3. Ответы на вопросы для самоконтроля:

1. Что такое документооборот?

2. Какие потоки документов принято различать в составе документооборота?

3. Назовите основные характеристики документопотоков?

4. Кто в организации осуществляет приём и обработку корреспонденции?

5. Что представляет собой реквизит «Отметка о получении» и где он проставляется?

6. Почему не все конверты подлежат уничтожению после вскрытия?

7. Что должна сделать экспедиция, если при вскрытии конверта обнаружилось, что документ поступил без приложений?

8. Какие операции осуществляются при предварительном рассмотрении документа?

9. Что такое регистрация документов и какова её основная цель?

10. Какие документы не подлежат регистрации?

11. Какие формы регистрации существуют?

12. Что понимается под контролем за исполнением?

13. Какова цель контроля за исполнением документов?

14. Какие документы должны быть поставлены на контроль?

15. Что представляет собой типовой срок исполнения документов?

16. Как оформляется отметка о контроле и где она помещается?

17. Чем итоговый контроль отличается от текущего?

Тема 2.2. .Оперативное хранение и подготовка документов к архивному хранению

Студент должен иметь представление:

• о целях и задачах рациональной организации информационно-справочной работы;

• о нормативных документах, регламентирующих порядок оперативного хранения исполненных документов в делопроизводстве;

• о целях и задачах проведения экспертизы ценности документов

• о составе мероприятий при подготовке дел к передаче в архив;

Студент должен знать:

• технологию информационно-справочной работы с помощью справочных картотек

• основные правила формирования дел;

• правила составления, оформления, утверждения номенклатуры дел и работы с ней;

• принципы и критерии научной, исторической и практической значимости ценности документов;

• правила оформления дел постоянного и временного хранения, составление описи дел;

Студент должен уметь:

• составлять номенклатуру дел;

• формировать дела в соответствии с номенклатурой дел.

• оформлять акт о выделении дел к уничтожению;

• пользоваться перечнями документов с указанием сроков хранения.

• оформлять дело к сдаче в ведомственный архив;

Взаимосвязь регистрации документов и информационно-справочной работы. Организация работы с помощью справочных картотек. Зависимость построения схем справочных картотек от характера справок. Информационно-справочная работа в условиях применения компьютерных технологий. Доступ к информации.

Дело: формирование дел, номенклатура дел. Значение номенклатуры дел для классификации документов. Формы номенклатуры дел. Порядок составления, оформления, утверждения конкретной номенклатуры дел.

Основные требования к организации хранения исполненных документов в делопроизводстве. Правила формирования дел в делопроизводстве, особенности формирования дел отдельных категорий документов. Правила хранения дел в делопроизводстве, сроки хранения дел до сдачи в ведомственный архив.

Понятие «экспертиза ценности документов». Принципы и критерии научной, исторической и практической ценности документов. Перечни документов с указанием сроков хранения, назначение, схемы построения. Этапы и порядок проведения экспертизы ценности документов. Порядок уничтожения документов и оформления результатов экспертизы. Экспертные комиссии, их функции, права.

Перечень мероприятий по подготовке дел к передаче в архив. Требования к оформлению дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу. Понятие описи дел. Порядок составления, оформления, согласования и утверждения описи дел структурного подразделения.

Самостоятельная работа студентов

1. Ознакомление с нормативными документами

• Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" (22 октября 2004 г. N 125-ФЗ);

• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения"(утв. Росархивом 06.10.2000) (ред. от 27.10.2003