Проверка сохранности, технического состояния и использования основных средств

При организации контроля и ревизии внеоборотных активов первоочередное внимание следует уделять проверке состояния хранения и сохранности объектов основных средств, что самым непосредственным образом связано с дальнейшим повышением эффективности их использования. Особое место в этой работе занимает организация действенного предварительного и текущего контроля.

Предварительный контроль за соблюдением установленного порядка хранения и обеспечения сохранности основных средств осуществляется преимущественно руководителями, специалистами и штатными контролерами сельскохозяйственных организаций. В ходе его проведения выясняется, за кем закрепляются те или иные объекты, какие работы предусматриваются при постановке их на хранение, как намечается организовать их охрану. Особое внимание при этом следует обращать на соблюдение установленных правил хранения тракторов, комбайнов и других сельскохозяйственных машин и орудий с тем, чтобы вовремя предупредить факты бесхозяйственности и небрежного отношения к сельскохозяйственной технике. В порядке предварительного контроля за соблюдением этих правил устанавливаются готовность мест хранения машин и оборудования, ход подготовки их к кратковременному и длительному хранению, ответственные лица, очередность и графики подготовительных работ. Важное место в ходе проведения предварительного контроля занимают проверка круга материально ответственных лиц по отдельным местам хранения основных средств, а также определение порядка документооборота, бухгалтерского учёта и инвентаризации отдельных групп указанных объектов.

В осуществлении текущего контроля за состоянием хранения и сохранности основных средств с приемами документального контроля (изучение документов, их встречная сверка, сопоставление документов и записей) применяются контрольные инвентаризации, опрос должностных лиц и другие приемы фактического контроля. Особенно эффективны в этих случаях фактические осмотры объектов в натуре. Надо как можно шире практиковать фактическую проверку состояния хранения и сохранности средств непосредственно в ходе выполнения сельскохозяйственных работ и подготовки тех или иных объектов к хранению. При этом по зданиям, сооружениям, передаточным устройствам и другим неподвижным объектам устанавливаются их техническое состояние, эксплуатационные возможности, готовность к производственному или иному функционированию по прямому назначению, целевой характер их использования. По машинам, оборудованию, транспортным средствам, инвентарю и другим мобильным объектам определяют размещение их по хозяйству и правильность эксплуатации или хранения, организацию технического обслуживания, пожарно-сторожевой охраны, комплектность и техническое состояние. В порядке текущего контроля следует широко практиковать проверку состояния хранения и сохранности основных средств в период подготовки к весенне-полевым и осенним уборочных работам, подготовки к зимовке скота, длительному хранению сельскохозяйственной техники, а также проведение ежегодной инвентаризации, когда предоставляется возможность своевременно принять необходимые меры по вскрытым фактам.

В ходе проведения годовой инвентаризации основных средств можно выявить соблюдение порядка её проведения (соблюдение порядка проведения подготовительных работ, осмотра отдельных объектов в натуре, их распределения по праву собственности и пригодности к эксплуатации, оформления соответствующих инвентаризационных описей). Выявленные в этих случаях недостатки могут быть оперативно устранены непосредственно в ходе указанной инвентаризации.

Тщательному изучению подлежат инвентаризационные описи, в ходе которого устанавливают правильность их составления, реальность отраженных в них данных и взаимосвязь их показателей с другими документами и учетными записями. Так, необходимо выявить, по типовой ли форме составлена опись на соответствующие группы объектов основных средств, правильно ли произведена их запись в соответствии с классификационной группой, назначением и местом хранения каждого объекта, все ли реквизиты заполнены в той или иной инвентаризационной описи, подписаны ли описи всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Фактическую проверку состояния хранения и сохранности основных средств эффективно дополнить контрольной инвентаризацией отдельных объектов, результаты которой оформляются промежуточным актом и включаются затем в общий акт ревизии или отчёт о результатах проверки.

Ревизия операций по поступлению и выбытию основных средств

Контроль и ревизия поступления основных средств и других внеоборотных активов направлены на выявление своевременности и полноты их оприходования, правильности формирования первоначальной стоимости соответствующих объектов, соблюдение установленного порядка их государственной регистрации (объектов недвижимости и транспортных средств) и закрепления за материально ответственными лицами в местах эксплуатации.

При данной проверке изучаются соответствующие документы и записи по счетам 01 «Основные средства», 08 «Вложения во внеоборотные активы» и 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», проводят встречную проверку этих записей и аналогичных данных у поставщиков.

При проверке поступления в хозяйство основных средств в порядке их безвозмездной передачи устанавливается наличие правовых оснований (договоров дарения, решение государственных органов), двусторонних актов приема-передачи указанных объектов, их техническое состояние и своевременность оприходования и закрепления за материально ответственными лицами.

Приобретение бывших в эксплуатации объектов у других предприятий должно быть тщательно проверено с точки зрения установления обоснованности договорных цен и целесообразности каждой такой операции, а также своевременности поступления и полноты оприходования таких объектов на баланс хозяйства.

Основные средства и другие внеоборотные активы в сельскохозяйственных организациях выбывают вследствие износа, ветхости, стихийных бедствий, реконструкции и замены малоэффективных более эффективными объектами, а также продажи, обмена и по другим причинам. Для каждого хозяйства важно обеспечить бережливое отношение ко всем объектам внеоборотных активов при их одновременном высокоэффективном использовании. Поэтому и в контрольно-ревизионной работе большое внимание следует уделять предупреждению фактов преждевременного износа и списания таких объектов, что достигается систематическим контролем за состоянием их хранения, использования и сохранности.

Текущему контролю подвергаются операции по выбытию основных средств непосредственно в момент их осуществления, что значительно повышает действенность всей контрольно-ревизионной работы. Необходимо всесторонне проверять отобранные комиссией к списанию объекты, убедиться в их действительной непригодности для дальнейшего восстановления и использования. Особо тщательно в этих случаях следует проверять предоставленные к утверждению акты на списание основных средств, данные которых необходимо сверить с техническими паспортами, проектами, сведениями, полученными в процессе непосредственного осмотра объектов в натуре.

Все объекты, выявленные в ходе текущего контроля как необоснованно списываемые с баланса хозяйства, подлежат восстановлению, что находит своё отражение в итоговых документах и предложениях контролеров.