Приоритеты и механизмы формирования системы мониторинга и управления проектной деятельностью финансовой организаций
Разработка инструментов аналитической обработки информации и формирования отчетности проектной деятельности ао «Страховая компания «Сентрас Иншуранс»
Нельзя не согласиться, что информационные технологии – это процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления [105].
Целью информационных технологий является, как правило, производство информации для ее анализа человеком и принятия решения по выполнению какого-либо действия.
Разработка автоматизированной системы управления проектами очень актуально для финансовых организаций (в том числе страховых компании), осуществляющих свою деятельность в виде реализации проектов. В нашем случае организационная структура проекта совпадает с организационной структурой компании. Сотрудники в соответствии со штатным расписанием распределены по функциональным подразделениям для выполнения проекта.
В данной диссертационной работе информационные технологии как составляющая часть управления проектами представлена автоматизированной системой управления операционной деятельностью. АО «СК «Сентрас Иншуранс» (далее – «Сентрас») использовала автоматизированную систему управления операционной деятельностью Centras Business Analytics System, которая отвечала за:
а) Анализ рыночной ситуации по стране и регионам;
б) Контроль исполнения бюджета организации на текущий финансовый год;
в) Инструмент формирования бюджета организации на будущий финансовый год;
г) Инструмент ценообразования по линейке страховых продукта без участия подразделений организации.
Постановка задачи: внедрение полностью автоматизированного рабочего места проектного менеджера, которая бы обеспечивала:
а) Регулярный мониторинг и контроль выполнения проектов организации, включая отслеживание мельчайших деталей в разрезе видов страховых услуг, основных статей дохода и расхода по каждому подразделению; б) Анализ и количественная оценка динамики финансовых показателей организации, выявление отклонений и выяснение их причин. Проведение сравнительного анализа показателей организации с аналогичными показателями
конкурентов;
в) Контроль издержек и выгод, сроков выполнения установленных планов доходов и расходов;
г) Контроль операционной деятельности подразделений, выявление отклонений от норм труда;
д) Контроль эффективности маркетинговых мероприятий, направленных на увеличения объема продаж страховых продуктов организации. Решение. Компания провела комплексное предварительное обследование, сформулировав требования к различным функциональным возможностям
системы.
Структура данного проекта обширна по функциональным требованиям и в настоящее время представленный продукт обеспечение отвечает следующим требованиям:
а) Реализована ИТ инфраструктура, позволяющая хранить, обрабатывать большой объем данных (Хранилище данных);
б) Спрограммированы алгоритмы обработки данных, основных индикаторов производительности проекта;
в) Спрограммирован интерфейс клиентского приложения (веб - портал);
г) Разработаны алгоритмы (модули) добавления в проект нового участника, нового продукта и нового подразделения.
Общая структура системы мониторинга.
Системы формирования управленческой отчетности. Использованы стандарты и методы формирования управленческой отчетности в страховой организации с учетом всех специфик составления финансовой отчетности в РК. Автоматизировано формирование управленческой отчетности. Автоматизированы методики финансового анализа деятельности предприятий. Для хранения всей информации, накопленной системой, применяется база данных (Microsoft SQL Server 2012). База данных располагается на внутреннем сервере организации.
При начальном запуске в рабочей области отображаются вкладки
«Отчеты», «Бюджет», «Калькулятор бюджета», «Калькулятор КАСКО», «Отчет для Fingers», «Задача УБА».
Для того чтобы использовать систему мониторинга необходимо пройти авторизацию.
В блоке «Отчетность» выполняется подготовка отчета. В отчет включены исходные данные, подготовленные в различных разделах программы, результаты расчетов и текстовая информация. Эта задача решается с помощью программного комплекса оперативной отчетности «Отчеты», включающего несколько оценочных показателей проекта: убыточность, доходность, эффективность, персонал (группа менеджеров и специалистов, работающих над осуществлением проекта), рынок, бюджет (структура и состав и значения статей расходов, статьей доходов) в которые включены текстовые блоки, таблицы, диаграммы и графики, причем в процессе построения графиков могут проводиться необходимые расчеты. В модуле «Бюджет» обнаружение
появляющихся изменений заранее согласованных и утвержденных параметров, их количественный анализ и оценка, принятие и поддержка, исполнение решений. Здесь можно проанализировать утвержденное запланированное распределение финансовых средств по различным основаниям: статьям затрат, временным периодам, участникам проекта, решаемым задачам, компонентам ожидаемых результатов.
При этом, анализ бюджета дает детальный анализ в нескольких разрезах. Так, пользователь системы может получить исполнение бюджета в разрезе регионов, подразделений и даже точек продаж. Помимо анализа исполнения бюджета структурными подразделениями, можно получить детальный анализ в разрезе продуктов страхования (линии страхового бизнеса), где страховая организация может выделить стратегические продукты страхования и оценить результат из внедрения в продуктовую линейку. Помимо управлением продажами, система позволяет анализировать рентабельность бизнеса структурных подразделений, в том числе убыточность каждого страхового продукта, что позволяет принимать решения о закрытии или продвижении тех или иных продуктов страхования.
В модуле «Персонал» расписаны распределение ролей, ответственности и отношений координации и субординации персонала проекта, построение организационных и ресурсных диаграмм; подбор человеческих ресурсов, создание и совершенствование команды проекта. Модули позволяют управляющему проекта регулярно проводить сравнительный анализ, результаты которого являются основой для принятия решений в процессе управления проектом.
Комплексная система управления эффективностью бизнеса.
Здесь использованы основные методики, применяемые в сферах управленческого учета, корпоративного планирования и бюджетирования, формирования консолидированной финансовой отчетности, финансового анализа.
Состояние рынка страхования анализируется по следующим показателям: общая динамика рынка, анализ тенденций развития казахстанского рынка страхования, субъекты страхового рынка;
Концентрация страхового сектора анализ: тенденции повышения или понижения концентрации на рынке страховых услуг на крупнейшие страховые компаний, связанное с процессами реорганизации крупнейших страховщиков; премии, переданные на перестрахование; выплаты по видам страхования; структура страховых выплат, присутствует возможность рассчитать стоимость страхового полиса.
Перспективы развития.
Разработанный программный продукт в перспективе может быть расширен до автоматизации продаж страховых полисов, что будет способствовать увеличению розничных продаж с минимальными затратами. Еще одной доработкой может стать расчет экономических затрат на построение локальной сети. Добавление к текущему проекту базы данных, обновляющейся базы
данных через Интернет позволит производить расчеты с учетом нынешних цен страховых полисов. Это обеспечить доступность услуг для клиента и высокий уровень сервиса на всех этапах взаимоотношений клиент-продавец страховых услуг.
Использование интернет - решений для продажи страховых продуктов через партнеров или собственный сайт компании. Эта технология позволит расширить сбытовую сеть страховщика, сделать процесс оформления страховки максимально комфортным для клиента и минимально затратным для самой компании, передачу данных о заключенных договорах в информационную систему страховой компании.
Практическим результатом внедрения проекта для организации продаж становится повышение качества сервиса и обеспечение доступности услуг страховой компании для клиентов. Это создаст дополнительную привлекательность страховых продуктов компании в глазах клиентов и в перспективе будет способствовать росту продаж. Сократились затраты страховой компании. Продажи ведутся через собственный сайт компании и с использованием партнерских фирм. А это особенно актуально в условиях кризиса.
Почему было принято решение создать отдельную систему хранения данных, и разрабатывать систему мониторинга (клиентское приложение) с нуля? Согласитесь, сегодня очень много готовых решений по управлению проектами, составлению достаточно динамичных управленческих отчетов с глубокой детализацией данных. Обычно такие решения базируются уже на существующих базах данных автоматизированных информационных систем (АИС). Например, в «Сентрас» действуют две АИС: INSIS (информационная система по учету страховых операций) и 1С 8 Бухгалтерия (финансовая система). Эти системы интегрированы между собой и содержат данные о всей деятельности организации. Было бы логично принять решение приобрести готовое решение (программное обеспечение) и произвести настройку уже на существующей базе дынных одной из АИС. Однако, необходимо принять во
внимание следующие факторы:
АИС работает в онлайн режиме и к ней постоянно обращаются пользователи системы, это достаточно высокая нагрузка как на серверную часть так и на канал связи (интернет). Составление управленческой отчетности на базе АИС приводит к тому, что процессы, отвечающие за формирование управленческих отчетов занимают ресурсы серверной части и часть канала связи. Это несомненно приводит к ухудшению операционного процесса (процесс страхования, процесс финансовых проводок). При условии, что со временем потребуется углубить аналитику (например, необходимо детализация не по дня по минутам) нагрузка на серверную часть и на канал связи возрастет, что еще более ухудшит работу пользователей АИС.
Необходимо учесть, что управленческая отчетность (система мониторинга) должна позволять анализировать/контролировать не только внутреннюю деятельности организации, но и анализ внешней среды
(конкуренты, дополнительные статистические данные, связанные с деятельность организации и т.д.). При этом структура данных может варьироваться очень сильно и потребовать реорганизации уже существующей схемы базы данных АИС. Изменение структуры базы данных готовых АИС дорогостоящее мероприятие, и часто просто невозможное.
Необходимость выполнять законодательные требования по защите персональной информации, сведения о страхователе, застрахованных лицах, выгодоприобретателе и сведения затрагивающие финансовые стороны страховой услуги. Поэтому очень важно иметь хорошую ИТ безопасность. Поэтому было принято решение выделить хранилище данных в отдельный сервер без онлайн интеграции данных, т.е. передача данных происходит в режиме офлайн.
Было принято решение создавать систему мониторинга (систему управления) на отдельном сервере со своей структурой баз данных (рисунок 27). В целях максимальной адаптации системы мониторинга под потребности организации принято решение программировать клиентское приложение самостоятельно, силами программистов организации.
Рисунок 27 - ИТ инфраструктура системы мониторинга для АО «СК «Салем» Примечание – Разработано автором
При наборе адреса http://www.parse.kz пользователь попадает на страницу авторизации. На странице авторизации представлены несколько сервисов: анализ текущего состояния страхового рынка; анализ исполнения бюджета подразделениями страховой организации; сервис для самостоятельного формирования (составления) бюджета на будущий финансовый год; сервис для самостоятельного определения цены страхового продукта.
Рисунок 28 – Страница авторизации Centras Business Analytics System Сервис «Отчеты» представляет возможность пользователю ознакомиться
с основными индикаторами страхового рынка в разрезе времени, классов страхования и провести сравнительный анализ по страховым организациям и регионам РК. Сервис «Отчеты» содержит 6 стандартных отчетов. Все отчеты динамические и интерактивные.
Отчет «Обзор по рынку» дает информацию о количестве участников страхового рынка, концентрации рынка и структуре страхового портфеля (рисунок 29). Сборы страховых премий и осуществление страховых выплат можно увидеть в разрезе классов страхования (форм страхования) и статус резидента страхователя. Особенно интересным является график демонстрирующий структуру рынка перестрахования по странам.
Отчет «Обзор по СК» позволяет сделать сравнительный анализ страховых компаний по всем основным направлениям бизнеса (рисунок 30). В отчете приводится таблица с данными за текущий период, аналогичный период прошлого года и изменение показателей за отчетный период. Данные в таблице можно сортировать по каждому столбцу по убыванию и возрастанию. Данный отчет имеет разветвление, т.е. нажав указателем мыши по наименованию страховой организации, пользователь может перейти к отчету о страховом портфеле выбранной страховой организации «Анализ портфеля по страховой компании».
Отчет «Обзор по СК» имеет второй раздел с финансовыми показателями компаний. Данный отчет аналогичен предыдущему по функционалу, однако не дает возможность сравнить финансовые показатели по времени. Данный отчет используется для определения рейтинга страховой компании на рынке по размеру активов, капитала, объему обязательств, сбору страховых премий и сумме страховых выплат. Отчет имеет разветвление, при необходимости пользователь может ознакомится с финансовыми показателями конкретной страховой организации нажав указателем мыши по наименованию страховой организации. Полученный отчет называется «Карточка страховой организации».
Рисунок 29 – Страница «Обзор по рынку» Centras Business Analytics System
Рисунок 30 – Страница «Обзор по СК» Centras Business Analytics System
Отчет также содержит круговую диаграмму с долями страховых компаний на рынке на каждую дату отчета и по каждой линии бизнеса в сравнении с аналогичным отчетным периодом прошлого года.
Отчет «Анализ портфеля по страховой компании» имеет подраздел, который позволяет проанализировать динамику продаж и коэффициент выплат по выбранному классу страхования. Для этого необходимо выбрать указателем мыши наименование класса страхования. В подразделе имеется возможность
выбрать период для анализа: 1 месяц, 3 месяца, 6 месяцев, 1 год и весь доступный отчетный период.
Раздел отчета «Обзор по СК», «Карточка страховой компании». Подраздел содержит информацию о структуре страхового портфеля, динамике финансовых показателей и нормативе платежеспособности страховой организации (рисунок 31).
Рисунок 31 – Страница «Карторчка страховой компании» Centras Business Analytics System
Отчет «Обзор по регионам» это геоинформационный отчет, дающий пользователю возможность сравнить продажи и убыточность в регионах (рисунок 32). Для лучшего восприятия информации была добавлена карта РК с разделением на области и города республиканского значения. На карте
представлены данные по сбору страховых премий и коэффициент выплат. Карта имеет окрас по принципу «термометр», т.е. чем выше значение показателя, тем темнее цвет региона. Как и все отчеты данного сервиса, геоинформационные отчеты динамические.
Рисунок 32 – Страница «Обзор по регионам» Centras Business Analytics System
Отчет «Коэффициент убыточности» (рисунок 33). Данный отчет содержит единственный показатель, рассчитанный по формуле:
Где:
КУ = СВ𝑖
𝑖
ЗП𝑖
(1)
i – порядок класса страхования;
КУi – коэффициент убыточности по классу страхования i;
СВi – страховые выплаты за 12 месяцев по классу страхования i;
ЗПi – заработанные страховые премии за последние 12 месяцев по классу страхования i.
Рисунок 33 – Страница «Коэффициент убыточности» Centras Business Analytics System
Выводы: Информационная поддержка бизнес-аналитики позволит:
а) Решать проблемы в страховой деятельности на основе анализа и синтеза;
б) Оценивать потребность в ресурсах и планировать их использование при решении задач в страховой деятельности;
в) Находить, анализировать и использовать информацию из различных источников, необходимую для решения задач, обеспечивающих достижение стратегических целей и поддержку бизнес-процессов.
Эффекты. Основным эффектом от внедрения новой системы стало повышение гибкости управления страховой деятельностью. Создание единого информационного, аналитического пространства компаний. Способствует развитию кадрового менеджмента. С точки зрения управления финансами, компания приобрела многочисленные выгоды. Стало легче отслеживать, финансовые показатели. Финансовые менеджеры компании теперь могут создавать из системы отчетность о персонале, бюджете, убыточность, эффективности, доходности и получать, информацию по регионам.
Таким образом, разработан алгоритм построения информационной системы, которая способна анализировать деятельность проекта и давать возможность руководителю проекта принимать корректирующие действия для достижения цели проекта с минимальными отклонениями.