Форма (Корректировка)
Если в поле «Расхождение» за текущий день значение не равно «0», то требуются корректировки. Их производим в Форме (Корректировка). Образец формы приведен не рисунке ниже.
В шапке формы заполняем:
Поле «Дата» (значение ставим вручную с соблюдением формата вида даты);
Поле «Период начисления» – должен соответствовать дате производимой нами корректировки;
Поле «Ответственный» – заполняем из выпадающего по двойному клику дерева данных в котором выбираем себя.
В табличной части формы заполняем:
Поле «Дата» заполняется автоматически.
Поле «Операция» заполняется из выпадающего по двойному клику дерева данных. В открывшемся окошке Дерева данных выбираем наиболее подходящее значение.
Поле «Касса/Эквайринг» заполняется из выпадающего по двойному клику дерева данных. Если расхождение продаж Базы и Кассы у нас произошло в наличных деньгах, то выбираем значение «Касса на …». Если расхождения продаж Базы и Кассы произошло по терминалу «Эквайринга, то выбираем значение «Эквайринг на …».
Поле «Сотрудник» заполняется автоматически.
Поле «Деньги» заполняем следующим образом: если в поле «Касса/Эквайринг» стоит «Касса на …», то выбираем значение «нал», если в поле «Касса/Эквайринг» стоит «Эквайринг на…», то выбираем значение «бн».
Поле «Сумма» содержит значение расхождения с тем знаком, с которым оно стоит в отчете «База.Касса», причем, если мы делаем не одну корректировку, то и сумму надо разбивать по нескольким корректировкам, главное, чтобы общая сумма корректировок была равна расхождениям за день.
Поле «Версия» содержит значение «.база», если мы корректируем расхождение Базы и Кассы и в поле «Операция» стоит одно из значений в разделе «Корректировка базы».
Поле «Версия» содержит значение «..факт», если мы корректируем фактическую недостачу или излишки денег в кассе и в поле «Операция» стоит одно из значений в разделе «Корректировка денег».
Поле «Примечание» содержит максимально понятное и подробное описание причины расхождения Базы и Кассы.
После того как заполнили форму и проверили все значения, необходимо эти данные сохранить в трафик. После записи в трафик опять проверяем расхождение по отчету «База.Касса» и если значение в темно-синем поле «Расхождение» за текущий день равно «0», то переходим к проведению расходов из кассы за отчетный день.
Форма (Расход)
Все расходы рекомендуется делать через форму ввода расходов. При высокой квалификации пользователя допустимо делать проводки расходов непосредственно в листе трафика с помощью команд Б7 «Создать по образцу». Описание этого метода здесь не приводится.
В шапке формы заполняем:
Поле «Дата» (значение ставим вручную с соблюдением формата вида даты).
Поле «Период начисления» заполняем из выпадающего по двойному клику дерева данных. Значение должно соответствовать тому периоду к которому относятся проводимые расходы. Если это текущие расходы, то период начисления совпадает с датой начисления. Если это расходы прошлого периода, такие как Зарплата, Аренда, Коммуналка и т. п. - то дата операции и период начисления могут не совпадать.
Поле «Источник» – заполняем из выпадающего по двойному клику дерева данных и выбираем «Кассу на …», если расход производим из кассы или «Сейф на…», если тратим деньги из сейфа.
Поле «Ответственный» – заполняем из выпадающего по двойному клику дерева данных в котором выбираем себя.
В табличной части формы заполняем:
Поле «Дата» заполняется автоматически.
Поле «Расходная часть» заполняется из выпадающего по двойному клику дерева данных. Для ускорения поиска требуемой статьи расходов рекомендуется в поле «Расходная часть» руками писать слово Расход и после этого по двойному клику открывается дерево данных сразу в области расходов. Подбор расхода можно осуществить по Дереву данных по следующему пути:
Тема «статьи расходов» подробно рассмотрена ниже.
Поле «Контрагент» заполняется из выпадающего по двойному клику дерева данных в разделе «Контрагенты» и должно отражать организацию или человека, которому выдаются деньги. Если требуемого контрагента нет в дереве данных, допускается выбрать узловое значение из дерева данных, например Сотрудники, Клиенты, Поставщики или заполнить данное поле рукой с обязательным уведомлением руководителя.
Поле «Сумма» содержит количество денег отданное контрагенту. Если мы проводим расход, то сумма ставится без знака (по умолчанию знак плюс) и только в редких случаях, когда мы таким образом проводим приход, ставим сумму со знаком «минус».
Поле «Примечание» содержит максимально понятное и подробное описание осуществленного расхода.
После того как заполнили форму и проверили все значения, необходимо эти данные сохранить в трафик с помощью команд Б7.
Примечание: Расходы можно проводить несколько раз в день, по мере их осуществления, но при этом следует помнить, что если расход уже записан в трафик, а в форме ввода его оставили, и добавили новый в строчке ниже, то в трафик попадет все, что содержится в табличной части формы и такой расход, продублируется.
Важно: Если вы продублировали расход или ввели некорректные данные расхода, то его можно удалить из листа «Трафик», но только по строгому правилу и только целой строкой. Для этого необходимо напротив требуемой строчки кликнуть левой кнопкой мышки в области номеров строк (левее кода) и в выпадающем меню выбрать пункт «удалить». Если в листе «трафик» что-то меняли руками, то необходимо в командах Б7 обновить отчеты.