6 Актуальность разработки аис конкретного структурного подразделения предприятия/учреждения (цеха, отдела, участка и т.Д)

На основании рассмотренных ранее информационных потоков (модели AS-IS) были выявлены недостатки функционирования подсистемы реализации готовой продукции на предприятии ООО «Новодугино-контракт»:

− отсутствие оперативной информации в произвольные моменты времени о количестве реализованной продукции и об остатках продукции на складах предприятия

− отсутствие статистических данных о «постоянных» покупателях продукции.

− отсутствие оперативной информации о должниках предприятия на текущую дату;

− отсутствие учета поступающих от клиентов заказов;

− оформление некоторой необходимой в работе документации вручную (командировочное удостоверение, договора, прайс-лист);

− произведение вручную некоторых расчетов, используемых в процессе реализации товара покупателю (расчет наценки за доставку, расчет стоимости 1 км. доставки);

− отсутствие учета отделом реализации по внесению оплат за продукцию клиентами (учет приходно-кассовых ордеров и выписок банка).

На основе исследования предметной области можно выделить следующие основные функции для разрабатываемой АИС подготовки и ведения документации, сопровождающей процесс реализации готовой продукции предприятия:

− ведение картотеки клиентов;

− подготовка и оформление договоров, их регистрация и учет;

− произведение необходимых расчетов и формирование соответствующего справочника;

− подготовка документации на реализуемую продукцию (накладные и счета-фактур), а также ведение их учета;

− подготовка доверенностей на сотрудников предприятия, связанных с деятельностью реализации продукции, а также их учет;

− подготовка командировочных удостоверений на сотрудников предприятия, связанных с деятельностью реализации продукции, а также их учет;

− ведение учета поступлений денежных средств от клиентов за реализованную им продукцию;

− формирование списка должников предприятия;

− ведение учета наличия готовой продукции на складе предприятия;

− ведение учета поступающих от клиентов заказов.

Разработка АИС для вышеперечисленных задач позволит повысить эффективность и оперативность деятельности работников отдела реализации на различных стадиях реализации и оформления документации на реализуемую продукцию.

Благодаря автоматизации оформления некоторой документации, которая на данный момент оформляется вручную, у работников отдела сократится время на выполнение данных операций, а систематизация документации сократит время на поиск необходимой информации.

7 Фрагменты документации по эксплуатации информационной системы (инструкции пользователю, программисту системному администратору)

Информационные технологии — широкий класс дисциплин и областей деятельности, относящихся к технологиям управления и обработки данных, в том числе, с применением вычислительной техники. ИТ имеют дело с использованием компьютеров и программного обеспечения для хранения, преобразования, защиты, обработки, передачи и получения информации. ИТ — это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации.

Инструкция пользователю

……………………………

…………..

Инструкция системному администратору