Заключение Список литературы

Единственный способ эффективно использовать такой ресурс, как время, - это экономить и разумно распределять его. Время поддается учету. Руководитель может рассчитывать необходимое ему для выполнения тех или иных работ время, сделать некоторый количественный допуск его потерь на непредвиденные обстоятельства и помехи – словом, он имеет дело с вполне регулируемым ресурсом. Следовательно, подстерегающие руководителя в этом аспекте его деятельности проблемы подвластны анализу. Проанализировав использование времени, можно выявить пути улучшения его использования.

В заключение работы можно сделать ряд выводов. Время является одним из самых важнейших и наиболее дефицитных ресурсов, и если им не управлять, то все остальное также останется неуправляемым. В отличие от других ресурсов, время нельзя купить, хранить, заменить чем-то другим или увеличить его объем.

В то же время существует много причин, заставляющих использовать рабочее время непродуктивно. Это бесконтрольный поток посетителей и телефонных звонков, нерациональная трата времени на проведение бесед и встреч, слишком редкое делегирование полномочий, плохое планирование трудового дня и т. д.

Для изучения затрат рабочего времени используются различные методы, виды наблюдений, способы и формы записи результатов. Основными методами являются фотография и самофотография рабочего времени. Для анализа отдельных видов работ используются опросы.

Многократный учет и анализ дают возможность вывести определенную закономерность, характерные причины потерь рабочего времени, нормативы затрат на отдельный виды работ, что является основополагающим для более рациональной организации и планирования работы руководителей. Планирования является самым важным направлением улучшения использования рабочего времени. Планирование ежедневной работы, среднесрочных и долгосрочных акций означает выигрыш во времени, достижение успеха и уверенности в себе.

Дневной план имеет большое значение в работе руководителя. Он должен включать не более десяти проблем, в том числе трех первостепенных. Для планирования дня рекомендуется применить метод «Альпы». Он включает пять стадий:

1. Составление заданий.

2. Оценка длительности акций (определение приблизительного времени для выполнения заданий, общего времени выполнения заданий).

3. Резервирование времени (40% времени остается для неожиданных дел).

4. Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению (сокращение времени, отведенного на выполнение заданий дня, до 5-6 часов).

5. Контроль и перенос несделанного.

Персональные компьютеры придали новый импульс автоматизации нормировочных расчетов, поскольку они позволяют автоматизировать процесс обработки информации непосредственно на местах ее возникновения. На наш взгляд развитие технической базы нормирования на основе электроники, позволило сегодня целенаправленно заняться разработкой единой концепции создания автоматизированных систем нормирования труда.

В практической главе изучалось использование рабочего времени руководителей рекламного агентство ООО «Сота», которое создано с целью предоставления своим Клиентам (заказчикам) профессиональной помощи в разработке, организации и проведении всевозможных рекламных акций.

Для изучения использования рабочего времени была проведена фотография рабочего дня двух работников рекламного агентства (директора и заместителя директора). Она проводилась в течение 5 рабочих дней. В результате обработки данных фотографии можно сделать следующие выводы.

У обоих руководителей слишком много времени занимает рутинная и трудоемкая по времени работа, которую зачастую могли бы выполнять другие специалисты. Что свидетельствует о редком делегировании полномочий. Особенно ярко это выражено в исследовании деятельности заместителя директора.

Нерационально тратится время всех руководителей на проведение бесед, обсуждений, встреч делового характера. Это объясняется тем, что зачастую нет особой подготовки, планомерного построения хода беседы (обсуждения), конкретно поставленных задач, не учитывается регламент, допускаются отклонения от темы, не определяется точное время служебных поездок.

Для более глубокого изучения и планирования рабочего времени работников предприятия проводилось анкетирование. Им была предложена анкета, состоящая из 21 вопроса. В результате были выявлены причины нерационального использования рабочего времени, некоторые из которых совпадают с обнаруженными по итогам фотографии. Таким образом, список обнаруженных недостатков пополнился. Это:

неумение планировать рабочее время.

выполнение ненужной работы.

незнание личного трудового ритма и графика активности.

неумение избавляться от «помех», частые отвлечения во время работы.

неумение работать с информацией.

недостатки делегирования.

неорганизованность коллег и личная неорганизованность.

На устранение всех этих причин и будут направлены основные мероприятия.

Рекомендации направлены на исправление существующего положения и устранения причин, приводящих к неэффективному использованию времени. Основное внимание уделено планированию и особенно составлению дневных планов, призванных привести все дела специалиста руководителя в оптимальные рамки, тем самым, обеспечивая выполнения всей необходимой работы.

Приведены основные условия для более эффективного проведения встреч, бесед и обсуждений. Предложен ряд практических советов.

Рационализация телефонных переговоров возможна при соблюдении ряда советов, так же представленных в главе. Приведена формула проведения телефонных переговоров, при которых любой телефонный разговор будет укладываться в три минуты.

Окончательно решить проблему нехватки времени позволит составление плана дня. Этому уделено особое внимание. В результате, все запланированные дела руководители смогут выполнять за 5 часов, а остальное время будут заниматься непредвиденными проблемами, которых в связи со спецификой работы возникает немало.

Таким образом, на основе изучения теоретических и методологических основ анализа использования рабочего времени, изучения использования и планирования времени в организации, были найдены конкретные пути улучшения его использования руководителем и специалистами изученной организации.