Введение

Учебная дисциплина «Делопроизводство» рассматривает вопросы состояния и организации документационного обеспечения управления.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Совершенствование работы с документами является важнейшим направлением повышения производительности управленческого труда. Для значительной части работников сферы управления, таких как – менеджеры, экономисты, бухгалтеры, статистики, референты и другие, работа с документами, их анализ, обработка содержащейся в них информации – составляет основное содержание их труда.

Сегодня любому специалисту, в какой бы сфере он не трудился, приходится иметь дело не столько с машинами, технологиями, товарами, с людьми и их взаимоотношениями, но и с документами, создаваемыми в процессе их деятельности, особенно при принятии управленческих решений.

За последние годы в нашей стране издан не один десяток учебников и учебных пособий по делопроизводству, написанных отечественными и зарубежными исследователями. Они неодинаковы по теоретическим подходам, но каждый из них может оказать практическую помощь в организации ведения документационного обеспечения управления на предприятиях, в организациях и учреждениях.

Основой настоящего учебного пособия стали лекции, прочитанные автором в Вятском социально-экономическом институте. Учебное пособие составлено в соответствии с требованиями к обязательному минимуму содержания и уровню подготовки бакалавра и дипломированного специалиста по циклу «Общие гуманитарные и социально-экономические дисциплины» государственных образовательных стандартов высшего профессионального образования.

При подготовке данного учебного пособия были использованы материалы следующих учебников:

Андреева В.И Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов. – М.: Интел-Синтез, 2001.

Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. – М.: ПРИОР, 2006.

Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. – М.: Инфра-М, 2005.

Кудряев В.А. и др Организация работы с документами. М.:ИНФРА-М, 2008г.

Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. – М.: Интел-Синтез, 2007.

Кузнецова Т.В., Степанов Е.А. ,Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. – М.: Высшая школа, 2001.

Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству. – М.: ПРИОР, 2003.

Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. – М.: ПРИОР, 2003.

1. Тема: Понятие и предмет делопроизводства. Определение делопроизводства ее объекта и предмета

Основные понятия («делопроизводство», «документирование», «организация работы с документами», «документооборот», «документ», «реквизит», «система документации»). Современное государственное регулирование делопроизводства. Законодательное регулирование делопроизводства. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. История возникновения делопроизводства.

Термин «делопроизводство» происходит от соединения двух слов «производство» и «дело». Он появился еще в XVIII веке. Под термином «дело» тогда понимался вопрос который нужно было рассмотреть органу управления. В настоящее время Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя как все операции по составлению и  оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль исполнения, учет документов, их систематизация, хранение, использование, порядок сдачи в архив и т. д.).

Объектом делопроизводства является оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); кроме того, это и организация документооборота в учреждении.

Предмет делопроизводства - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации); надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа.

Составной частью делопроизводства является документирование - процесс составления и оформления документов.

Основным объектом изучения в делопроизводстве является документ, а также процессы работы с ним. Документ - это материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Документ, созданный и оформленный в установленном порядке, называется   официальным (управленческим).

Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами. Если реквизиты официально закреплены, то документ носит юридическую силу. Если форма реквизитов произвольна, документ носит произвольный характер.

Для закрепления и хранения документарной информа­ции используется материальный носитель. В настоящее время используются следующие виды носителей: традиционная бумага и машинные носители — магнитные диски, лазерные диски и пр.

В зависимости от способов документирования (текстовые, кино-, фото-, фоно-, электронные) различаются виды документов:

- рукописные;

- письменные;

- изобразительные;

- графические;

- фотодокументы;

- фонодокументы;

- кино-, видеодокументы.

Реквизиты - обязательные элементы оформления документов. Реквизиты организационно-распорядительной документации определены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организацион­но-распорядительной документации. Требования к офор­млению документов». ГОСТ определяет состав реквизитов, зоны, схему и последовательность их размещения (т.е. определяет формуляр документа).

Документы выполняют множество функций, позволяющих удовлетворять различные управленческие потребности. Это множество функций документов подразделяют на общие и специальные. К общим функциям относятся:

- информационная — фиксация и сохранение информации;

- социальная — использование для удовлетворения социальных потребностей;

- коммуникативная — закрепление и передача культурных традиций и ценностей.

Специальные функции:

- управленческая — инструмент управления;

- правовая — закрепление и установление правоот­ношений в обществе;

- историческая - источник исторических сведений о развитии общества.

Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Условно документы можно разделить на следующие виды:

- по сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические и др.);

- по месту составления (входящие, исходящие, внутренние); по грифу ограничения доступа (открытые, с грифом ограничения доступа);

- по происхождению (официальные, личные);

- по юридической значимости (подлинники, копии, заверенные копии, дубликаты);

- по форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые);

- по срокам хранения (постоянного хранения, долговременного хранения, временного хранения).

Система документации — совокупность документов, которые могут быть классифицированы по определенным признакам. Официальные документы подразделяются по сферам деятельности, например: управленческие, научные, технические, производственные, социологические и другие.

Управленческие документы представляют собой объект делопроизводства и группируются по определенным признакам в следующие системы: организационно-правовую, плановую, распорядительную, информационную, отчетную, документацию по личному составу, финансовую, по материально-техническому обеспечению, договорную и др.

Обеспечение документирования - это первая часть системы делопроизводства. Вторая часть заключается в организации работы с документами. Чтобы сделать ее возможной, нужно обеспечить хранение массива документов. Массив документов классифицируется в номенклатуру дел. Номенклатура дел - перечень заголовков дел. Дело - папка, в которой собраны документы, объединенные под одним признаком или по функции назначения.

Нормативно-методическая база включает:

- законодательные акты РФ по информации и документации;

- Указы и распоряжения Президента РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;

- постановления и распоряжения Правительства РФ, конкретизирующие вопросы документооборота на разных уровнях управления;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов) по вопросам информатики и документационной системы общеотраслевого и ведомственного характера;

- правовые акты организационной и исполнительной власти субъектов РФ по вопросам делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты по документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- унифицированные системы документации;

- государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

- нормативные документы по организации и охране управленческого труда;

- нормативные документы по организации архивного хранения документов.

Законодательные акты регламентируют общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических и юридических лиц. Основу законодательных актов составляют:

- Конституция РФ;

- Гражданский кодекс РФ;

- Уголовно-процессуальный кодекс;

- Административный кодекс;

- Земельный кодекс;

- Водный кодекс;

- Лесной кодекс;

- Семейный кодекс;

- Налоговый кодекс;

- Закон РФ о стандартизации;

- Закон РФ об информации, информатизации и защите информации;

- и др.

Эти документы регулируют гражданские правоотношения, устанавливают виды и системы документов по отраслям деятельности.

Владелец информации может устанавливать режим, правила обработки и защиты информационных ресурсов, определять условия распоряжения документами. Государство регулирует специальные вопросы защиты информации Законом РФ «О государственной тайне», постановлениями Правительства РФ, указами Президента РФ.

Государственные стандарты на документацию

Закон о стандартизации, принятый 10.07.93г., дает понятие и сущность стандартизации. Стандартизация — деятельность по установлению норм, правил и характеристик для целей:

- безопасности продукции, работ, услуг для жизни, здоровья, имущества людей и для окружающей среды;

- технической информационной совместимости и взаимозаменяемости продукции;

- обеспечения качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии;

- экономии ресурсов;

- обеспечения безопасности объектов в условиях техногенных, природных катастроф и других чрезвычайных ситуаций;

- обеспечения обороноспособности и мобилизационной готовности страны.

Единая система государственной стандартизации

В Единую систему государственной стандартизации объединены общероссийские классификаторы, государственные стандарты, международные (региональные) стандарты, стандарты отраслей, стандарты предприятий, обществ, правила, нормы и рекомендации по стандартиза­ции. Основу ее составляют:

- ГОСТ 1.РО-92 «Государственная система Российской Федерации. Основные положения»;

- ГОСТ 6.01.1 -87 «Единая система классификации и ко­дирования технико-экономической информации»;

- ГОСТ 6.10.3-83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных доку­ментов в коммуникативном формате»;

- ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым сред­ствами вычислительной техники. Основные положения»;

- ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра образца»;

- ГОСТ 6.10.6-87 «Единая система внешнеторговой документации. Формуляр-образец»;

- ГОСТ Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Унифицированные системы документации действуют в целях сокращения количества применяемых документов и подготовки их к стандартизации. В настоящее время дей­ствует 8 унифицированных систем документации (УСД):

1.Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

2.Унифицированная система банковской документации.

3.Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

4.Унифицированная система отчетно-статистической документации.

5.Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ.

6.Унифицированная система внешнеторговой деятельности.

7.Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

8.Унифицированная система документации по труду.

Общероссийские классификаторы являются средствами информационного обеспечения для интегрированной обработки данных (ОКОГУ). В настоящее время разработаны и действуют 37 общероссийских классификаторов, составляющих Единую систему классификации и кодиро­вания технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭИ). К ней относятся:

1.Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления.

2.Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).

3.Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР).

4.Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ).

5.Общероссийский классификатор пунктов погрузки и выгрузки на транспорте.

6.Общероссийский классификатор стандартов (ОКС).

7.Общероссийский классификатор продукции (ОКП).

8.Общероссийский классификатор валют (ОКБ).

9.Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ).

10.Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

Государственная система документационного обеспечения управления — это совокупность правил и принципов, устанавливающих единые требования к управленческой документации.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) распространяется на все системы документации государственных органов управления. Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы:

- документирования управленческой деятельности;

- организации работы с документами;

- механизации и автоматизации;

- организации службы документационного обеспечения управления.

Положения ГСДОУ закреплены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, а также в нормативных документах:

- «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления» (М., ЦЕНТ Минтруда РФ, 1995 г.);

- «Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управле­ния министерств, ведомств, предприятий и организаций» (М., ВНИИДАД, 1992 г.);

- «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» (М., ЦБНТ Минтруда РФ, 1993 г.).

Системы управления базируются на обобщении данных всех сторон деятельности предприятий, организаций в системах информации. Системы информации (документирования) многочисленны и многообразны. Укрупнённо их можно представить в виде 8 основных:

1) организационно-правовая система документа­ции, включающая устав, положение, регламент, инструкции, штатное расписание, правила, памятки;

2) плановая система — прогнозы, концепции, про­граммы, комплексные планы, целевые планы, ге­неральные схемы, графики;

3) распорядительная система документации — поста­новления, приказы, инструкции, положения, разъяснения, и т.д. на федеральном уровне, уровне субъектов РФ, отраслевом уровне, ведомственном уровне;

4) справочно-информационная и справочно-аналитическая системы - протоколы, доклады, записки, справки, сводки, переписка;

5) система отчетной документации по направлениям и функциям управления;

6) система статистической информации;

7) система финансовой информации в виде отчетной документации или в виде специальной системы;

8) система по центрам ответственности.