2.2. Функциональная структура

Описанные выше функции управления реализуются практически во всех организациях и называются макрофункциями. Каждая из макрофункций может в свою очередь делиться на более мелкие. Иногда в качестве самостоятельных макрофункций выделяют целепологание и стимулирование. Макрофункции определяют только самое общее деление управленческих действий на определенные виды. Однако у большинства организаций можно выделить значительно больше регулярно выполняемых видов управленческих работ, которые выполняются в рамках той или иной макрофункции.

По мимо макрофункций, в управлении организацией выделяют мидифункции и микрофункции, которые конкретизируют управленческие действия, включаемые в макрофункции. Мидифункции раскрывают содержание макрофункций, а микрофункции – мидифункции.

Мидифункции определяют специфические виды управления на уровне отдельных подразделений организации. Они являются основой для разработки различных положений об отделах, отделениях, секторов и т.п.

Микрофункции определяют регулярно выполняемые виды деятельности на уровне отдельного человека, занятого в процессе управления организации, начиная от генерального директора до курьера. Микрофункции являются основой для разработки штатного расписания организации.

В рамках средней организации существует от 30 до 50 мидифункций и несколько сотен микрофункций.

Под функциональной структурой понимают иерархически упорядоченный набор функций, выполняемых в организации, начиная от макрофункций и заканчивая микрофункциями.

Задачи, решаемые организацией, не являются неизменными. С течением времени часть задач полностью решается, вместе с тем, в связи с изменением среды, масштабов деятельности и других факторов появляются новые задачи и связанные с их решением специфические виды управленческих видов деятельности. Таким образом, функции управления имеют определенный жизненный цикл. Этот цикл для большинства миди- и микрофункций имеет следующие стадии:

1.Латентную стадию, на которой функция управления не отделена от других функций управления, выполняется достаточно нерегулярно.

2.Стадию слабого проявления функции, на которой наличие функции начинает ощущаться в организации, но она еще не закреплена за конкретным исполнителем.

3. Стадию полного проявления, на которой она начинает выполняться постоянно, ее исполнение закрепляется за конкретным управленцем или управленческим подразделением.

4. Стадию трансформации или умирания функции, на которой в результате систематического исполнения функции происходит ее автоматизация, механизация или иная трансформация. В ряде случаев функция может практически полностью исчезнуть, так как управленческие задачи, вызвавшие ее появление, оказались решенными.

Жизненный цикл функции может иметь длину от нескольких месяцев (например, при управлении крупными научно-техническими проектами) до нескольких десятков и даже сотен лет. Наиболее короткий жизненный цикл имеется у микрофункций, а наиболее длительный у макрофункций.

Изменчивость состава функций приводит к тому, что при управлении организацией можно выделить:

а) формальные функции зафиксированные в различных должностных инструкциях и положениях о подразделениях, имеющихся в организации

б) неформальные функции, которые нигде не зафиксированы, но фактически регулярно выполняются.

в) реально-выполняемые функции, представляющие собой объединение неформальных функций и тех формальных функций, которые выполняются в данной организации.

Несовпадение состава формальных и реально-выполняемых функций приводит к тому, что одни и те же функции выполняются одновременно несколькими подразделениями, часть функций реализуется подразделениями, которые имеют совершенно другой профиль. Кроме того, в случае большого количества неформальных функций при управлении организацией, велика вероятность их некачественного выполнения как в силу недостаточной подготовленности персонала, так и недостаточного информационного и организационного их обеспечения. Наличие неисполняемых формальных функций может приводить и к дополнительным расходам на управленческий персонал. Указанные обстоятельства заставляют периодически пересматривать функциональную структуру управления, исключая из ее состава неисполняемые функции и включая в него новые.