4. Реализация решений и пути повышения ее эффективности

После окончательного утверждения решения начинается процесс его реализации, исходным моментом которого является составление графика ввода решения в действие, а также графика контроля за его осуществлением. Первый предусматривает параллельность функционирования прежних решений до полного внедрения нового, что предохраняет от различных провалов и катастроф. Второй помогает проследить, как решение выполняется и каковы реальные успехи в этом деле, а также как выполняют возложенные на них обязанности соответствующие должностные лица.

В зависимости от конкретной ситуации, предпочтений и вкусов руководства фирмы контроль может быть самым разнообразным по форме и методам проведения: сплошным или выборочным; внутренним (взаимным или с помощью специального подразделения) или внешним (аудиторская фирма); постоянным или эпизодическим. На этом мы долго останавливаться не будем,

Поскольку вопросам контроля посвящается специальная тема. Способ реализации решения называется методом. Применяемые методы зависят прежде всего от содержания решения и объективных условий, при которых оно претворяется в жизнь, но ни в коем случае не от субъективных желаний и умений соответствующих руководителей и сотрудников.

Лучше уж вообще не начинать дела, нежели применять негодные, а то и недозволенные Методы лишь на том основании, что они хорошо известны, удобны или кого-то устраивают. Таким образом, первым требованием к методам решения проблем является их практическая применимость.

Другим требованием является экономичность, подразумевающая, что эффект, полученный в результате реализации принятого решения будет больше затрат, связанных с его достижением. Причем этот эффект должен быть достаточно большим, чтобы из-за него имело смысл “ломать копья”.

Применяемые при решении проблемы методы должны обладать достаточной точностью, чтобы полученный результат соответствовал ожиданиям. Однако точность требует повышенных затрат, возрастающих даже не в геометрической прогрессии, а по экспоненте. Поэтому, стремясь к точности, нужно уметь все же вовремя остановиться.

Наконец, методы решения проблем должны быть надежными, то есть такими, когда число допускаемых на практике ошибок не превысит некий обусловленный уровень, за границами которого лежит “зона риска”.

Успех в решении проблем обусловливается влиянием трех групп факторов: организационных, материальных и личных.

К организационным факторам относятся прежде всего степень сложности самой проблемы и способность фирмы “переварить” последнюю, измениться в соответствии с новыми условиями, приспособиться к ним. Если проблема сложна, а фирма инертна и неповоротлива, то применение даже самых совершенных методов не гарантирует успеха.

Эффективность решения проблем во многом обусловлена их своевременным обнаружением и наличием необходимого запаса времени для спокойной обстоятельной работы по поиску выхода из сложившейся ситуации. В условиях цейтнота очень легко принять неверное решение и пойти по пути, уводящему в сторону.

Еще одним организационным фактором, влияющим на эффективность решения проблем, являются возможные последствия их принятия или неприятия. Если прогноз хороший, то исполнители будут работать с подъемом, а если плохой — спустя рукава. Таким образом, в первом случае результат может оказаться лучше ожидаемого, а в другом — хуже. Если, например, решение одной проблемы может породить несколько новых, люди не станут особо спешить с его реализацией.

На эффективность решения во многом влияет стабильность и надежность функционирования организации, ее устойчивость против всякого рода помех, создающих возможность отклонения при реализации решения.

Эффективность решения определяется и таким организационным фактором, как наличие альтернатив, из которых можно выбрать оптимальную для данных условий. Несколько хорошо проработанных вариантов свидетельствуют о том, что проблема хорошо изучена и все, по крайней мере достаточно очевидные, пути ее преодоления выявлены, а поэтому имеются определенные гарантии того, что можно сделать лучший выбор из возможного.

К материальным факторам, влияющим на эффективность решения проблем, относится наличие необходимых ресурсов — естественных, технологических, информационных и иных, а также возможность маневра ими.

Наконец, личными факторами эффективного решения проблем можно считать наличие необходимой квалификации, знаний и опыта у сотрудников, принятие этих проблем как своих собственных или, наоборот, их отторжение; ожидаемое вознаграждение в случае успеха, или наоборот, боязнь возможного наказания при неудаче, да и общий морально-психологический климат в целом.

Существует ряд обстоятельств, которые крайне отрицательно влияют на эффективность решения проблем, что обязательно необходимо учитывать в практической работе. Прежде всего, это недооценка их важности, а также возможных последствий. Это обстоятельство может привести к быстрому развитию негативной ситуации и поставить под вопрос благополучие фирмы в целом.

Существенно сказывается на снижении эффективности решений дезорганизованность и непоследовательность при их разработке, принятии и реализации. Так, зачастую принимается много ненужных решений, в том числе и по одной и той же проблеме сразу несколько; при этом игнорируются ранее принятые решения и имеющийся позитивный и негативный опыт; с другой стороны, принятие нужных решений затягивается как по причине неуверенности в своих силах, так и наоборот — излишней самоуверенности.

Крайне негативно на эффективность решений воздействует субъективизм их авторов, ориентация последних на вдохновение, симпатии и антипатии к кому-то, а также преследование ими собственной выгоды, заслоняющей все остальное.

Эффективное решение должно быть всесторонне взвешенным. Известный американский предприниматель и специалист в области менеджмента Дон Фуллер предлагает воспользоваться своим “Проверочным листком в помощь принимающим решения”, позволяющим выявить собственные реальные возможности в каждом конкретном случае. Для этого нужно ответить на следующие вопросы:

КТО?

Кто должен и кто будет принимать решение? Если это будут разные люди, как это изменить?

С кем посоветоваться по поводу принимаемого решения?

Кто должен участвовать в принятии решения?

Кому нужно сообщить о решении?

Кто будет реализовывать решение?

Кто будет отвечать за результаты?

ЧТО?

Что требуется решить в идеале?

Что возможно и желательно решить?

Что необходимо решить в обязательном порядке?

КАКИЕ?

Какие требуются сведения?

Какая информация имеется в наличии?

Каких данных недостает?

Какие материалы нужно еще достать и какие документы издать?

Какие организационные вопросы нужно решить?

Какие преимущества сулит решение?

Какие его отрицательные стороны нужно учесть?

Какова величина возможного риска?

Что может препятствовать Вашим действиям?

ГДЕ?

Где найти нужных людей?

Где найти недостающие сведения?

Где получить информацию?

Какие последствия будет иметь решение, в том числе лично для Вас?

КОГДА?

Когда решение должно быть принято (нужно или можно принимать)?

Когда решение должно быть объявлено (нужно или можно объявить)?

Когда должно быть начато выполнение решения (можно или нужно выполнять)?

КАК?

Как найти информацию и нужных людей, обеспечить поддержку и помощь персонала?

Как реализовать решение?