Лабораторная работа №4 создание отчетов и кнопочной формы средствами ms access

Отчет - это объект, предназначенный для печати. Отчет имеет форму таблицы. Длинная таблица разбивается на страницы, па­раметры которой могут быть заданы через пункт меню ФайлПараметры страницы (размер страницы, поля, ориентация). В отчет могут быть включены данные из таблиц, запросов п форм. В отчетах можно выполнять группирование данных но значениям некоторых полей. Могут быть выполнены итоговые расчеты по группам и по всему отчету - расчет сумм, средних значений, определение минимального или максимального значе­ний, вычисление процентов. По числовым данным отчета можно построить графики/диаграммы.

Из отчета нельзя изменить исходные данные.

1. Создание отчета

При создании отчета надо перейти на объект Отчеты окна Ба­за данных и нажать кнопку Создать. Создание отчетов может выполняться:

• в автоматическом режиме для одной таблицы в двух видах -в столбец или ленточный;

• с помощью Мастера отчетов;

• с помощью Конструктора.

1. Использование мастера отчетов

Задача 1. Создать отчет по сотрудникам и их детям с группи­ровкой по полю ФИО и сортировкой по дате рождения детей.

Порядок работы в режиме Мастера отчетов:

• В окне Новый отчет выберите в качестве источника таблицу ЛИЧНАЯ, нажмите кнопку ОК.

• В окне Создание отчета выберите поле ФИО и передайте его п список Выбранные поля.

• В этом же окне в списке Таблицы/Запросы выберите таблицу ДЕТИ и передайте ноля ИмяРеб и ДатаРсждРеб в список Вы­бранные поля. Нажмите кнопку Далее>.

• В списке Выберите тип представления данных - по ЛИЧ­НАЯ. Нажмите кнопку Далее>.

• На вопрос Добавить уровни группировки? оставьте все без изменения. Нажмите кнопку Далее>.

• В следующем диалоговом окне можно задать сортировку в группе - в первом списке выберите поле ДатаРождРеб. На­жмите кнопку Далее>.

• Выберите макет Ступенчатый, ориентация - Книжная. На­жмите кнопку Далее>.

• Выберите стиль - Строгий.

• Задайте имя отчета Дети_сотрудников. Нажмите кнопку Готово.

Пример отчета на рис. 1. Заметим, что отчет не отсортирован по фамилиям сотрудников, так как он создан на основе не отсортированной таблицы.

Рис.1. Отчет по сотрудникам и их детям

2. Использование Конструктора отчетов

Конструктор отчетов может применяться либо для доработки отчета уже созданного отчета или для создания нового. Пример окна конструктора отчетов для отчета Дети_сотрудников показан на рис.2. Структура окна похожа на окно конструктора форм, но использование отдельных областей имеет свои особенности.

Рис.2. Окно Конструктора отчета Дети_сотрудников

Область заголовка может содержать заголовок отчета и дру­гие данные, например логотип фирмы, дату.

Область верхнего колонтитула содержит подписи полей - заголовки столбцов отчета. Стандартно эти заголовки повторяют подписи, заданные для полей в макете таблицы. Вызвав контек­стное меню и пункт Свойства на вкладке Макет, можно изме­нить подпись столбца, его шрифт и выравнивание. Сами подписи можно перемещать и изменять их размер.

Область заголовка группы появляется, если отчет содержит группы. В этой области размещается поле группировки, в нашем случае - поле ФИО.

Область данных содержит поля данных, для которых также можно изменять положение и свойства - оформление, шрифты, выравнивание и т. д.

Область нижнего колонтитула стандартно используется для размещения текущей даты слева (функция Now()), а справа - но­мер страницы и общее количество страниц отчета.

Выражение: ="Страница" & [Page] & "из" [Pages]

содержит обращение к свойству Page (страница), определяю­щему текущий номер страницы отчета, и к свойству Pages стра­ницы), определяющему общее количество страниц в отчете. Эти свойства соединены с текстовыми константами значком &, озна­чающим "написать рядом".

При необходимости оформление нижнего колонтитула можно изменить.

Область примечания используется для размещения выраже­ний, выполняющих итоговые вычисления.

При выполнении вычислений по группам будет создаваться еще область примечаний для групповых вычислений.

Задача 2. Создать отчет по текущим назначениям сотрудников. Подсчитать сумму окладов.

Для решения задачи используем запрос Работа_Текущая1.

Порядок работы с помощью мастера:

• В окне Новый отчет выберите в качестве источника запрос Ра6отпа__Текущая1. Нажмите кнопку ОК.

• В окне Создание отчета все поля передайте кнопкой в список Выбранные поля. Нажмите кнопку Далее>. На запрос Выберите вид представления данных выбери­те - по ЛИЧНАЯ.

Примечание. В этом пункте можно задать представление по Подразделениям, чтобы создать отчет текущих назначений сгруппированных по подразделениям с подведением проме­жуточных итогов.

• В следующем окне задайте сортировку по возрастанию по по­лю ФИО. Нажмите кнопку Далее>.

• Выберите макет Табличный, ориентация - Книжная. Нажми­те кнопку Далее>.

• Выберите стиль - Строгий.

• Задайте имя отчета Работа_текущая. Нажмите кнопку Готово.

• Просмотрите отчет.

• Для усовершенствования отчета перейдите в режим конст­руктора.

• Растяните область примечаний.

• Выведите Панель элементов на экран Вид Панель эле­ментов.

• Выберите элемент Поле на панели элементов и растяните прямоугольник поля в области примечаний.

• В рамке подписи напишите: Сумма окладов.

• В рамке поля введите выражение для суммирования окладов: =SUM ([Оклад])

• В область заголовка отчета вставьте элемент Надпись и вве­дите название отчета Работа текущая.

• Выполните предварительный просмотр отчета (кнопка Вид Предварительный просмотр).

• Вернитесь в режим конструктора. Корректируйте шрифты, выравнивание, подписи, расположение полей.

Еще раз сохраните отчет. Пример отчета – ниже на рис.3.

Рис.3. Пример отчета Работа_текущая