Рассылка отчетов

Иногда процесс написания отчета слишком тесно увязывается с его рассылкой. Рассылка отчетов контрразведки - это самостоятельный этап подготовки разведывательной информации. Это окончательный этап, и он таит в себе много опасностей. Разведывательная информация - это драгоценный товар, очищенная от примесей информация, слишком ценная, чтобы сделать ее достоянием общественности и врагов фирмы. Отчеты контрразведки не принесут пользы, если их неправильно разослать. Необходимо принять меры предосторожности, чтобы эта информация попала в надлежащие руки.

Преобладающей причиной включения в расчет рассылки информации контрразведки является потребность в информации. Понятие "потребность в информации" широко используется в разведывательных кругах, однако оно не имеет точного определения и подходить к нему надо с точки зрения здравого смысла. В данном случае мы говорим о распространении отчетов за пределами фирмы, хотя при рассылке отчетов внутри фирмы должны обеспечиваться аналогичные меры безопасности. Теоретически следует послать отчет дружественной фирме, чтобы повысить ее безопасность от промышленного шпионажа; правоохранительной организации, чтобы обеспечить ее необходимой информацией для предъявления обвинения; соответствующим федеральным агентствам для укрепления национальной безопасности.

При принятии решения о рассылке отчетной документации в другие организации нужно учитывать, заслуживают ли те доверия. Было бы неосторожностью послать эти материалы неизвестным или не заслуживающим доверия лицам. Подразделение контрразведки нуждается в материалах от внешних агентов и организаций, которые доказали свою надежность. Необходимо выявить одного заслуживающего доверия сотрудника, представляющего внешнюю организацию или агентство и из этого исходить. Личные связи очень важны. Даже самой престижной организации нельзя оказывать безоговорочного доверия. Переданный или проданный в другие руки отчетный материал выходит из-под контроля. Секретность теперь зависит от способностей и добрых намерений того, к кому эта информация попала. Необходимо проявлять осторожность при рассылке разведывательной отчетной информации. Одного здравого смысла недостаточно. Полевые агенты контрразведки должны провести тщательную проверку деятельности всех лиц, которые включены в список рассылки.

Между разведывательными подразделениями довольно часто устанавливается определенный порядок обмена информацией по согласованной тематике. Такие отношения базируются на формальных или неформальных соглашениях, одобренных руководством и подлежащих регулярному пересмотру. Следует периодически оценивать подобные обмены информацией в свете текущей ситуации, а также сложившейся юридической, социальной, политической, культурной и экономической обстановки.

Неплохо установить правила обмена отчетами, которые бы включали наказание за необоснованное разглашение данных, являющихся собственностью фирмы. Самым эффективным и наиболее разумным наказанием для провинившейся организации будет исключение из расчета рассылки до тех пор, пока она не восстановит свою репутацию как заслуживающей доверия.

Необходимо вести регистрацию всех получателей информации, записывая не только организацию-получатель, но и конкретных лиц. Один из важных принципов управления - ответственность. Это качество потребителя трудно установить, если не вести точный учет. В обычной практике фирм копии документов год за годом автоматически рассылаются в один и тот же адрес. С адресатом может произойти все, что угодно: он умрет, уйдет на пенсию, перейдет на другую работу, а копии будут по-прежнему рассылаться на его имя. Перед рассылкой отчетов необходимо обязательно убедиться, что получатель не отсутствует.

При рассылке отчетной информации за пределы фирмы разумно ограничить круг лиц, знакомящихся с документами. Образец такого ограничения, хотя и разработанного для сотрудников полиции Бюро расследований штата Иллинойс, может использоваться для нужд корпораций:

Данная информация распространяется в соответствии с правилами, принятыми в Бюро расследований штата Иллинойс, и является его собственностью. Ни одно лицо или организация не может быть с ней ознакомлено без разрешения специального агента разведки, в ведении которого находится эта информация, или начальника Бюро расследований штата Иллинойс.