2.3. Анализ функциональной структуры предприятия.

Первым этапом построения новой функциональной структуры организации является анализ существующих функции как формальных, так и неформальных.

Для того, чтобы определить состав реально-выполняемых функций в первую очередь необходимо проверить исполнение формальных функций. Существуют следующие способы проверки:

а) Регистрационный метод, основой которого является следующее положение: «Если функция реально выполняется, то в документах предприятия должны остаться следы исполнения этой функции». Реализация этого метода предполагает просмотр документооброта предприятия за определенный период, и классификацию документов как результатов исполнения определенных функций, зафиксированных в инструкциях и положениях.

б) Метод визуальное наблюдения и хронометража. В основу метода положено наблюдение за деятельностью управленческих работников сторонним наблюдателем, который фиксирует исполняемые функции и хронометрирует затраченное на их выполнение время. Результатом наблюдения является фотография среднего рабочего дня управленца и/или подразделения . Для составления фотографии обычно требуется наблюдение в течении одной - двух недель.

в) Метод анкетирования. При этом методе исследователем изучаются должностные инструкции работников и составление анкет, в которых работнику предлагается оценить время расходуемое на выполнение функций, отраженных в штатном расписании. Реализацию данного метода желательно сочетать с составлением выборочных фотографий рабочего дня, на основе которых можно сравнить правильность ответов в анкетах с фактическим положением дел.

г)Интервьюирование. Данный метод предполагает проведение интервью с работниками об исполняемых ими функциях и времени расходуемом при этом. При интервьюировании могут задаваться вопросы как о формальных, так и неформальных функциях выполняемых работником.

По точности получаемых результатов описанные методы можно оценить следующим образом:

1.Наиболее точные результаты обычно дает визуальное наблюдение, особенно если оно проводится в течение нескольких характерных периодов в течение года (например, с пиковой, средней и минимальной нагрузкой). Минусом этого метода является необходимость привлечения достаточно большого числа наблюдателей при проведении детального исследования выполнения всех функций, что делает его достаточно дорогим.

2.Регистрационный метод может дать сравнительно быстро достаточно полную информацию об исполнении десизитивных и обеспечивающих функций. Минусом этого метода является необходимость привлечения достаточно большого числа наблюдателей при проведении детального исследования выполнения всех функций, что делает его достаточно дорогим. Далее, метод не дает достаточно хороших результатов при оценке поддерживающих и вспомогательных функций. Кроме того, не каждая организация готова обеспечить сторонним исследователям возможность ознакомиться со всеми своими документами.

3.Анкетирование и интервьюирование. Основной проблемой при применении метода анкетирования является неумение, а иногда и нежелание управленческих работников правильно оценить время выполнения функций. Часть работников стремится приукрасить действительность и при ответах указывает нереальную, а требуемую исходя из должностных инструкций загрузку. Типичным является указание как части невыполняемых формальных функций реально-выполняемых. При интервьюировании возникает дополнительная опасность навязывания мнения исследователя интервьюируемому.

Результатом выполнения первого этапа является выявления реально-выполняемых функций и времени на их выполнение.