2.2. Анализ основных характеристик документооборота в оао «двмп»
Анализ структуры и функций службы делопроизводства недостаточно изучен в литературе. В основном в учебниках и монографиях по делопроизводству описывается организационное построение службы ДОУ и приводятся типовые структура и функции.
Актуальность данной темы обосновывается тем, что анализ структуры и функций службы делопроизводства является частью анализа эффективности работы службы ДОУ. А от того, насколько эффективно функционирует службы делопроизводства, зависит процесс управления организациями и учреждениями.
Управленческие решения принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления
Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:
•структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
•требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
•существующие делопроизводственные традиции.
В небольших организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо.
Организацией документационного обеспечения предприятия ОАО «ДВМП» занимается отдел кадров. Непосредственно вся деятельность по документированию управленческих процессов находится в ведении сектора делопроизводства, который имеет собственную организационную структуру, представленную на схеме № 1
Организация документационного обеспечения управления, требования по созданию и оформлению документов регламентируется определенными законодательными и нормативно-методическими актами. Они используются в качестве справочного материала для организации и ведения документационного обеспечения управления предприятия.
1.Законодательные акты:
Конституция РФ46;
Трудовой кодекс47;
Федеральный закон «О техническом регулировании»;
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»48;
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»49;
Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10 января 2002 г504
Закон Российской Федерации «О государственной тайне» № 5485-1 от 21 июля 1993 г. (в редакции от 22 августа 2004 г.)51;
Закон Российской Федерации "О языках народов Российской Федерации" № 1807-1 от 25 октября 1991 г. (в редакции от 24 июля 1998 г.)524
Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (с изменениями от 9 мая 2005 г., 1 мая, 1 декабря 2007 г.)53.
2. Нормативно-методическая документация и подзаконные акты
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденные приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33, а затем дополненные Главархивом СССР в 1991 году54;
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Федеральной архивной службой России № 68 от 27 ноября 2000 г., зарегистрированная Министерством юстиции Российской Федерации 27 ноября 2000 г. № 6855;
Государственная система стандартизации Российской Федерации, включающая ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-93 и др56;
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов57;
ГОСТ Р 51141- 98 Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения58;
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России № 299 от 30 января 1993 г59. На документе должен проставляться код по ОКУД. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.
Основным нормативным документом, регламентирующим непосредственно работу персонала сектора делопроизводства, является его Положение:
1. Цели и задачи сектора делопроизводства предприятия
1.1. Основной целью сектора делопроизводства являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, сектор делопроизводства решает следующие задачи:
1.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
1.1.3. Сокращение документооборота, количества форм документов.
2. Функции сектора делопроизводства
2.1. В соответствии с возложенными задачами сектор делопроизводства осуществляет следующие функции:
Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.
Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.
Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.
Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.
Организация работы архива в соответствии с положением о государственном архивном фонде РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями ФАС РФ.
Повышение квалификации работников сектора делопроизводства, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции сектора делопроизводства.
3- 4. Права и ответственность сектора делопроизводства
3.1. Сектор делопроизводства имеет право:
Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации.
Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации.
Запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы сектора делопроизводства.
Проводить проверку организации ДОУ в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер.
Привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению