|
АРМ Б7 «Рецепция» |
Краткое руководство пользователя |
|
В документе приведены наиболее типовые приемы работы в системе Б7 на рабочем месте рецепции. |
|
Волкодаев Алексей |
|
|
Автоматизированное рабочее место б7 «Рецепция»
ВАЖНО! Перед началом работы с системой Б7 Администратор обязан сохранить файл под новым именем в существующем формате вида {Год}_{Месяц}_{Дата} КЛУБ, где Администратор меняет только дату, значение которой должно быть актуально. Делается это с помощью команды в меню файл Excel «Сохранить как», а не простым переименованием файла. Образец имени файла: 2016_09_21 ГАГАРИНА. Рабочий файл хранится на паблике в папке Б7, а старые файлы хранятся в папке «Архив».
Формы ввода и отчеты
Все первичные данные о продажах и расходах из кассы за текущий день заполняет рецепция. Ежедневный отчет Б7 считается корректно заполненным, если все поступления, расходы, перемещения и корректировки занесены полностью, расхождение по продажам в Базе и Кассе нет или они скорректированы, денежные отклонения отсутствуют или скорректированы правильными проводками.
Вносить данные в систему Б7 можно непосредственно в листе Трафика, но необходимо понимать, что для этого необходима высокая квалификация пользователя, риск внесения некорректных данных многократно возрастает, как и вероятность повредить файл Б7, что является критичной ошибкой.
Поэтому в настоящей инструкции данный метод не описывается и предлагается пользоваться специализированными формами ввода и вывода данных.
Форма (Выручка)
Прежде всего, необходимо корректно внести выручку за день. Делаем это через специальный лист: ФОРМА (Выручка).
В шапке формы заполняем:
Поле «Дата» (значение ставим вручную с соблюдением формата вида даты).
Поле «Период начисления» – должен соответствовать дате операции.
Поле «Ответственный» – заполняем из выпадающего по двойному клику Дерева данных в котором выбираем себя.
В табличной части формы заполняем единственный столбец:
Поле «Сумма», значения в который берем из «z-отчетов» и Базы.
Первые и вторая строки учитывают наличные продажи в двух версиях учета – по Кассе и по Базе. Третья и четвертая строчка учитывают эквайринговые продажи тоже в двух версиях учета.
После того, как заполнили Форму (Выручка) и проверили все значения, необходимо записать эти данные на лист «Трафик». Для этого нужно в верхнем правом углу основного меню выбрать панель инструментов «Команды Б7» и нажать кнопку «Сохранить в трафик».
Если сделано все правильно, откроется новый лист, с введенными значениями, и новое окошко с вопросом «Удалить лист после сохранения?». На этот вопрос всегда отвечаем «Да».
Отчет «База.Касса»
После занесения выручки в двух версиях (База и Касса) в трафик необходимо сверить эти значения. Идеальным случаем является, когда суммы продаж в двух версиях учета совпадают, кроме незначительных расхождений по типовым операциям – гостевые визиты и т.п.
Если же имеются иные расхождения, то нужно предпринять все меры, чтобы выявить причину расхождения и, по возможности, устранить. (Сделать все требуемые проводки по базе, пробить необходимую сумму в кассу и т. п.).
Если расхождения устранить не удалось, что является грубой ошибкой и отражается в оценочном листе, следует произвести корректировку с целью устранить расхождения. Для того чтобы увидеть, какие есть расхождения, используем отчет «База.Касса».
Данные в строках группируются по датам и видам оплат, а в столбцах по видам учета – База, Касса и столбец «Расхождения». В приведенном примере имеется расхождение на 6 рублей в продажах по Кассе, которое скорректировано «Гостевым визитом».
В итоге в темно-синем поле за 21.06.16 в столбце «Расхождение» значение равно «0», что и требуется.