працівників підприємства

З урахуванням цього важливо наголосити, що управління підприємством відображає сукупність взаємозв'язаних процесів планування, організації, мотивації та контролю, які забезпечують формування й досягнення цілей підприємства

Ефективність — це оціночний критерій діяльності колективу працівників у будь-якій сфері, включаючи управління. Тому забезпечення високої ефективності управління є складовою частиною загальної проблеми підвищення економічної ефективності сільськогосподарського виробництва. Визначають її на основі загальних методологічних принципів, прийнятих в економіці.

Існують різні підходи до визначення ефективності управління.

• Розраховують синтетичні показники ефективності управління (коефіцієнт оперативності, надійності тощо).

• Фактичні дані порівнюють з нормативними, плановими або з показниками за попередні роки (нормативи чисельності апарату управління, продуктивність, економічність управління тощо).

• Застосовують якісну оцінку ефективності за допомогою експертів.

• Застосовують емпіричні формули для розрахунку показників, що характеризують ефективність управління.