Реєстрація документів з паперовими носіями.

Реєструються документи за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

•   акти органів державної клади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до установи;

•  накази (розпорядження) з основних питань діяльності установи;

•  накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань;

•  накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);

•  рішення колегії;

•  акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

•  бухгалтерські документи;

•  заявки на матеріально-технічне постачання;

•  службові листи;

•  звернення громадян;

•  запити на інформацію.

Окремо від інших документів реєструються:

—  факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку);

—  документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису (із зазначенням електронної адреси відправника та адресата).

Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах.

Під час реєстрації документу надається умовне позначення — реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 34 Типової інструкції (див. підрозділ 2.3. Датування та індексування документа другого розділу посібника).

В установах може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів:

• журнальна;

• карткова;

• автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).

Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 600 документів на рік. Зразки журналів реєстрації вхідних і вихідних документів подано в додатках 5.6 та 5.7.

Карткова форми реєстрації має значно більше застосування. Основним принципом реєстрації документів за картковою формою є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз.

Кількість примірників карток визначається установою і залежить від рівня централізації організації діловодства, кількості виконавців документа та кількості картотек в установі. Як правило, роздруковуються три примірники карток: два — розміщуються в довідковій і контрольній картотеках, один — передається виконавцю разом із документом. Виготовляються картки на щільному папері формату А5 (210 х 148 міліметрів) або А6 (105 х 148 міліметрів).

Для зручності реєстраційні картки можуть групуватись в обліково-довідкові картотеки, які заводяться окремо на кожний календарний рік. Такі картотеки, зазвичай, складаються з двох частин: виконаних і невиконаних документів. Перша частина реєстраційної картки використовується для пошуку виконаних

документів з певного питання, друга — для пошуку документів у процесі роботи над ними за виконавцями, кореспондентами або строками виконання.

Якщо реєстраційних карток багато, їх розкладають по розділах за напрямами діяльності установи, покладеними в основу назв її структурних підрозділів. У міру виконання документів картки з розділів першої частини з проставленими на них необхідними позначками переставляються у відповідний розділ і рубрику другої частини картотеки.

Автоматизована форма реєстрації документів дає можливість формувати банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі — центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.

У разі застосування карткової чи автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка із зазначенням обов’язкових реквізитів. Зразок реєстраційно-контрольної картки та порядок її заповнення подано на в додатку 5.8).

Обов’язкові реквізити реєстрації документів з паперовими носіями: назва або характер документа; вид службового документа; автор (кореспондент) документа; дата та індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; строк виконання; позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання; дата виконання та реєстраційний індекс документа-відповіді); певні вимоги до опрацювання службових документів і даних; способи користуванням службовим документом.

Порядок розміщення реквізитів в реєстраційно-контрольній картці може визначатися установою. Склад обов’язкових реквізитів у разі необхідності може бути доповнений: зазначенням виконанця, його розпискою в одержанні документа, ходу виконання, додатками тощо.

На паперових документах документах, що реєструються службою діловодства, або секретарем-референтом, на нижньому березі першого аркушу документа з правого боку штемпелем ставитьсяреєстраційний штамп, яким визначається, чи підлягає документ поверненню секретареві-референтові.

Обов’язковому поверненню підлягають нормативні документи та кореспонденція одержана від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств, відомств, органів місцевих держадміністрацій, а також зареєстровані доручення.