МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНА МЕТАЛУРГІЙНА АКАДЕМІЯ УКРАЇНИ

Л.Є. Гапонова, Н.В. Леонова,

І.В. Рибалко, Г.А. Чумакова

писемна професійна комунікація

Затверджено Вченою радою НМетАУ як навчальний посібник

для студентів напряму 6.050601 – теплоенергетика

(спеціальності 144 – теплоенергетика)

Протокол № 2 від 25.02.2016

Дніпропетровськ НМетАУ 2016

УДК 657(075.8)

Писемна професійна комунікація: Навч. посібник / Л.Є. Гапонова, Н.В. Леонова, І.В. Рибалко, Г.А. Чумакова.  Дніпропетровськ: НМетАУ, 2016. – 51 с.

Навчальний посібник укладений на основі програми ВНЗ, містить теоретичний матеріал для опанування дисципліни “Українська мова (за професійним спрямуванням)”. Запропонований список рекомендованої літератури допоможе студентам під час виконання індивідуальних завдань та вивчення тем для самостійного опрацювання.

Призначений для студентів напряму підготовки 6.050601  теплоенергетика (спеціальності 144 – теплоенергетика ) та інших спеціальностей.

Відповідальний за випуск В.Т. Британ, канд. істор. наук, проф.

Рецензенти: Баракатова Н.А., канд. філол. наук, доц. (ДНУ)

Кулакевич Л.М., канд філол. наук, доц. (ДВНЗ “УДХТУ”)

© Національна металургійна академія

України, 2016

© Гапонова Л.Є., Леонова Н.В.,

Рибалко І.В., Чумакова Г.А., 2016

1. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

1.1. Документ – основний вид офіційно-ділового стилю

Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Автори “Універсального довідника-практикуму з ділових паперів” тлумачать документ як засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою.

Наукова дисципліна, що вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку та їх використання, називається документалістикою. Під діловодством (справочинством) розуміють діяльність, що охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. В управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці, як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат. Документи широко використовуються в повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Усі офіційні документи мають загальні та спеціальні функції.

Загальні функції документів:

інформаційна (документ створюється для зберігання інформації);

соціальна (документ – соціально значущий об’єкт, оскільки він задовольняє певну соціальну потребу);

комунікативна (документ – це засіб зв’язку між організаціями та іншими суспільними структурами);

культурна (документ закріплює та передає культурні традиції, зокрема рівень наукового та технічного розвитку).

Спеціальні функції документів:

управлінська (документ відіграє велику роль в управлінні);

правова (документ має юридичну силу);

історична (документ є надбанням історії, матеріальним підтвердженням подій, явищ, що відбувалися у світі; документи – це джерело історії).

За допомогою документів не тільки здійснюється значна частина управлінських функцій, а й знаходить у них своє відображення. До кожного з документів висуваються певні вимоги: відповідність своєму призначенню, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці. Регламентують цей процес затверджені і чинні в Україні стандарти:

ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення;

ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови формуляра-зразка документа;

ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення.

1.2. Класифікація документів

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами:

• за найменуванням. Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін.;

• за походженням. Службові (офіційні) – створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформлюються у встановленому порядку. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їхньої службової діяльності;

• за місцем виникнення. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать документи, що є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;

• за призначенням. Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі;

• за напрямом. Вхідні, вихідні;

• за формою. Стандартні (типові) – це документи, що мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції). Індивідуальні (нестандартні) документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);

• за терміном виконання. Звичайні безстрокові – виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, що є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, що мають позначення “дуже терміново”;

• за ступенем гласності. Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні;

• за стадіями створення. Оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи, і в разі потреби його засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов’язково робиться помітка вгорі праворуч “копія”. Різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправленого з установи документа, що залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг. Дублікат – це другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу. В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні;

• за складністю. Прості – відображають одне питання, складні – декілька;

• за строками зберігання. Постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання (до 10 років).