Контроль и ревизия поступления и выбытия материально-производственных запасов

Важным звеном организации систематического контроля за обоснованностью приобретения, полнотой и своевременностью оприходования МПЗ является предварительный и текущий контроль за указанными операциями, осуществляемый прежде всего штатными службами и контролерами хозяйства.

В ходе предварительного контроля выявляют обоснованность и правильность заключения соответствующих договоров по указанным сделкам, соблюдение действующего порядка выдачи доверенностей на получение МПЗ, сроков и условий доставки их в хозяйство, формы расчетов.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в процессе поступления и оприходования указанных материальных ресурсов путем проверки товарно-транспортных накладных, счетов-фактур и других сопроводительных документов, их встречной сверки с внутренними документами по оприходованию этих ценностей или фактическим осмотром.

Полнота и своевременность оприходования отдельных видов покупных товарно-материальных ценностей определяются путем встречной сверки внутренних и внешних документов по этим операциям, а также сопоставлением записей по движению материалов за смежные периоды. Нередко хозяйства приходуют не полностью поступившие МПЗ (в меньшем количестве, чем указано в сопроводительных документах) и не предъявляют претензий. В таких случаях надо тщательно установить причины и характер образовавшихся недостач и при наличии вины поставщика принять меры к оформлению претензионных требований и возврату излишне уплаченных сумм. Иногда за указанными расхождениями могут скрываться факты присвоения тех или иных ценностей отдельными должностными лицами, что устанавливается сверкой записей по карточкам складского учета, проверкой движения этих материалов, опросом работников, связанных с их доставкой, разгрузкой, приемкой, отпуском и производственным потреблением. По всем выявленным фактам злоупотреблений составляют отдельные промежуточные акты и указанные недостачи относят на счета виновных лиц исходя из количества недостающих ценностей и их стоимости по рыночным ценам.

Чтобы выявить обоснованность и правильность оформления использования МПЗ на те или иные цели, необходимо изучить каждую хозяйственную операцию, для чего контроль целесообразно осуществлять по каждому виду и группе этих ценностей в разрезе отдельных направлений их выбытия. Проверяя записи по реализации продукции, необходимо сопоставить данные по отдельным аналитическим счетам к счетам 90 «Продажи», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 45 « Товары отгруженные» и 43 «Готовая продукция». Особое внимание при этом обращается на расхождение в весе и качестве отправленной и принятой заготовительными организациями и другими покупателями товарной продукции.

Проверяя выбытие сельскохозяйственной продукции по другим направлениям использования (переработка, расход на кормление животных, внесение семян и посадочного материала в почву и т.д.), контролеры должны выявить реальность такой операции путем встречной сверки соответствующих первичных документов (актов на переработку, ведомостей расхода кормов, актов расхода семян и посадочного материала и т.д.) с взаимосвязанными данными (актами и накладными на оприходование продукции переработки, количеством голов скота и рационами его кормления, нормами расхода семян и посевными площадями и т.д.), а также изучения самих документов.

В ходе контроля и ревизии расходования нефтепродуктов основное внимание обращают на соблюдение установленных норм, материальной заинтересованности в экономии и материальной ответственности за перерасход горючего и смазочных материалов. При списании инвентаря и хозяйственных принадлежностей обращается внимание на соблюдение сроков их эксплуатации, а также контингента лиц, которым разрешена бесплатная выдача специальной одежды и специальной обуви.

Особому контролю следует подвергать каждый случай недостач и хищений МПЗ, их списание вследствие порчи и гибели. Для этого устанавливают причины, виновных лиц и сумму причиненного хозяйству ущерба, на основании чего затем принимаются меры по его возмещению. В качестве основных приемов контроля используются изучение записей и данных первичных документов и учетных регистров по счетам 10 «Материалы», 94 «Недостачи и потери от прочих ценностей», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 26 «Общехозяйственные расходы» и 91 «Прочие доходы и расходы», а также контрольная инвентаризация, опрос отдельных лиц и их письменные объяснения.