Создание интерактивных форм в ms Word

1. Основные понятия форм

Специалисты различного профиля часто заполняют определенные формы. Средства подготовки форм MS Word являются большим шагом в направлении полного отказа от использования бланков форм, подготовленных типографским способом. Используя возможности MS Word для полиграфического оформления документов, многие лечебные учреждения теперь хранят формы в виде шаблонов и распечатывают их по мере надобности. При этом достигается значительная экономия денежных средств по сравнению с печатью бланков форм заранее большими тиражами.

Кроме высококачественной подготовки форм по требованию, MS Word значительно упрощает процесс заполнения форм. Используя поля форм, MS Word позволяет разместить диалоговые окна ввода, флажки и раскрывающиеся списки непосредственно в документе.

Форма – это защищенный документ особого рода, который содержит поля для ввода информации. Любой документ, который содержит поля формы, считается формой.

Поле формы – это особое поле в документе, которое позволяет выполнить одно из трех действий: ввести текст, сбросить/установить флажок, выбрать значение из раскрывающегося списка.

Структура многих форм задается с помощью таблиц, потому что ячейки таблицы отлично подходят для размещения, как меток полей, так и информационных полей. Кроме того, таблицы позволяют ввести в форму затенение и обрамление.

2. Построение форм

Построение простой формы происходит в три этапа:

• создать новый шаблон и построить структуру формы, то есть задать текст, заливку, обрамление, форматирование и вообще все то, что не меняется в процессе заполнения формы.

• вставить поля формы в тех местах, где должен быть предусмотрен ввод данных при заполнении формы.

• защитить и сохранить форму.

Изучение приемов работы будем проводить на примере создания формы медицинской карты амбулаторного больного, образец которой, выполненный типографским способом представлен как Рисунок 1.

Рисунок 1 - Образец формы

Практическая работа 3. Создание формы медицинской карты амбулаторного больного:

Чтобы построить и сохранить структуру формы в качестве шаблона:

1. Выберите команду Файл – Создать. Появится диалоговое окно Создание документа.

2. Выделите шаблон, который необходимо использовать как основу для построения формы. В большинстве случаев можно выбрать шаблон «Обычный».

3. Выберите переключатель Шаблон в группе Новый документ. Нажмите кнопку ОК

4. Выберите команду Файл – Сохранить как, чтобы сохранить шаблон. Введите имя шаблона (Медицинская карта амбулаторного больного) в поле Имя файла и нажмите кнопку ОК. Оставьте шаблон открытым, чтобы создать структуру формы.

Исходя из образца формы, представленного на рисунке 1, следует установить размер документа – формат А5, размеры всех полей 1,5 см, ориентацию – Альбомная, используя меню Файл – Параметры страницы.

Установите шрифт Times New Roman, 12-й кегль. Для создания верхних реквизитов медицинской карты амбулаторного больного нужно создать таблицу из 2-х столбцов и одной строки: Меню Таблица – Вставить – Таблица – указать число столбцов – 2, число строк – 1.

Наберите следующий текст:

Министерство здравоохранения РФ Наименование учреждения

Код формы по ОКУД Код учреждения по ОКПО Медицинская документация Форма № 025/у Утв. Минздравом СССР 04.10.80. № 1030

Примените следующие варианты форматирования текста:

Левый столбец:

• 1-я строка – 12-й кегль, полужирный, подчеркивание, выравнивание по левому краю:

• 2-я строка – 10-й кегль

Правый столбец:

• 1-я и 2-я строки – 12-й кегль, полужирный, выравнивание по левому краю

• 3-я, 4-я, 5-я строки – шрифт 12-й кегль, полужирный, выравнивание по центру

Теперь уберите сетку таблицы.

Выполните пустую строку ниже таблицы и наберите заголовок: МЕДИЦИНСКАЯ КАРТА АМБУЛАТОРНОГО БОЛЬНОГО №. Шрифт – 12-й кегль, полужирный. Выполните выравнивание по центру. Далее выполните ввод текста таким образом, чтобы получилась форма такого вида, как в Приложении А. Сохраните окончательный вариант созданного шаблона. Оставьте шаблон открытым, чтобы добавить поля формы.

4. Добавление полей формы

Чтобы добавить поле формы с помощью панели инструментов Формы: щелкните правой кнопкой мыши по какой-либо панели инструментов и в появившемся контекстном меню отметьте элемент Формы. Появится панель инструментов Формы.

Поместите точку вставки (курсор) в то место, где должно появиться поле Формы: Текстовое поле, Флажок или Поле со списком, и вставьте соответствующее поле формы:

– щелкните по этой кнопке для вставки текстового поля;

– щелкните по этой кнопке для вставки поля Флажок;

– щелкните по этой кнопке для вставки поля со списком.

Обратите внимание на кнопку Затенение полей формы – . Если нажать эту кнопку, то поля формы отображаются в виде затененных прямоугольников. Если отжать эту кнопку, то текстовое поле совсем не отображается, флажок отображается в виде пустого квадратика, а поле со списком отображается в виде пустого прямоугольника.

Для настройки текстовых полей формы воспользуйтесь кнопкой Параметры поля формы на панели инструментов Формы – . Ниже приведены типы и форматы полей, которые вы можете задать:

Параметр	Описание
Тип	Позволяет сделать выбор одного из 6-ти типов текстовых полей формы: Обычный текст, Число, Дата, Текущая дата, Текущее время, Вычисление
Текст по умолчанию	Позволяет задать текст, который будет появляться по умолчанию в поле перед его заполнением. Пользователь может менять этот текст при заполнении поля.
Максимальная длина	Введите максимальное число символов, которое разрешается вводить в поле (до 32767)
Формат текста	Позволяет выбрать различные типы текстовых форматов, числовых форматов и форматов даты/времени

Тип	Значение полей
Обычный текст	Текст, вводимый пользователем при заполнении формы. Текст форматируется в соответствии с форматом, заданным параметром Формат текста.
Число	Число, вводимое пользователем при заполнении формы. Число форматируется в соответствии с форматом, заданным в параметре Формат числа. При вводе текста, который не является числом, выводится сообщение об ошибке.
Дата	Дата, вводимая пользователем при заполнении формы. Дата форматируется в соответствии с форматом, заданным в параметре Формат даты. При вводе текста, который не является датой, выводится сообщение об ошибке.
Текущая дата	Не заполняется пользователем. Word вставляет текущую дату. Значение поля обновляется при открытии документа.
Текущее время	Не заполняется пользователем. Word вставляет текущее время. Значение поля обновляется при открытом документе.
Вычисление	Не заполняется пользователем. При вставке поля должна быть задана формула. При обновлении значении поля формула вычисляется, и полученное значение помещается в поле. Значение поля обновляется при открытии документа.

Тип поля	Формат	Пример значения поля
Обычный текст	Прописные буквы Строчные буквы Первая прописная Первые прописные	ВСЕ БУКВЫ ПРОПИСНЫЕ все буквы строчные Первая буква прописная Первая Буква Каждого Слова Прописная
Число или вычисление	0 0.00 # ##0 # ##0.00 # ##0.00р.: (# ##0.00р.) 0% 0.00%	123456 123456,78 123456 123456.78 123456.78р. 12% 12.34%
Дата, Текущая дата, Текущее время	дд.ММ.гг дММММггггг. ММММ д гггг Ч:мм Ч:мм:СС Ч:мм УТРА/ВЕЧЕ Ч:мм:СС УТРА/ВЕЧЕ	01.01.99 1 Января 1999г. Январь 1 1999г. 23:15 23:15:37 11:15 ВЕЧЕ 11:15:37 ВЕЧЕ

Для любого поля можно задать текст справки, который будет появляться либо в строке состояния, либо при нажатии клавиши F1, в тот момент, когда вы установите курсор в этом поле. Подобная справка используется, например, для того, чтобы подсказать пользователю в каком виде должны быть введены данные в это поле. Текст справки можно задать, щелкнув по кнопке Текст справки… в диалоговом окне Параметры текстового поля.

Итак, определим, какие поля будем добавлять в форму:

Замечание: для того, чтобы текст формы не сливался с текстом, который будет вводиться в поля формы, не забывайте между текстом формы и полем вставлять пробел.

• После заголовка МЕДИЦИНСКАЯ КАРТА АМБУЛАТОРНОГО БОЛЬНОГО № – добавим текстовое поле, тип – число, максимальная длина – 6 символов, формат – 0;

• После слов Фамилия, имя, отчество – добавим текстовое поле, тип – обычный текст, максимальная длина – 45 символов, формат – первые прописные;

• Пол – после букв М и Ж – добавим поле Флажок

• Дата рождения – добавим поле текстовое, тип Дата, формат dd.ММ.yyyy. Для этого поля целесообразно создать текст справки, появляющийся в строке состояния, в котором будет указано «введите дату в формате дд.ММ.гггг»

• Телефон – после дом. и служ. добавим поле текстовое, максимальная длина – 15 символов. Для этого поля также целесообразно создать текст справки, появляющийся по нажатию клавиши F1, в котором будет указано «введите номер телефона в виде 8(495)4862238»

• Адрес больного: область – добавить поле текстовое, тип обычный текст, максимальная длина – 15 символов, формат – первая прописная;

• Населенный пункт – добавим поле текстовое, тип обычный текст, максимальная длина – 15 символов, формат – первая прописная;

• Район – добавим поле текстовое, тип обычный текст, максимальная длина – 15 символов, формат – первая прописная;

• Следующее поле расположим под словом «населенный», начиная от первой буквы. Это будет поле список. Список должен включать следующие слова: улица, переулок, проезд, проспект, бульвар, шоссе.

• После этого поля через пробел поместим поле текстовое, тип обычный текст, максимальная длина – 15 символов, формат – первая прописная;

• После слов дом №, корпус, кв. № – поместим поля текстовые, тип число, максимальная длина – 3 символа, формат – 0;

• Место службы, работы – поместим поле текстовое, тип обычный текст, максимальная длина – 20 символов, формат – все прописные;

• Следующее поле расположим на этой же строке, под словом «населенный», начиная от первой буквы. Это будет поле список. Список должен включать следующие слова: отделение, цех, отдел, лаборатория, склад, офис. После этого поля через пробел поместим поле текстовое, тип обычный текст, максимальная длина – 10 символов, формат – все прописные;

• Профессия, должность – поместим поле текстовое, тип обычный текст, максимальная длина – 20 символов, формат – все буквы строчные;

• Иждивенец – добавим поле Флажок

Остальные графы медицинской карты больного будут заполняться врачом от руки по мере необходимости.

Защита и сохранение формы

До тех пор, пока документ, содержащий поля формы не защищен должным образом, вы можете редактировать как сам документ, так и эти поля. Защита позволяет пользователям заполнять форму, но предотвращает случайные изменения элементов формы и их размещения. Т.е. перед передачей электронной формы лицам, которые будут ее заполнять, форму следует защитить и сохранить. Для этого:

1. Выберите команду Сервис – Установить защиту. Появится диалоговое окно Защита документа.

2. Выберите переключатель Ввода данных в поля форм и нажмите кнопку ОК

3. Выберите команду Файл – Сохранить как. Появится диалоговое окно Сохранение документа. Введите имя шаблона в поле Имя файла и проверьте, что в раскрывающемся списке Тип файла выбран вариант Шаблон документа, а в раскрывающемся списке Папка выбрана нужная папка.

4. Нажмите кнопку Сохранить

Если вам потребуется в дальнейшем вернуться в режим планирования и изменения самой формы, снимите защиту: Сервис – Снять защиту. Также для снятия и установки защиты можно воспользоваться кнопкой Защита формы на панели инструментов Формы:

Итак, вы создали форму медицинской карты амбулаторного больного, установили типы полей формы, настроили их, защитили от изменений те данные, которые не должны меняться в процессе заполнения формы и сохранили ее. А сейчас закройте форму, нажав на кнопку Закрыть в правом верхнем углу окна.

Чтобы произвести ввод данных в готовую интерактивную форму в первую очередь ее нужно открыть:

1. Выбрать команду Файл – Создать. Появится диалоговое окно Создание документа.

2. Выделить шаблон формы Медицинская карта амбулаторного больного

3. Нажать кнопку ОК. На экране появится пустая копия формы, точка вставки (курсор) будет находиться в первом поле.

Чтобы заполнить поля интерактивной формы:

1. Заполните выделенное поле формы в соответствии с его типом:

• Если это текстовое поле, то введите текст или число;

• Если это флажок, то установите или сбросьте его. Чтобы изменить значение флажка – нажмите клавишу <пробел> или щелкните по флажку левой кнопкой мыши;

• Если это поле со списком, то раскройте список, щелкнув по кнопке со стрелкой справа от списка, и выделите значение в списке, щелкнув по нему мышкой;

• При заполнении поля обратите внимание на сообщение, которое появляется в строке состояния или при нажатии клавиши F1 в тот момент, когда курсор появляется в этом поле. Это сообщение подсказывает, в каком виде должна вводиться информация в это поле. (Данное сообщение появляется, если для этого поля вы задали текст справки.)

2. Нажмите клавишу <Tab>, чтобы подтвердить сделанный выбор и перейти к следующему полю. Возможны два варианта:

• Если поле заполнено допустимым образом, то Word выделит следующее поле;

• Если поле заполнено недопустимым образом (например, дата введена не в том формате), то Word выведет сообщение об ошибке и вернется в текущее поле, чтобы можно было заполнить его правильно.

3. Продолжайте заполнение полей пока не будут заполнены все поля формы.

Пример заполнения формы данными представлен в Приложении Б.

Практическая работа 4. Зачетное задание. Создать форму документов в соответствии с вариантом (номер варианта соответствует номеру ПК). Заполнить ее в соответствии с требованиями (рекомендациями) нормативных документов.