1.3. Пути повышения эффективности использования рабочего времени руководителя и специалиста на предприятии

Если при анализе затрат рабочего времени выявляются потери, то необходимо разработать рекомендации по их снижению, а лучше полному устранению.

Мы предлагаем следующие методы по снижению потерь рабочего времени:

1. Принцип Парето;

2. АБВ анализ;

3. Принцип Эйзенхауэра;

4. Учет графика работоспособности;

5. Планирование рабочего дня;

6. Делегирование полномочий.

Принцип Парето. Данный принцип можно назвать универсальным, то есть применимым ко многим сферам общественной жизни. В общем виде принцип Парето гласит: 20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий дают всего 20% результата. Это касается и клиентов компании, и товаров реализуемых предприятием, и времени, затрачиваемом на выполнение поставленных задач.

Вывод напрашивается один: вначале думать, принимать взвешенное, осмысленное решение, а уже потом браться за дело, не шарахаясь из стороны в сторону и не хватаясь одновременно за все дела сразу. Срочные дела следует либо делать, либо передоверять их исполнение другим, но тоже немедленно, не затягивая с их решением. Те дела, которые могут подождать должны быть не просто отложены в сторону, но следует установить время, конкретное и точное, когда они будут сделаны, и соответствующий пункт должен быть записан в Вашем плане¹⁹.

АБВ анализ. Суть данного метода в том, что все задачи подразделяются с помощью букв в соответствии с их значимостью (рис. 1.2)²⁰.

Рисунок 1.2. Приоритеты АБВ анализа

В соответствии с данным рисунком можно проследить следующую закономерность:

• А – важнейшая категория, составляют 15% от общих задач, имеют значимость 65%;

• Б – не особо важная категория, составляют 20% общих дел, значимость на уровне 20%;

• В – несущественные дела, составляют 65% всех задач, значимость составляет всего 15%.

Техника использования анализа АБВ состоит из следующих этапов;

1. Составить список задач;

2. Установить очередность дел в соответствии с их значимостью;

3. Пронумеровать задачи;

4. Провести оценку в соответствии с категориями А, Б, В;

5. Принять решение о возможности перепоручения задач, относящихся к категориям Б и В.

Принцип Эйзенхауэра. Принцип Эйзенхауэра является достаточно эффективным методом для получения навыков расстановки приоритетов. Метод является достаточно простым. При этом все приоритеты расставляются по критериям важность и срочность. Исходя из этого, все задачи можно разделить на 4 группы:

• Срочные и важные дела. Данные дела необходимо выполнять незамедлительно.

• Срочные и неважные дела. Так как они являются срочными, руководитель может на них остановить все свое внимание. Но так как она является неважной, ее необходимо делегировать подчиненному.

• Несрочные и важные дела. Данные типы задач необходимо также перепоручать своим подчиненным.

• Несрочные и неважные. Задачи этой категории следует «выбросить в корзину», так как их выполнение не принесет никакого результата, однако взамен отнимет много времени.

Техника использования метода Эйзенхауэра:

1. Составить список задач на день, то есть все дела, которые необходимо выполнить в течение рабочего дня нужно выписать либо на бумажном носителе, либо в электронном виде;

2. Расставить приоритеты для каждой задачи, то есть каждую задачу проранжировать в соответствии с критерием важности и срочности;

3. Все задачи записать в квадрант матрицы в соответствии с группой, то есть необходимо построить матрицу Эйзенхауэра и в соответствии с расставленными приоритетами внести в подходящий квадрант матрицы.

Для наглядности можно построить матрицу Эйзенхауэра (рис. 1.3)²¹

Рисунок 1.3. Матрица Эйзенхауэра

Учет графика работоспособности. Каждый человек работает по индивидуальному графику работоспособности. Одни более активны по утрам, другие, наоборот, вечером. Поэтому в своей работе руководителю необходимо знать свою кривую работоспособности для более эффективного распределения дел на день.

Всех людей можно разделить на «сов» и «жаворонков». Кривые производительности для «сов» и «жаворонков» представлены на рисунках (рис. 1.4 и рис. 1.5)²².

Рисунок 1.4 Кривая производительности для жаворонков

Рисунок 1.5 Кривая производительности для «сов»

Сказать какой график из двух лучше – невозможно. Каждый по-своему хорош. Их принципиальное различие – время наступления рабочей активности. У «жаворонков» период активности наблюдается с утра, а у «сов» в более позднее время. Поэтому «жаворонкам» необходимо с утра начинать выполнение наиболее важных дел, требующей высокой работоспособности, когда как «совам» лучше планировать выполнение таких дел на послеобеденное время. Однако после обеда снижение работоспособности наблюдается абсолютно у всех людей. Чтобы избежать чрезмерной усталости после обеда рекомендуется во время обеда вздремнуть на минут 15-20, либо выполнить какие-либо физические упражнения или сделать прогулку на свежем воздухе. Все это восполняет энергию и дает заряд на дальнейшую работу.

Метод «Альпы». Планирование рабочего дня, недели, месяца является необходимым условием для эффективной работы руководителя. Намеченный план действий позволяет руководителю справиться с неопределенностью, то есть наглядно увидеть, что он должен выполнить в течение определенного периода.

Планирование рабочего времени обязательно необходимо производить в электронном виде или на бумажных носителях. В электронном виде можно использовать программу MSOfficeExcelили MSOfficeOutlook.В качестве бумажного носителя можно использовать ежедневник, доски планирования и т.д.

Для планирования рабочего времени также рекомендуется использовать метод «Альпы». Данный метод достаточно прост, однако его применение дает хорошие результаты и позволяет экономить время.

Метод включает в себя 5 стадий планирования²³:

1. Составление списка заданий;

2. Оценка длительности выполнения заданий;

3. Резервирование времени (в соотношении 60:40);

4. Принятие решений по приоритетам и по перепоручению некоторых дел;

5. Контроль (учет несделанного).

Использование данного метода позволяет руководителю достигать поставленных целей; четко представлять, что нужно выполнить за день; не упустить из виду какие-либо задачи; избежать стрессов и нежелательных перерывов.

Делегирование полномочий. «Делегирование – это процесс передачи части руководителя другим управляющим или сотрудникам для достижения конкретных целей организации²⁴».

Делегирование – одна из основных функций менеджера. Казалось бы, передача определенных заданий подчиненным – обычная практика у руководителей, которая происходит ежедневно. Однако это не всегда так. Руководитель получает задание, с которым может справиться специалист, но он его не делегирует. Причины этому могут быть различные: чрезмерное желание все выполнить самому, неуверенность в квалификации специалиста и др.

Выполнение задач, с которыми может справиться специалист более низкой квалификации, отнимает много времени у руководителя. Постоянное появление новых задач приводит к их скоплению, забывчивости одних, при исполнении других, срыву сроков выполнения заданий с высоким приоритетом, а в итоге это все может привести к стрессовой ситуации и сказаться на здоровье руководителя.

Поэтому значимость делегирования нельзя переоценить. Руководитель должен как можно больше дел, выполнение которых не требует высокой квалификации или опыта, передавать к выполнению своим подчиненным, а самому заниматься выполнением важных и срочных задач, требующих высокой квалификации.

Руководителю не стоит забывать ставить делегируемые задания на контроль. Необходимо поставить перед исполнителем четкие сроки исполнения, и следить за их исполнением.