2.5. Внедрение новой функциональной структуры в организации

На последнем этапе создания новой функциональной структуры управления в действующей организации происходит сопоставление функций управления полученных на основе построения дерева функций с реально-выполняемыми, а также с формально существующими, но не выполняемыми функциями.

Подобное сопоставление удобно проводить построив специальную матрицу, столбцы которой соответствуют нижнему уровню дерева функций, а строки реально-выполняемым и формальным не выполняемым функциям. Матрица Ф заполняется по следующим правилам:

Ф Фij	= ==	{	1, если выполнение «старой» функции i соответствует выполнению «новой» функции j
			½ ,если «старая» функция i является подфункцией «новой» функции j или «новая» функция j является подфункцией «старой» функции i
			0, в других случаях

Пример заполнения подобной таблицы представлен на рис. 3.2.

	Потенциально необходимые
Реально Выполняемые функции	1	½	½
	0			½
			½				½
Формально Существующие, но не выполняемые		½		½
	0					1
	0
					½

Рис. 3.2. Матрица сопоставления «старых» и «новых» функций управления.

Новая функциональная структура управления не должна встретить существенного сопротивления, если в каждой строке, соответствующей реально выполняемой функции, стоит только одно не нулевое число, а в строках формально существующих, но не выполняемых функций не имеется ненулевых элементов. Часть столбцов матрицы может оказаться вообще нулевыми. Подобная ситуация означает, что для повышения эффективности управления требуется только несколько откорректировать существующие функции управления и ввести ряд новых. Значительные трудности в подобной ситуации могут возникать только при очень большом числе нулевых столбцов, т.е. при введении большого числа новых функций.

Если в одной строке имеется несколько ненулевых значений, то это означает, что одной реально выполняемой функции соответствует несколько потенциально-необходимых. При подобной ситуации требуется только откорректировать формулировки требований к реально-выполнемым функциям.

Если в одном из столбцов имеется несколько ненулевых значений, то это означает, что либо при структуризации было недооценено время выполнения функций, либо по каким-то причинам эта новая функция исполняется несколькими разными управленческими работниками. При незначительном количестве столбцов, имеющих несколько ненулевых элементов, предложенную функциональную структуру пересматривать нет смысла. При большом количестве подобных столбцов требуется проанализировать причины, приведшие к несовпадению функций, получаемых при структуризации и реально-выполняемых. Причин может быть несколько. Первой из них является неправильный (не соответствующий принятому в организации) способ структуризации функций и соответствующий фрагмент дерева функций лучше всего переструктурировать. Второй возможной причиной может быть смешение функций в управлении. В этом случае необходимо выявить причины подобного смешения функций и убедить управленческий персонал в необходимости разграничить функции в соответствии с новой предложенной структурой.

Одним из самых неприятных случаев возникает, когда значение равное 1 возникает только в строках, соответствующих формально существующим, но невыполняемым функциям. Последнее означает, что при составлении функциональной структуры в предшествующих периодах выполнение предлагаемой к внедрению функции предусматривалось, но по каким-то причинам она не стала выполняться. Причин может быть множество. Среди наиболее часто встречающихся нужно отметить

• стойкое убеждение управляющего персонала в бесполезности данной функции;

• отсутствие персонала и/или методик для их исполнения.

Если имеет место первое из указанных предположений, то лучше исключить подобную функцию из числа рекомендуемых к внедрению, чтобы не вызывать сомнение в правильности проделанной работы по созданию новой функциональной структуры в целом. В случае, если причиной неисполнения является отсутствие необходимого персонала или методик, то желательно порекомендовать конкретные методики выполнения подобной функции и провести обучение персонала.

Если в какой-то строке, соответствующей реально-выполняемой функции, нет ненулевых значений, то это однозначно свидетельствует об ошибках при проведении структуризации.

После корректировки состава функций необходимо перейти непосредственно к внедрению новой функциональной структуры. Прежде всего, необходимо сформулировать названия новых функций так, чтобы они не противоречили лексикону работников данной организации.

Основными задачами этапа непосредственного внедрения новой функциональной структуры является необходимость убеждения руководителей организации в исполнении новых функций, обучение персонала способам и методам выполнения новых и модифицированных функций. На этом этапе необходимо провести ряд встреч с руководителем организации, начальниками подразделений и с потенциальными исполнителями новых функций, на которых необходимо показать значимость внедрения новой функции для эффективной работы предприятия, обучить методам исполнения этих функций. При стойком неприятии новых функций рекомендуется провести ее экспериментальную проверку в течение определенного времени.

38