1.9. Правила скорочення в документах

Усі скорочення слів і найменування в документах повинні бути загальноприйнятими і зрозумілими. Необхідно пам’ятати, що насиченість тексту скороченнями загалом знижує офіційний тон документа. Скорочення в текстах документів виконують на підставі правил орфографії, стандартів на скорочення та словників скорочень. У текстах документів не повинно бути різниці в написанні назв осіб, посад, закладів, географічних назв, термінів тощо. Зовсім не бажані і спонтанні (авторські) скорочення. Розрізняють загальновживані, спеціальні (наприклад, у бібліографічних описах) та локальні (у межах одного повідомлення – постійні та тимчасові абревіатури, скорочені прикметники).

Скороченню підлягають різні частини мови. Одне й те саме скорочення застосовується для всіх граматичних форм одного й того самого слова, незалежно від року, числа, відмінка й часу. Під час скорочень слів застосовують відсікання (скорочування слова відкиданням двох або більше літер в кінці слова), стягування (скорочування слова вибірковим пропусканням приголосних та голосних літер) чи поєднання цих прийомів. Під час скорочення повинно залишатися не менше ніж дві літери, незалежно від прийому, який використовується. Під час стягування крапка не ставиться, під час відсікання крапка ставиться.

Сьогодні постають стандартизованими такі різновиди скорочень:

• поштові дані (м., обл., р-н, ст. і т. ін.);

• найменування посад і звань (проф., член-кор., канд. техн. наук, зав., зам., в.о., пом. тощо);

• найменування документів (ДСТУ, техплан, ТЗ, спецзамовлення і т. ін.);

• слово рік (р., рр., 2015/16 звітному році);

• грошові одиниці (2000 грн; 80 коп.; 4 тис., 6 млн);

• текстові позначення (т. д., т. п., див., пор., напр., та ін., с., рис., розд., табл.);

• метричні міри пишуться без крапки в кінці скорочень (м, км, г, кг, га тощо).

Окремі правила щодо використання скорочень і складноскорочених слів:

1. Назви географічних понять, відрізків часу, кількісних означень тощо скорочують: а) перед словом, до якого вони відносяться, напр.: оз. Глибоке, м. Харків; б) після числівників, наприклад: 8 тис. верстатів, 10 млн гривень.

2. Назви наукових ступенів, звань або професій можуть скорочуватися в тексті перед прізвищами: акад. Семенов І.В., ст. викл. Кравцов Г.Я.

3. Складноскорочені назви, утворені з початкових літер, пишуть великими літерами (ДСТУ). У назвах, що утворені за змішаним принципом, літерні скорочення пишуться великими літерами, поскладові скорочення – малими (НДІБудшляхмаш – Науково-дослідний інститут будівельного і шляхового машинобудування; НМетАУ – Національна металургійна академія України).

4. Скорочення повинно бути зрозумілим усім, хто читає документ. Тому при першому вживанні скорочення в тексті воно повинно розкриватися в дужках, а потім уже вживатися в скороченому вигляді: Українська академія державної служби (УАДС), потім тільки УАДС.

5. Не можна скорочувати ключові слова. Наприклад, якщо в документі йдеться про відрядження, це слово не скорочується.

6. Напис скорочень має бути уніфікованим у межах того самого тексту. Наприклад, не можна позначати одне слово район то літерою р., то складом рай., то комбінацією р-н.