Документоведение и делопроизводство - Учебник

шкафов) и папок с вырезками по корешку или выступающей по краям корешка рейки, с помощью которой дела передвигаются по штанге.

Выемка из дел какого-либо документа не допускается. В исключительных случаях с устного или письменного разрешения руководителя такая выемка может быть произведена. В таком случае на их место закладывается листзаместитель, в котором указано, когда, кому и на какой срок выдан документ, и присутствует расписка в получении дела.

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, имеются росписи в получении и приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

Дела возвращаются в тот же день. Выносить их из здания предприятия или его структурного подразделения можно только с письменного разрешения руководителя.

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудниками отдельных документов из дела не допускается.

Дела хранятся по месту формирования до передачи их в архив учреждения. Подготовка дел к сдаче в архив учреждения для их последующего хранения и использования — завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве.

На оформленные и подготовленные к сдаче в ведомственный архив дела составляются описи. Опись — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве.

Дела постоянного срока хранения в установленном порядке передаются из ведомственных в государственные архивы.

Задание 6.9. Какие операции включает полное оформление дел?

161

ГРИФ ОГРАНИЧЕНИЯ ДОСТУПА К ДОКУМЕНТУ — реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ — реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ — реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

д

ДЕЛО — совокупность документов (или документ), сформированных по какому-либо признаку (видам документов, вопросам, корреспондентам и т. д.), помещенных в обложку.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ) —

отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

ДОВЕРЕННОСТЬ — документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких — либо действий от имени доверителя.

ДОГОВОР (КОНТРАКТ) — документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении ка- ких-либо отношений и регулирующий их.

ДОКЛАД — 1) письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения; 2) устное выступление на заседании.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА — документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

ДОКУМЕНТ (ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ — документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

ДОКУМЕНТ НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

ДОКУМЕНТАЦИЯ — совокупность документов по определенному предмету. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ — запись информации на различных носителях по установленным

правилам.

ДОКУМЕНТЫ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ — документы, которым установлено бессрочное (вечное) хранение.

ДОКУМЕНТООБОРОТ — движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи их на хранение.

ДУБЛИКАТ — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника.

3 ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ — копия документа, на которой в соответствии с установленным по-

рядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

ЗАГОЛОВОК ДЕЛА — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле. ЗАГОЛОВОК ДОКУМЕНТА — реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ — документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по ка- кому-либо документу или вопросу.

ЗАПИСКА — см. Докладная записка, Объяснительная записка, Пояснительная записка.

ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ — см. Товарный знак.

ЗОНА УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА — часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.

164

и

ИЗВЕЩЕНИЕ — разновидность служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции и др.).

ИНДЕКС ДЕЛА (НОМЕР ДЕЛА) — цифровое и / или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

ИДЕНТИФИКАЦИЯ — отожествление; приравнивание; уподобление.

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА — срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, послуживший основанием для решения како- го-либо вопроса и формирования дела.

ИНСТРУКЦИЯ — правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности.

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО — письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению.

ИНФОРМАЦИЯ — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

ИНФОРМАЦИЯ О ГРАЖДАНАХ — см. Персональные данные.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ (ОТПРАВЛЯЕМЫЙ ДОКУМЕНТ) — официальный документ, отправляемый из учреждения.

К

КОД — знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

КОД ОРГАНИЗАЦИИ — идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.

КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА — идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.

КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА — информация, имеющая действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, не имеющим к ней свободного доступа на законном основании.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ — воспроизведение документов без промежуточных печатных форм.

КОПИЯ ДОКУМЕНТА — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

КОРРЕСПОНДЕНТ — учреждение или лицо, с которым ведется переписка.

М

МАШИНОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ДОКУМЕНТ — см. Документ на машинном носителе.

Н

НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА — обозначение вида письменного документа. НЕЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ — копия письменного или графического документа, которая ввиду

отсутствия на ней необходимых реквизитов не имеет юридической силы подлинника документа.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

НОРМАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.

165

НОСИТЕЛЬ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИИ — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

О

ОБЗОР — документ, составленный в целях информирования подведомственных и других организаций о работах в той или иной области.

ОБЩИЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА — бланк документа, используемый для подготовки всех ор- ганизационно-распорядительных документов, за исключением писем.

ОБЪЕМ ДОКУМЕНТООБОРОТА — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА — документ, поясняющий какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю.

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ — вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА — первый, подлинный экземпляр документа.

ОТЗЫВ — документ, содержащий мнение специалиста по какому-либо документу или вопросу.

ОТМЕТКА ДЛЯ АВТОМАТИЧЕСКОГО ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ — реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.

ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ — реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ — реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.

ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ — реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.

ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА — отметка, проставляемая в правом нижнем углу входящего документа, состоящая из наименования предприятия, входящего номера и даты поступления.

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО — реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ — реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

ОТЧЕТ — документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемых вышестоящему учреждению или должностному лицу.

ОФЕРТА — письменное предложение о заключении контракта.

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА — проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

П

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ — сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина.

ПЕРЕПИСКА — письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи между организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами (см. Письмо, Телеграмма, Телефонограмма, Телекс, Электронное сообщение).

ПЕРЕЧЕНЬ — систематизированный список документов, предметов, объектов, лиц, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

166

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ — совокупность документов, взаимосвязанных по признаками происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА — см. Докладная записка. СЛУЖЕБНАЯ ТАЙНА — см. Коммерческая тайна.

СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ — официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

СЛУЖЕБНОЕ ПОЛЕ УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА — зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ — совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО — письмо, составляемое для отправки приложенных к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей.

СПИСОК — документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составленный в целях информации, регистрации или учета.

СПРАВКА — 1) документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству; 2) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.

СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА — установленный нормативно-правовым актом, органи- зационно-распорядительным документом или резолюцией предельный срок исполнения документа.

СТАНДАРТ — нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.

Т

ТАБЕЛЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ — перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

ТАБЛИЦА — форма представления текста документа или его части, имеющая два уровня членения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).

ТЕКСТ ДОКУМЕНТА — информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-ли- бо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть.

ТЕЛЕГРАММА — краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи.

ТЕЛЕКС — обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телеграфной сети.

ТЕЛЕФАКС — см. Факсограмма.

ТЕЛЕФОНОГРАММА — обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.

ТИПОВОЙ СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

ТОВАРНЫЙ ЗНАК (ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ) — обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

ТРАФАРЕТНЫЙ ТЕКСТ — унифицированный текст документа, содержащий постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, характеризующей конкретную ситуацию.

У

УКАЗ — правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основе единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным предприятием.

УСТАВ — правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия,организации.

168

УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА (УФД) — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТА (УСД) — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР — договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица.

Ф

ФАКСИМИЛЕ — точное воспроизведение документа, подписи, изображения. ФАКСОГРАММА (ФАКС) — получаемая на бумажном носителе копия документа (письмен-

ного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

ФОРМАТ БЛАНКА ДОКУМЕНТА — установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов.

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА — набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

ц

ЦИРКУЛЯРНОЕ ПИСЬМО — служебное письмо из вышестоящей организации по нескольким адресам.

Ш

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ — перечень должностей в учреждении с указанием размеров должностных окладов.

Э

ЭЛЕКТРОННОЕ СООБЩЕНИЕ — документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ — см. Документ на машинном носителе.

ЭМБЛЕМА — символическое изображение какого-либо понятия, образа, идеи.

Ю

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

169