Обзор законодательных и нормативно-правовых актов, регламентирующих работу архива

Организация хранения документов как на уровне государственных, так и ведомственных архивов – регламентированный процесс, основу которого составляют законодательные и локальные нормативные акты. Остановимся на краткой характеристике основных из них.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (принят ГД ФС РФ 20.12.2001, действующая редакция от 09.08.2013.). Кодексом предусмотрены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, что влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан и должностных лиц (статьи 13.20, 13.25) [1]

В свою очередь, Уголовный кодекс Российской Федерации (с изменениями на 2 ноября 2013 года) установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы «О Государственном гербе Российской Федерации», «О языках народов Российской Федерации», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи» содержат нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов. Двадцать второго октября 2004 года был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» ФЗ-125. Закон включает 9 глав, которые в общей сложности насчитывают 32 статьи. Основное назначение закона – регулирование отношений в сфере организации хранения архивных документов независимо от их формы собственности, а так же в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства [2, ст.1].

Помимо федерального закона, существует значительное число подзаконных актов, регламентирующих работу архивной отрасли, и, в частности, архивов организаций и предприятий, в том числе, приказы Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ – они касаются вопросов, связанных с утверждением новых нормативно-методических документов сфере архивного дела.

Примеры: Приказ № 1182 от 31.07.2007. «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», Приказ Минкультуры от 17.08.2004 № 39 «Об отмене Примерного перечня документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения». [22]

Функционирование архивной отрасли происходит в рамках, обозначенных общегосударственными стандартами. В этой сфере существует большое количество ГОСТОв, устанавливающих нормы и правила относительно различных мероприятий по обеспечению, сохранности и учету архивных документов[21], преимущественно, для государственных архивов. По этой причине, остановимся на характеристике двух основных стандартов, регламентирующих отдельные направления работы архивов негосударственных предприятий и учреждений.

Государственный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. термины и определения» (ГОСТ Р 51141-98), утвержден Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28, дата введения 01.01.1999 – представляет собой терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Использование терминов стандарта является обязательным при разработке локально-нормативной базы по делопроизводству и архивному делу, а также всего комплекса управленческих документов.

Государственный стандарт Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введен в действие 01 июля 2003 г. Стандарт носит рекомендательный характер, и имеет значение для оформления документов текущем «общем» делопроизводстве и ДОУ в целом, однако для области архивного дела он также важен: оформление описей дел постоянного, временного хранения, оформление ответов на социально-правовые запросы граждан, справок, реквизитов в организационно-распорядительных документах и проч. выполняется, как правило, с учетом рекомендаций настоящего ГОСТа.

В любом цивилизованном обществе логическим продолжением нормативно-правовой системы является соответствующая этика поведения профессионала. В сентябре 1996г. в Пекине на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивистов был принят Международный этический кодекс архивистов, который установил высокие стандарты, очертил этические рамки поведения для всех, кто занят в архивной сфере. [22]. Основными принципами международного этического кодекса архивистов являются защита целостности архивных материалов, осуществление экспертизы ценности, отбор архивных документов и работа с ними при рассмотрении их в историческом, правовом и административном пространстве, защита подлинности документов, обеспечение их сохранности во время архивной обработки, хранения и использования, обеспечение доступности архивных материалов при сохранении государственной, коммерческой, профессиональной тайны и тайны частной жизни, обеспечение сохранности и использования мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и представителями других профессий, действие в рамках соответствующего законодательства. Все эти нормы признаны в нашей стране, и все, кто работает с документами, должны помнить о профессиональной ответственности, и согласовывать свои действия с этическими нормами кодекса.

Пример 1.Из принципов и комментариев Этического кодекса архивиста

(Принят на заседании Генеральной ассамблеи Международного совета архивов

(Пекин, сентябрь 1996 г.):

1. Архивисты должны защищать целостность архивных материалов и гарантировать их сохранность таким образом, что они будут продолжать оставаться достоверным свидетельством прошлого. Первейшей обязанностью архивистов является обеспечение целостности и сохранности документов, переданных на хранение. Для выполнения этой обязанности они должны уважать законные, порой противоречивые права и интересы работодателей, владельцев-собственников и пользователей, прошлое, настоящее и будущее. Объективность и беспристрастность архивистов являются мерилом их профессионализма. Они должны оказывать сопротивление любому давлению, направленному на манипулирование с документом, с целью сокрытия или искажения фактов.

8. Архивисты должны использовать оказанное им доверие в общих интересах и избегать использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов. Архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их профессиональной чистоте, объективности и беспристрастности. Они не должны извлекать для себя финансовую или какую-либо другую выгоду в ущерб учреждениям, исследователям или коллегам. (…) Они должны избегать действий, которые могли бы спровоцировать в обществе столкновение интересов.

9. Архивисты должны повышать свое профессиональное мастерство, систематически и постоянно совершенствуя свои архивные знания и делясь результатами своих исследований и опытом работы. Архивисты должны стремиться к достижению взаимопонимания с коллегами по профессии, совершенствовать навыки оценки своего и чужого труда, вносить своими знаниями вклад в повышение эффективности работы коллектива и обеспечивать подчиненным соответствующие условия работы и обучения.

10. Архивисты должны способствовать обеспечению сохранности и использованию мирового документального наследия в сотрудничестве друг с другом и с представителями других профессий. Архивисты должны стремиться к расширению сотрудничества, избегать конфликтов с коллегами по профессии и разрешать возникающие проблемы, поощряя при этом строгое соблюдение архивных стандартов и этических норм. Архивисты должны сотрудничать с представителями родственных профессий на основе обоюдного уважения и взаимопонимания.

В регионах действует законодательство, разработанное органами управления архивным делом на основе закона № 125-ФЗ. К примеру, отношения в сфере формирования и содержания архивных фондов Иркутской области, а так же отношения в сфере управления архивным делом в области регулирует закон №4-ОЗ «Об архивном деле в Иркутской области». Он был принят постановлением Законодательного собрания Иркутской области 21 марта 2008 года за N 41/17а-ЗС. Закон регулирует сферу отношений в области формирования и содержания архивных фондов Иркутской области. Иначе говоря, сфера областного законодательства распространяется на все архивные документы, относящиеся к государственной собственности Иркутской области, в том числе и те, хранение которых осуществляется на негосударственных мероприятиях. К числу полномочий администрации Иркутской области в сфере архивного дела относится «определение порядка возмещения за счет средств областного бюджета расходов негосударственным организациям на обеспечение отбора и передачи в упорядоченном состоянии в областные государственные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к государственной собственности Иркутской области» [3]

Указанная характеристика законодательных и нормативно-методических документов не является исчерпывающей. Все изменения, происходящие в законодательстве архивной сферы, необходимо сверять с информацией, постоянно обновляющейся на официальных сайтах Архивного агентства и справочно-информационных системах.

Особое место в комплексе документов, регламентирующих работу архива предприятия, занимают организационно-методические документы.

Важное значение для работы архивов предприятий имеют «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. Этот документ является обязательным для всех организаций, осуществляющих хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и отнесенных к государственной собственности; для всех остальных, в то числе, архивов государственных организаций, он носит рекомендательный характер. На сегодняшний день «Правила» остаются пока основным нормативным документом, в котором описан весь перечень мероприятий по организации архивной работы архива предприятия. Они могут стать основой для составления локальных нормативных документов: положений, памяток и проч. В документе прописаны основные рекомендации по составлению описи дел, оформлению дел при передаче на архивное хранение, подробным образом описаны технические требования, предъявляемые к помещениям архива, размещению документов в архивохранилище, а также режимы хранения документов. Особое внимание уделяется вопросам систематизации документов в пределах фонда, мероприятиям по учету и использованию документов и проч. В некоторых разделах при описании задач, функций архива, а также направлений совершенствования его работы, мы не раз будем апеллировать к этому документу.

Как в работе любого структурного подразделения, отдела или предприятия в целом, для архива важную роль играют организационно-правовые документы, регламентирующие его деятельность. Остановимся подробнее на характеристике каждого из них.

Положение об архиве – это локальный нормативный документ, в соответствии с которым фиксируются правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов поступающих на хранение, задачи, функции и права архива. Как правило, положение разрабатывается на основе Примерного положения об архиве государственного учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 №176).

Положение об экспертной комиссии предприятия - разрабатывается на основе Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (Утверждено Приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2).

Должностные инструкции архивных сотрудников определяют обязанности, права и ответственность сотрудников архива.

Штатное расписание (составляется чаще всего на основе унифицированной формы по кадровому учету Т-3) – содержит перечень должностей учреждения (организации) с указанием количества и размеров должностных окладов, в том числе, выделенные штатные единицы работника (работников) архива.

Работа архива также ведется на основании следующих планов и отчетов: плана работы архива на год, планов-графиков приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой, планов-графиков передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой, отчет о выполнении годового плана, табель учета рабочего времени работника архива и проч. [25]