Наблюдательный лист фотографии рабочего дня

№ п/п

Выполняемая работа

Текущее время

Продолжительность выполнения работы, мин

Индекс

В наблюдательный лист фотографии рабочего дня вносится информация о выполняемой работе, то есть указывается работа, которая выполняется испытуемым, текущее время – начало выполнения работы, продолжительность выполнения работы – определяется как разница между двумя выполненными операциями и индекс – определяется для каждой работы в соответствии с классификатором трудовых затрат.

Для получения более точных результатов фотографии рабочего дня, ее необходимо проводить от 5 до 15 дней.

Главным достоинством данного метода изучения затрат рабочего времени является его простота. То есть от наблюдателя не требуется высокой квалификации для его проведения.

Главным недостатком является возможное получение необъективных результатов. Если испытуемый осведомлен о проведение исследования, то многие потери рабочего времени могут быть искусственно устранены для получения хороших результатов.

Выделяют индивидуальную и групповую фотографию рабочего дня¹⁵.

При индивидуальной фотографии рабочего дня исследуются затраты рабочего дня одного работника (является наиболее распространенной), а при групповой объектами исследования являются группа работников предприятия. При использовании групповой фотографии рабочего дня исследователь поочередно обходит каждого испытуемого и фиксирует их действия. Главным недостатком групповой фотографии рабочего дня по отношению к индивидуальной является недостаточная полнота и детальность исследования. Однако главным достоинством является возможность одновременно проводить исследование нескольких человек.

2. Самофотография рабочего дня – вид наблюдения, при котором данные о затратах рабочего времени работник фиксирует самостоятельно.

Цель использования данного метода та же что и у фотографии рабочего дня – выявление потерь рабочего времени и рационализация его использования.

Однако у данного метода есть принципиальное отличие от фотографии рабочего дня – работник фиксирует только потери рабочего времени. Затем руководитель выявляет причины нерационального использования рабочего времени и разрабатывает пути по их устранению.

Эффективность данного метода достигается при систематическом его применении, так как необходимо выявить потери, которые наблюдаются в динамике, отнимают много времени у руководителя и устранить их для повышения использования рабочего времени.

В ходе проведения самофотографии рабочего дня руководитель записывает все свои перерывы в фотокарту, затем их анализирует и разрабатывает меры по их устранению.

3. Метод моментных наблюдений представляет собой процесс фиксации одноименных затрат рабочего времени в случайно выбранные промежутки времени.

Техника проведения метода моментных наблюдений: наблюдатель перемещается по определенному заранее заданному маршруту и фиксирует все процессы, которые работники выполняют в данный момент.

Достоинства метода моментных наблюдений:

• Один исследователь может наблюдать почти неограниченное число объектов;

• Имеется возможность прерывать наблюдение;

• Невысокая трудоемкость наблюдения;

• Психологическое воздействие на объект (работника) сведено до минимума.

Недостатки метода моментных наблюдений:

• В результате получаются усредненные данные;

• Не может быть раскрыта структура затрат рабочего времени;

• Нет данных о последовательности операций, невозможно непосредственно фиксировать причины простоев, нерациональных затрат рабочего времени и др¹⁶.

4. Хронометраж представляет собой метод наблюдения, при котором происходит фиксация циклически повторяющихся элементов работы.

Основная цель проведения данного метода заключается в выявлении продолжительности повторяющихся операций для разработки норм и нормативов, а также выявлении систематических «поглотителей» рабочего времени и разработки мероприятий по их устранению.

Для обеспечения сопоставимости замеров при подготовке к хронометражу наблюдатель устанавливает фиксажные точки – моменты включения и выключения секундомера, связанные с началом и окончанием выполнения наблюдаемого элемента операции¹⁷.

Наблюдение необходимо проводить два раза в течение рабочего дня – через час после начала работы и два часа до окончания работы. Полученные результаты необходимо внести в хронокарту для дальнейшего анализа полученных результатов.

Итак, мы рассмотрели основные методы изучения затрат рабочего времени. После непосредственно проведения наблюдения следует этап обработки полученных данных. Однако наиболее значимым является этап анализа полученных результатов, так как учет данных без последующего анализа не даст никаких результатов. При анализе можно выявить основные потери рабочего времени и разработать рекомендации по их устранению для повышения личной эффективности руководителя.

Для анализа рабочего времени мы используем методику, разработанную Ситниковой Т.В., которая является синтезом уже разработанных ранее методик.

Данная методика включает в себя 6 последовательных этапов.

Этап 1. На основе полученных первичных данных составляется фактический баланс рабочего времени (таблица 1.2).

Таблица 1.2.

Фактический баланс рабочего времени руководителя (специалиста)

Группа затрат рабочего времени	Затраты времени за каждый день, мин.						Итого		Уд. вес затрат, %		Сред. затраты за 1 день
	1	2	3	4	5
Время выполнения должностных операций: Вспомогательная работа: - подготовительно-заключительное время … Итого

В данную таблицу вносятся данные фактической продолжительности рабочего дня за 5 рабочих дней по группам затрат. Затем рассчитываются средние затраты на 1 день, путем деления общей суммы затрат по группам на количество дней наблюдения. Завершающим моментом на данном этапе является расчет удельного веса затрат по группам в общей сумме затрат, путем деления суммы затрат по группам на общую сумму всех затрат и умножении на 100%.

Этап 2. На данном этапе рассчитывается коэффициент переработки (таблица 1.3).

Таблица 1.3.

Коэффициент переработки

	1 день	2 день	…	Итого	Среднее значение
Фактическая продолжительность рабочего дня
Нормативная продолжительность рабочего дня
Коэффициент переработки

Для того чтобы определить коэффициент переработки, необходимо знать значения фактической и нормативной продолжительности рабочего дня. Фактическую продолжительность рабочего дня мы берем из баланса рабочего времени. Нормативная продолжительность рабочего дня установлена правилами внутреннего распорядка предприятия за минусом обеденного перерыва.

Коэффициент переработки находится путем деления фактической продолжительности рабочего дня на нормативную.

Этап 3. На данном этапе рассчитываются следующие показатели:

Показатели, характеризующие использование рабочего времени

• Коэффициент экстенсивного использования рабочего времени:

(1.1)

где П – регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе (мин);

Ф – фонд рабочего времени (мин).

• Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от работника:

(1.2)

где ПР – потери рабочего времени, зависящие от руководителя (мин).

• Коэффициент потерь рабочего времени, независящих от работника (потерь по организационно-техническим причинам);

(1.3)

где ПО – потери рабочего времени, зависящие от работника.

• Коэффициент, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы:

(1.4)

где ОТЛ – время на отдых и личные надобности.

Показатели, характеризующие структуру затрат рабочего времени:

• Коэффициент выполнения несвойственных работ:

(1.5)

где НС – затраты времени на выполнение несвойственных работ;

Р – все время работы.

• Коэффициент выполнения работ, предусмотренных трудовыми обязанностями:

(1.6)

Показатели, характеризующие затраты времени на выполнение должностных обязанностей:

• Коэффициент, характеризующий затраты на выполнение подготовительно-заключительных операций:

(1.7)

где ПЗ – затраты времени на подготовительно-заключительную работу.

• Коэффициент, характеризующий затраты на основную (оперативную) работу:

(1.8)

где О – затраты времени на выполнение основной (оперативной) работы.

• Коэффициенты творческой, организационно-административной, формально-логической, исполнительной работ:

(1.9)

(1.10)

(1.11)

(1.12)

где ТВ, ОА, ФЛ, И – затраты времени на творческую, организационно-административную, формально-логическую, исполнительскую работу.

• Коэффициент, характеризующий затраты времени на обслуживание рабочего места:

(1.13)

где ОМ – затраты времени на обслуживание рабочего места.

Этап 4. На данном этапе оценивается целесообразность и необходимость выполняемой работы.

Каждой выполненной работе, виду деятельности необходимо дать оценку по следующим критериям:

А – была ли данная работа необходимой? ДА/НЕТ

Б – принесла ли работа желаемые результаты? ДА/НЕТ

В – правильно ли был определен временной интервал на выполнение работы? ДА/НЕТ

Ответы, соответствующие каждому виду деятельности заносят в отдельную колонку. Определяется общая продолжительность работы соответствующего дня (Р). Считается по каждой колонке продолжительность работ, по которым дан ответ «НЕТ» ( )

Рассчитываются следующие соотношения:

, (1.14)

Если окажется, что более чем на 10% деятельность не была обязательной, то это значит, что имеются проблемы с перепоручением дел и установлением приоритетов.

, (1.15)

Если окажется, что в более 10% случаев деятельность не принесла ожидаемые результаты, то это значит необходимо уделить внимание планированию, организации и самоорганизации.

, (1.16)

Если окажется, что в более 10% случаев временной интервал выполнения работ был определен неверно, то имеются проблемы с планированием рабочего времени.

Этап 5. На данном этапе составляется «листок дневных помех».

К «помехам» относят различного рода потери времени из-за объективной нехватки ресурсов (информации, техники, инструментов), организационных нестыковок и управленческой неэффективности руководства (нечеткость постановки задач, дублирование функций отсутствие полномочий), собственной лени и некомпетентности, а так же незапланированные встречи, посетители, общение.

Далее составляется таблица (таблица 1.4).

Таблица 1.4.

Листок дневных помех

Помеха	Время	Причина	Как устранить

Необходимо определить, какие помехи были наиболее дорогостоящими, какие телефонные звонки оказались ненужными, кто часто и без пользы отвлекал от работы и т.д.

Этап 6. На заключительном этапе происходит анализ поглотителей (внешних и внутренних). Основные поглотители представлены в таблице (таблица 1.5).

Таблица 1.5.

Поглотители времени

Внутренние поглотители времени	Внешние поглотители времени
Отсутствие осознанных целей. Размытость, нечеткость целей. Неумение ставить приоритеты. Нехватка знаний, опыта, навыков. Отсутствие плана работы. Физическая усталость или болезнь. Неумение отдыхать. Слабая воля, отсутствие самодисциплины	Неизвестность миссии и целей организации. Слабое планирование. Отсутствие или нечеткость должностных инструкций. Слабое руководство (постановка задач, инструктаж, контроль, противоречивость, несогласованность). Отсутствие ресурсов, инструментов и т.п. Отсутствие системы делегирования. Низкая сплоченность в коллективе, отсутствие взаимопомощи.

Выделяют 5 важнейших причин временных потерь, которые регулярно повторяются, и намечаются способы их устранения¹⁸.

Таким образом, мы определили основные методы изучения затрат рабочего времени руководителей. А также рассмотрели методику анализа затрат рабочего времени, без которого проведение непосредственно наблюдений было бы ненужным. Мы изучили методику анализа затрат рабочего времени, предложенную Ситниковой Т.В. Данная методика состоит из 6 этапов и позволяет руководителю провести комплексный анализ его рабочего времени, выявить непосредственные потери рабочего времени и разработать мероприятия, которые позволят повысить эффективность использования рабочего времени и повысить личную эффективность.