2.2. Первинний облік короткострокових зобов'язань підприємства

Основою бухгалтерського обліку є первинне спостереження, тобто сприйняття господарських операцій у момент у момент їх здійснення. Таке спостереження здійснюється працівниками підприємства безпосередньо або за допомогою відповідних технічних засобів (вагів, лічильників, датчиків тощо).

Для збереження та передачі результати спостережень фіксуються на матеріальному носії у вигляді первинного документа.

Первинний документ – це письмовий документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення. Інформація, що міститься в первинних документах, систематизується в регістрах аналітичного і синтетичного обліку шляхом подвійного запису їх на взаємопов’язаних рахунках бухгалтерського обліку.

Законом передбачено, що власник підприємства несе відповідальність організацію робіт на підприємстві таким чином, щоб всі господарські операції, які відбуваються в межах комерційної, фінансово – господарської діяльності підприємства, були задокументовані.

Первинні документи повинні бути складені під час здійснення господарської операції, а якщо це неможливо безпосередньо після її закінчення з застосуванням української мови. Поряд з українською може застосовувати інша мова, що визначена законом.

Документи повинні бути складені своєчасно, містити достовірну інформацію і мати всі необхідні реквізити:

• Назву документа (форми);

• Дату і місце складання;

• Назву підприємства, від імені якого складений документ;

• Зміст і обсяг господарських операцій, одиниці виміру;

• Посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

• Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи складаються на бланках типових форм, затверджених Міністерством статистики України, а також на бланках спеціалізованих форм, затверджених міністерствами і відомствами України. Документування господарських операцій може здійснюватися з використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити реквізити типових або спеціалізованих форм.

Відповідальність за несвоєчасне складання первинних документів і недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали і підписали ці документи.

Швейна фабрика веде бухгалтерський облік, в тому числі і первинний, згідно Закону України „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні”. На досліджуваному підприємстві основними джерелами інформації для контролю розрахункових відносин по товарних операціях служать первинні документи з обліку розрахунків з постачальниками і підрядчиками.

Первинними документами з обліку виникнення поточних зобов’язань є акти приймання – передачі; акти прийнятих робіт; акти про приймання матеріалів; рахунки–фактури; податкових накладних; товарно–транспортних накладних та ін..

Погашення зобов'язання пов'язано з вибуттям активів, а отже, зі зменшенням майбутніх економічних вигод у результаті вибуття ресурсів підприємства.

Погашення поточних зобов’язань відображається видатковими касовими ордерами, виписками банків, чековими книжками(корінцями) та іншими документами.

Податкова накладна складається постачальником для розрахунку суми ПДВ, що є податковим зобов'язанням постачальника. Продавець товару (робіт, послуг), який зареєстрований як платник ПДВ, зобов'язаний надати покупцю податкову накладну, що дає право на одержання податкового кредиту.

У податковій накладній повинні обов'язково заповнюватися реквізити: дата виписки; порядковий номер; особи – продавець і покупець, їх індивідуальні податкові номери, місцезнаходження і номер телефону продавця і покупця, номери свідоцтв про реєстрацію платників податку на додану вартість; умови продажу; форма проведення розрахунків; номенклатура поставки товарів (робіт, послуг) продавця; одиниці виміру товару; кількість, ціна продажу одиниці продукції без урахування ПДВ, обсяг продажу без урахування ПДВ, що підлягає оподаткування за ставками 20%, 0%, звільнення від ПДВ; загальна сума коштів, що підлягає сплаті без ПДВ; податок на додану вартість і загальна сума ПДВ; надбавки і знижки, надані покупцю.

Перерахування податків та обов'язкових платежів здійснюється на підставі платіжних доручень. Крім того, про сплату податків можуть свідчити виписки банку.

Основним документом з розрахунковим взаєминам з постачальниками є рахунок-фактура. Його виписує постачальник на відпуск (відвантаження) товарно–матеріальні цінності.

В свою чергу, перерахування коштів на розрахунковий рахунок постачальника здійснюється за допомогою платіжного доручення. Підтвердженням здійснення оплати постачальнику є виписка банку за розрахунковим рахунком підприємства.

Виписка банку містить таку інформацію: назва документа; період складання; вихідний залишок; номер документа, по якому сплачено чи отримано кошти .

Одним з первинних документів, що відображають сплату поточних зобов’язань є розрахунковий чек.

Розрахунковий чек – це документ, що містить письмове розпорядження власника рахунку (чекодавця) установі банку (банку-емітенту), який веде його рахунок, сплатити чекодержателю зазначену в чеку суму коштів.

Чеки з чекової книжки, в яких вказується: найменування постачальника, дата і місце заповнення чека, сума, виписуються в момент здійснення платежу і видаються чекодавцем за отримані ним товари та надані послуги. Постачальник відвантажує покупцеві товар одразу або після зарахування коштів на рахунок. Виписуючи чек, чекодавець переносить залишок ліміту з корінця попереднього чека на корінець виписаного чека і виводить новий залишок ліміту.

Чеки підписують особи, які мають право підписувати розрахункові документи, проставляється на чеку відбиток печатки чекодавця. Якщо чек підписує службова особа чекодавця за дорученням керівника підприємства, то право підпису чеків обумовлюється в цьому дорученні.

Після того як документи з обліку зобов’язань складено на місцях або прийнято від сторонніх організацій, вони потрапляють до бухгалтерії у порядку й строки, встановлені керівником підприємства.

Документи, що надійшли до бухгалтерії, підлягають арифметичній перевірці, формальній, юридичній і за суттю, тобто з погляду законності й доцільності господарської операції..

При цьому забороняється приймати до виконання та оформлення

Якщо говорити про первинний облік поточних зобов’язань в розрізі класифікаційних груп, можна викласти наступне.

Господарські зв’язки з постачальниками базуються на підставі договорів (угод), у яких визначаються найменування товарів, кількість, ціна, терміни і спосіб поставки, порядок розрахунків тощо.

Постачальник на відвантажену продукцію виписує товарні і платіжні документи, передає їх банку і направляє покупцю. При цьому слід звернути увагу на терміни поставки і оплати, ціну товару, порядок і форми розрахунків. Для уникнення непорозумінь, момент передачі товару має бути документально підтверджений.

Розрахунки з постачальниками й підрядчиками проводяться на підставі таких документів: накладних, рахунків, товарно-транспортних накладних, податкових накладних, актів прийняття робіт (послуг), актів звірки , документів транспортних підприємств.

Дані про вантажі, що надійшли на склад, бухгалтерія отримує разом із звітом матеріально – відповідальної особи, а про оплату платіжних документів постачальника – із банківської виписки. На підставі цих документів контролюється виконання кожною стороною своїх зобов’язань.

Підставою для оприбуткування вантажів і розрахунків з постачальниками й підрядчиками також є документ, що підтверджує якість товару.

Заборгованість перед постачальниками може сплачуватись шляхом безготівкових або готівкових розрахунків.

Загальні принципи організацій безготівкових розрахунків, їх форми і документальне оформлення визначені Інструкцією №7 НБУ „Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України”. Згідно з цією Інструкцією безготівкові розрахунки між підприємствами можуть здійснюватись за допомогою документів на паперових носіях чи в електронному вигляді у формі:

- меморіального ордера;

- платіжного доручення;

- платіжної вимоги доручення;

- платіжної вимоги;

- розрахункового чека;

- акредитива.

Безготівкові розрахунки передбачають перерахування певної суми коштів з рахунків платників на рахунки отримувачів коштів, а також перерахування банками за дорученнями підприємств і фізичних осіб коштів, внесених ними готівкою в касу банку, на рахунки отримувачів коштів.

Використання банківських платіжних карток і векселів як платіжних інструментів регулюється законодавством України.

Меморіальний ордер – розрахунковий документ, який складається за ініціативою банку для оформлення операцій зі списання коштів з рахунку платника, внутрішньобанківських операцій.

Платіжне доручення – розрахунковий документ, що містить письмове доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свою рахунку зазначеної суми коштів та її перерахування на рахунок отримувача.

Платіжна вимога-доручення – розрахунковий документ, який складається з двох частин:

- верхньої – вимоги отримувача безпосередньо до платника про сплату визначеної суми коштів;

- нижньої – доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунку визначеної ним суми коштів і перерахування її на рахунок отримувача.

Платіжна вимога – розрахунковий документ, що містить письмове доручення платника обслуговуючому банку про списання зі свого рахунку зазначеної суми коштів і перерахування її на рахунок отримувача.

Розрахунковий чек – розрахунковий документ, що містить нічим не обумовлене письмове розпорядження власника рахунку (чекодавця) банку-емітенту, у якому відкрито його рахунок, про сплату чекодержателю зазначеної в чеку суми коштів.

Акредитив – договір, що містить зобов'язання банку-емітенту, за яким цей банк за дорученням клієнта (заявника акредитива) або від свого імені проти документів, які відповідають умовам акредитива, зобов'язаний виконати платіж на користь бенефіціара або доручає іншому (виконуючому) банку здійснити цей платіж.

Підприємство веде облік поточних зобов’язань за розрахунками з авансів одержаних. Зобов’язання, обумовлені авансовою оплатою покупцем товарів чи послуг виникає внаслідок угоди, за якою продавець зобов’язується надати товари чи послуги за визначеними цінами, асортиментом, кількістю і якістю. Первинними документами за таких розрахунків є: накладні, видатковий касовий ордер, прибутковий касовий ордер , претензії, виписки банку, рахунки-фактури.

При проведенні розрахунків платежах до бюджету первинними документами будуть розрахунки бухгалтерії, податкові накладні, виписки банку, платіжні доручення. А з підзвітними особами – авансовий звіт .

Фабрика обліковує поточні зобов’язання за розрахунками зі страхування, оформлення при цьому такі первинні документи: розрахунки і довідки бухгалтерії, виписки банку, розрахунково – платіжні відомості, видаткові і прибуткові касові ордери, платіжні доручення тощо.

Первинний облік на підприємстві ведеться за типовими формами, затвердженими наказами Міністерства статистики України від 09.10.95р. №253 і від 27.10.95р. №277.

Облік особового складу працівників підприємства ведеться відділом кадрів, котрий на кожного прийнятого на роботу працівника заводить особову картку, в якій зазначаються необхідні анкетні дані про працівника і всі зміни, що відбуваються у його роботі. З усіма працівниками швейної фабрики укладено колективний трудовий договір.

Організація оплати праці на підприємстві визначається діючими формами оплати праці, а також законодавством про працю.

У діловодстві підприємства використовуються нормативні документи, що регулюють порядок нарахування заробітної плати:

o штатний розклад;

o договори підряду (на виконання разових робіт);

o інші трудові договори (контракт);

o накази та розпорядження (на виплату премій, доплат, матеріальної допомоги);

o колективний договір.

Досліджуване підприємство використовує наступні первинні документи з обліку особового складу:

• П-1 Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу

• П-2 Особова картка

• П-3 Алфавітна картка

• П-5 Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу

• П-6 Наказ (розпорядження) про надання відпустки

• П-7 Список про надання відпустки

Щодо обліку використання робочого часу використовують наступні документи:

• П-8 Наказ (розпорядження) про припинення дії трудового договору (контракту)

• П-12 Табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати

• П-13 Табель обліку використання робочого часу

3 обліку розрахунків з працівниками з оплати праці на підприємстві керуються такою документацією:

• П-49 Розрахунково-платіжна відомість

• П-52 Розрахунок заробітної плати

• П-53 Платіжна відомість

• П-54 Особовий рахунок

Оформлення працівників здійснюється на основі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу (№ П-1).

Також поряд з обліком особового складу на підприємстві організовано облік використання робочого часу, що підкріпляється вище названими документами.

Так, проаналізувавши первинні дані обліку «Ужгородської швейної фабрики», можна сказати, що операції підкріплюються первинними документами згідно чинного законодавства і документальний обіг правильно організований.