3. Коммуникационная структура управления

Информация в системе управления передается по коммуникационным каналам, то есть линиям связи, возникающим между отдельными элементами управленческой структуры — подразделениями, должностями, людьми. Способ осуществления этих связей — будь то личная встреча, телефонный звонок, записка или официальный документ — значения при этом не имеет.

Помимо движения содержательной управленческой информации с помощью коммуникационных каналов осуществляются управленческие и посреднические связи между элементами управленческой структуры. Суть управленческих или административных связей состоит в передаче полномочий и ответственности нижестоящим звеньям управленческой структуры различных распоряжений, рекомендаций, инструкций, получении отчетов, советов и т.п., а также в процессе контроля.

По своему назначению связи эти могут быть двух видов: координационньми и интеграционными. Первые объединяют все элементы системы управления в единое целое, обеспечивая их подчиненность центральному, главному элементу, каковым могут выступать, например, совет директоров фирмы, правление, штаб-квартира, общее собрание акционеров. Интеграционные же связи обеспечивают единство автономных действий элементов системы управления; в рамках фирмы их направляют межфункциональные органы (комитеты, специальные группы, стратегические хозяйствующие центры и т.п.), добиваясь добровольного согласования интересов этих субъектов.

Наконец, технические связи между элементами управленческой структуры реализуются в процессе организационного обслуживания их деятельности, например, при подготовке и проведении совещаний, переговоров, обмена опытом, ведении делопроизводства, сборе, фиксации, хранении и выдаче информации безотносительно ее содержания.

Совокупность каналов, по которым осуществляются коммуникации в организации образуют коммуникационную структуру управления. По своим масштабам она может быть глобальной, если охватывает организацию целиком, или локальной, когда относится только к отдельной ее части.

Осуществление всех коммуникаций только через одно какое-то центральное звено говорит о том, что коммуникационная структура централизована, а данное звено выступает не только в качестве посредника, но и контролера коммуникаций, имеющих форму вертикальных связей. Коммуникационная структура, допускающая, что большая часть информации (малозначительной по содержанию) может идти в обход центрального звена, является децентрализованной.

Наличие в коммуникационной структуре организации параллельных и пересекающихся каналов свидетельствует о ее сложности. Сложность структуры дает больше гарантий того, что необходимая коммуникация состоится, если даже где-то произойдет сбой, однако, с другой стороны, она несет в себе потенциальную возможность искажения передаваемой информации.

Рассмотрим теперь более подробно коммуникационные каналы, связывающие между собой отдельные элементы управленческой структуры, которые выступают в роли источников, получателей, посредников, контролеров управленческой информации. Эти каналы могут характеризоваться пропускной способностью — реальной величиной проходящей по ним информации, скоростью ее движения и величиной потерь, иными словами, своими техническими возможностями.

По направленности коммуникационные каналы могут быть односторонними и двусторонними. По первым информация движется только в одном направлении — от источника к получателю (например, доска приказов в организации); по вторым происходит обмен сведениями, или поступают сигналы обратной связи.

. Если коммуникационные каналы связывают элементы управленческой структуры, принадлежащие различным уровням иерархии, они относятся к вертикальным; горизонтальные каналы соединяют элементы одного уровня; диагональные каналы — элементы управленческой структуры, принадлежащие не только разным ее уровням, но и различным звеньям. Многие горизонтальные и большинство диагональных каналов на сегодняшний день являются неформальными и официально допускаются в весьма ограниченных масштабах.

По “вертикальным” каналам сверху вниз передаются в основном полномочия, команды, инструкции, а снизу вверх отчеты о проделанной работе и, если позволяет сложившийся стиль управления, — советы и рекомендации.. Поскольку работники разных уровней не всегда хорошо представляют дела друг друга, при переходе дел от одного управленческого “этажа” к другому может теряться или искажаться до 30% информации, циркулирующей по коммуникационным каналам. Поскольку участники горизонтальных коммуникаций лучше понимают проблемы друг друга, потери информации здесь не столь велики — до 10%.

Диагональные каналы возникают обычно между членами организации разных уровней и подчиненности, сотрудничающих вместе в различных управленческих органах неадминистративного характера (комитетах, комиссиях, специальных группах) на временной основ.