Делопроизводство конспект лекций

М. И. БАСАКОВ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

Издание девятое

Ростов на Дону «Феникс»

2011

www.phoenixbooks.ru

УДК 651(075.8)

2 Делопроизводство. Конспект лекций

ББК 60.844я73 КТК 049

Б 27

Басаков М. И.

Б27 Делопроизводство : конспект лекций / М. И. Баса ков. — Изд. 9 е. — Ростов н/Д : Феникс, 2011. — 192 с. — (Зачет и экзамен).

ISBN 978 5 222 17836 2

В конспекте в краткой форме излагаются ответы на рас пространенные вопросы, которые встречаются при прове дении зачетов и экзаменов по дисциплинам «Документаци онное обеспечение управления», «Делопроизводство», «Документоведение». Особое внимание уделено оформле нию реквизитов организационно распорядительных доку ментов. Приводятся образцы оформления основных видов управленческой документации.

Конспект базируется на действующих нормативных до кументах и отвечает требованиям Государственного образова тельного стандарта Министерства образования Российской Федерации.

©Басаков М.И., 2010

©Оформление, ООО «Феникс», 2010

www.phoenixbooks.ru

1ИСХОДНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Вопрос 1. Документ и его функции

Управленческая деятельность любой организации бази руется на информации. Информация может передаваться устно, при помощи бумажных носителей или электронных средств. Большая часть информации (до 98 %), использу емой в управлении, оформляется в виде документов, что необходимо для осуществления контроля исполнения, ре шения спорных вопросов, анализа и исследования управ ления с целью повышения его эффективности и т. д. До кумент в управлении выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его ре зультат.

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ — это материальный объект с закрепленной на нем информаци ей для передачи ее во времени и пространстве. Основным материальным носителем деловой информации в настоя щее время является бумага. Документ выполняет следую щие функции: информационную, организационную, ком муникативную, юридическую, воспитательную.

Важнейшей среди названных функций является инфор мационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятель ности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помо щью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечива ет коммуникативная функция документов.

www.phoenixbooks.ru

4Делопроизводство. Конспект лекций

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых от ношений.

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформлен ный документ воспитывает эстетический вкус управленче ских кадров, повышает престиж организации в глазах де ловых партнеров.

Различные формы управленческой деятельности реали зуются посредством определенной совокупности докумен тов, например, учет — в виде составления и обработки бух галтерской и статистической документации, контроль — путем сбора сведений с целью проверки соответствия на блюдаемого объекта необходимому состоянию и т. д.

Совокупность взаимосвязанных документов, использу емых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально органи зованный комплекс взаимосвязанных документов, создан ный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называют унифициро ванной системой документации (УСД).

Вопрос 2. Делопроизводство и его структура

Делопроизводством называют сферу деятельности чело века по разработке и оформлению официальных докумен тов, организации их движения, учета и хранения.

Поскольку управленческая деятельность человека осу ществляется в основном с применением разного рода документов и новых информационных технологий, дело производство в настоящее время именуют также докумен тационным обеспечением управления (ДОУ). Оба термина в конспекте будут использоваться как синонимы.

www.phoenixbooks.ru

2СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ И ВИДЫ БЛАНКОВ ОРГАНИЗАЦИОННО5 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ

ДОКУМЕНТОВ СОГЛАСНО ГОСТ Р 6.30–2003

Вопрос 8. ГОСТ Р 6.30–2003. Классификация организационно5 распорядительных документов

ГОСТ Р 6.30–2003 (рис. 2.1) распространяется на орга низационно распорядительные документы (ОРД), относящи еся к Унифицированной системе организационно распоря дительной документации (УСОРД) — постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и дру гие документы, включенные в ОК 011–93 «Общероссий ский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Стандарт устанавливает: состав и схемы расположения реквизитов; требования к оформлению реквизитов; требо вания к бланкам документов, включая бланки с воспроиз ведением Государственного герба Российской Федерации.

Состав реквизитов ОРД, схемы их расположения, блан ки документов приведены ниже (см. соответственно отве ты на вопросы 9, 10, 11, 12). Требования к оформлению реквизитов даны в разделе 3.

ОРД является наиболее распространенным видом доку ментации. Исходя из функций, предусмотренных ОКУД, ОРД можно классифицировать на четыре группы:

www.phoenixbooks.ru

—организационно правовая документация (учредитель ные договоры, уставы, положения, правила, инструк

ции, штатные рас писания);

— распорядительная документация (при казы, распоряжения, постановления, ре шения, указания);

— информационно справочная документа ция, которая, в свою очередь, может быть условно подразделе на на:

• оперативно инфор мационную (письма, телеграммы, факсы, докладные и служеб ные записки и т. п.);

• справочно инфор мационную (акты, протоколы, отчеты и др.);

— документация по личному составу (за явления, трудовые договоры, характеристики, лич

ные карточки, учетные формы и др.).

Внедрение ГОСТ Р 6.30–2003 в организации предпола гает разработку инструкции по документационному обеспе чению управления, оформление бланков, проведение учеб ных занятий с работниками, имеющими отношение к вопросам подготовки документов.

Требования ГОСТ Р 6.30–2003 являются рекомендуемы ми, что следует истолковывать как требования, допускаю щие некоторые послабления в оформлении документов по сравнению с жесткими требованиями ранее действовав

www.phoenixbooks.ru

ших и ныне отмененных стандартов (ГОСТ Р 6.30–97 и его предшественников ГОСТ 6.38–72 и ГОСТ 6.39–92).

Вопрос 9. Состав реквизитов ОРД

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный но мер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату доку

мента; 14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

www.phoenixbooks.ru

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Предусмотренный стандартом состав реквизитов сле дует считать типовым, поскольку набор их при подготов ке документов одного и того же наименования в различ ных управленческих ситуациях может быть различным.

Состав реквизитов подразделяют на постоянные и пере% менные реквизиты. Постоянные в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наиме нования. Переменные реквизиты наносятся непосредствен но при подготовке конкретного документа.

При работе с электронными (машиночитаемыми) доку ментами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4–841, который предусматривает реквизиты машиночитаемых документов; код и наименование организации — создате ля документа; местонахождение организации — создате ля документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление до кумента. При создании дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о под линности документа (подлинник, дубликат, копия).

1 ГОСТ Р 6.10.4–84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техни ки. Основные положения.

www.phoenixbooks.ru

3ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ1

Вопрос 14. Требования к оформлению реквизитов, размещаемых на поле углового штампа документа

01 — Государственный герб Российской Феде% рации

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответ ствии с Федеральным конституционным законом «О Государ

ственном гербе Российской Федерации» (Собрание законода тельств Российской Федерации, 2000, № 52, часть 1, ст. 5021).

Допускается воспроизведение герба производить в цветном и черно белом варианте.

02 — Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на блан ках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования на бланках документов изоб ражения герба городов, автономных областей, автономных округов определяется нормативными актами соответству ющих органов власти.

На рисунке справа воспроизведен герб Рос товской области.

03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблему организации или товарный знак (знак обслужи вания) помещают на бланках организации в соответствии

суставом (положением об организации).

1 В разделе 3 курсивом приводится цитируемый текст из ГОСТ Р 6.30–2003. Пояснения даются прямым шрифтом.

www.phoenixbooks.ru

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем по мещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Примеры оформления и размещения реквизита 03 при ведены ниже.

МОСКОВСКОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

МОСВОДОКАНАЛ

Плетешковский пер., 2, г. Москва, 107005, Тел.: (095) 265 2201 ОКПО 03324418

04 — Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому клас сификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код является элементом электронной идентификации документа.

Примеры нанесения кода организации изображены на образцах оформления бланков (рис. 2.6–2.8).

05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Примеры нанесения ОГРН юридического лица см. рис. 2.6–2.8.

06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причи ны постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответ ствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Примеры нанесения реквизита см. рис. 2.6–2.8.

www.phoenixbooks.ru