Вопрос 3 документальное оформление поступления материалов

Материалы поступают в организацию от разных поставщиков, своих под­собных и вспомогательных производств, от списания основных средств (ме­таллолом, запасные части), из основного производства в виде возврат­ных отходов (обрубки, обрезки, стружка), а также приобретаются за наличный расчет через подотчетных лиц.

Поступление материалов в организацию контролирует в пер­вую очередь отдел снабжения, который осуществляет оперативный учёт выполнения договорных обязательств. Поэтому документы поставщиков (платёжные требования, счета-фактуры) в первую очередь поступаю в отдел снабжения или финансовый отдел. Там проверяют соответствие их договорам, регистрируют в журнале учёта поступающих грузов формы № М-1, делаются отметки о выполнении договоров в специальных карточках и акцептуют, то есть дают согласие на оплату.

В дальнейшем документы передаются в бухгалтерию организации для оплаты. Для приёмки и оприходования грузов приложения к расчётно-платёжным документам передаются на склад.

Материалы на склад от местных и иногородних поставщиков доставляет экспедитор отдела снабжения, которому выдаётся доверенность на получение материальных ценностей форм № М-2 или М-2а. Принимая грузы от транспортных организаций (железной дороги) экспе­дитор особое внимание уделяет состоянию тары, пломб, а в слу­чае их повреждений требует проверки и сдачи груза. Если об­наружится недостача или порча груза, составляется коммерче­ский акт на право предъявления претензий к транспортной ор­ганизации или к поставщику.

В момент сдачи экспедитором материалов на склад матери­ально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента по­ступивших материалов документам поставщика. При полном соответствии количества фактически поступивших ценностей документам поставщика материально от­ветственное лицо выписывает приходный ордер формы № М-4.

Для сокращения количества первичных документов разреша­ется и бездокументное оформление поступивших материалов. Если расхождений ни в количестве, ни в качестве прибывшего груза с документами поставщика нет, то на сопроводительных документах постав­щика проставляется и заполняется специальный штамп с основными реквизитами приходного ор­дера.

В случае централизованной доставки материалов автотранс­портом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную формы № ТТН-1 в четырех экземплярах:

1-й грузополучателю;

2-й грузоотправителю;

3-й и 4-й перевозчику.

Акт о приемке материалов (ф. № М-7) применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платеж­ных документов и в случае расхождений (количественных и ка­чественных) с данными сопроводительных документов постав­щика. Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаин­тересованной организации, заведующего складом и представи­теля отдела снабжения организации. Комиссия назначается ру­ководителем организации. Акт составляется в двух экземплярах: первый — передается в бухгалтерию организации как основание для бухгалтерских записей на счетах и расчета сумм недостач или излишков; второй — поступает в отдел снабжения для предъявления претензий поставщику или сообщения ему о пред­ставлении платежного требования на излишки. Наличие акта исключает выписку приходного ордера.

Приходные документы составляются в день поступления ма­териалов.

На склады также поступают материалы их цехов своей организации (неиспользованные материалы, отходы, полученные при ликвидации основных средств и др.). Они приходуются на склады по накладным-требованиям на отпуск (внутреннее перемещение) материалов формы № М-11. На неиспользованные в производстве материалы накладные-требования ф. № М-11 выписывается в том случае, если ценности по ним отпускались, а не по лимитно-заборным картам, ибо в последней предусматривается учёт возврата материалов, ранее отпущенных в производство.