Отчет «Касса»
Для учета фактического количества денег в кассе используется отчет «Касса». Он состоит из двух таблиц: «Остатки в кассе» и «Движение денег».
Вверху каждой таблицы есть группа фильтров (скрытых для компактности группировкой под знаком «+/-») в которых можно задавать следующие параметры:
Проект (Клуб) – значение не меняем, всегда стоит ваше значение;
Версия (..факт) – значение не меняем;
Период – в выпадающем из фильтра списке нужно выбирать текущий период и только один. Не допускается, чтобы в фильтре было выбрано несколько месяцев, потому что денежные остатки будут отображаться некорректно.
В самой таблице Остатки в Кассе содержатся денежные остатки в кассе на каждый день после проведения всех операций. Можно двойным кликом по интересующей за день сумме получить список всех операций в этот день. По двойному щелчку откроется новый лист в котором можно изменить руками некоторые параметры проводок в этот день и по команде Б7 «Сохранить в трафик» внести эти изменения.
После всех манипуляций создавшийся лист, обычн они иеют название вида «Лист1» необходимо удалить (левая кнопка мышки по листу и выбрать команду «удалить»).
В таблице «Движение денег» в сгруппированной форме отражены все доходы и расходы по дням, которые можно проглядывать или корректировать по двойному клику на интересующем расходе.
Форма (Деньги)
После того как осуществили все проводки за отчетный день, в отчете «Касса» видна сумма денег, которая должна быть в кассе. Если она отличается от фактических остатков денег в кассе, необходимо зафиксировать недостачу или излишек денег в кассе. Существенные отклонения (в любую сторону) являются грубой ошибкой учета и этот факт отражается в оценочном листе администратора рецепции. Для Корретировки используется Форма (Деньги):
В шапке формы заполняем:
Поле «Дата» (значение ставим вручную с соблюдением формата вида даты);
Поле «Период начисления» заполняем из выпадающего по двойному клику дерева данных. Значение должно соответствовать дате корректировки;
Поле «Источник» – заполняем из выпадающего по двойному клику дерева данных и выбираем кассу, если отклонения фиксируем в кассе или сейф, если фиксируем отклонение в сейфе. (Если в вашей версии файла нет поля «Источник, то ничего не ставите);
Поле «Ответственный» – заполняем из выпадающего по двойному клику дерева данных в котором выбираем себя.
В табличной части формы заполняем:
Поле «Дата» заполняется автоматически;
Поле «Операция» заполняется из выпадающего по двойному клику дерева данных. В этой форме выбираем значения из дерева данных в разделе Расходы/Корректировка денег/Недостача в кассе или Излишек в кассе;
Поле «Сотрудник» заполняется автоматически;
Поле «Сумма» содержит отклонение. Если мы проводим недостачу в кассе, то сумму ставим со знаком «минус», если излишек в кассе, то сумму ставим со знаком «плюс»;
Поле «Примечание» содержит максимально понятное и подробное описание причины излишка или недостачи.
После того как заполнили форму и проверили все значения, необходимо эти данные сохранить в трафик с помощью команды Б7.