предоставления слов, задавая необходимые вопросы, осуществляя перефразирование и подведение промежуточных итогов, давая заключительный комментарий проведенного совещания.

Следует помнить, что деловое совещание предполагает возможность критики предметных позиций, а не личностных особенностей того, кто ее высказал, причем рекомендуется соблюдать правило: отметить вначале совпадение позиций, а затем обсудить различие разных позиций и подходов к решению проблемы, убедительно аргументируя достоинства и недостатки каждой альтернативы.

В случае, если вы попали под огонь критики, полезно перевести атаку на себя в атаку на проблему: «Я рад, что вас волнует тот же вопрос и вы пытаетесь найти наилучшее решение...» Главное — не победить в споре, а продвинуться в решении проблемы. Важно отнестись к своей позиции не как единственно возможной и единственно верной, а суметь понять и даже принять иное мнение, быть проницаемым для иного мнения.

В целях снятия пассивности участников могут применяться:

• высказывания по кругу;

• метод мозгового штурма.

При конфликте мнений могут быть две формы: конкурентно соревновательная или кооперативно-сотрудничающая. В целях ослабления враждебности при конкуренции мнений могут создаваться согласительные комиссии или группы, включающие участников с противоположными взглядами, которые должны определить пункты, в которых их мнения сходятся, найти пункты в чужой позиции, которые нравятся или могут быть полезными для оптимального решения проблемы.

Деловые совещания часто носят директивный характер, когда руководитель с позиции «Родитель» указывает свое мнение как единственное решение проблемы, и остальные участники с позиции «Ребенок» принимают это решение к исполнению.

Наиболее эффективны деловые совещания, которые носят коллегиальный характер равноправного взаимодействия с позиции «Взрослый — Взрослый». Впрочем, встречаются и манипуляции, когда внешне взаимодействие осуществляется как «Взрослый — Взрослый», а на самом деле «Родитель — Ребенок», т. е. руководитель вроде бы просит всех высказаться, даже молчунов, но после того, как все высказались, руководитель, перефразируя всех, расставляет нужные акценты и в результате проводит нужное ему решение, обязывая участников исполнять это решение фактически с позиции «Ребенок».

2.4. Деловое письмо

Правила оформления делового письма

Каждый документ имеет свои обязательные реквизиты, порядок

оформления которых определяет ГОСТ Р 6.30-97. Данный Государственный стандарт введен в действие с 1 июля 1998 г., а с 1 апреля 2000 г. в него внесены изменения и дополнения.

Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации или товарный знак;

4. код организации;

5. код формы документа;

6. наименование организации;

7. справочные данные об организации;

8. дата документа;

9. регистрационный номер документа;

10. ссылка на регистрационный номер и дату документа (в письмах-ответах);

10. адресат;

11. заголовок к тексту;

12. текст документа;

13. отметка о наличии приложения (в сопроводительных письмах);

14. подпись;

15. отметка об исполнителе;

17) идентификатор электронной копии документа. При поступлении письма добавляются реквизиты:

18. резолюция;

19. отметка о контроле.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром. Официальное письмо является единственным документом, на котором не указывается название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Решение» и т.д.

Государственный герб Российской Федерации. До вступления в силу закона РФ, в котором будет представлено описание и указан порядок официального использования Государственного герба Российской Федерации, в настоящее время действует Положение о Государственном гербе РФ (утверждено Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050). Порядок применения бланков с воспроизведением Государственного герба РФ установлен Постановлением правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

Контроль за соблюдением Положения о Государственном гербе Российской Федерации возложен на Государственную герольдию при Президенте Российской Федерации. Государственный герб РФ помещается на

бланках федеральных законов, указов, распоряжений Президента РФ, постановлений и распоряжений Правительства РФ, решений Конституционного суда РФ, Верховного суда РФ и Высшего арбитражного суда РФ.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках Президента Российской Федерации; палат Федерального собрания; Правительства РФ; Конституционного суда РФ; Верховного суда РФ; Высшего арбитражного суда РФ; центральных органов федеральной исполнительной власти; федеральных судов; прокуратуры РФ; Центрального банка РФ; Уполномоченного по правам человека; Счетной палаты; дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 20 мм.

Положение о Государственном гербе Российской Федерации устанавливает перечень органов власти, имеющих право изображать Государственный герб на своих бланках, однако на практике круг организаций, использующих изображение Государственного герба на своих бланках, намного шире. Бланки с изображением Государственного герба нередко используются органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, а также органами местного самоуправления.

Герб субъекта Российской Федерации. Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках письма определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Их помещают на бланке письма в соответствии с уставом (положением) организации. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Такой код включает восемь знаков. Коды ОКПО присваивают в соответствии с Положением о введении Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПД) и взаимосвязанных с ним классификаторов.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации — ОКУД (класс 0200000).

Общероссийский классификатор управленческой документации принят и

введен в действие постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 229 ОКУД предназначен для регистрации форм документов; упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве; сокращения количества применяемых форм; исключения из обращения неунифицированных форм документов; обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации; контроля за составом документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления; рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) и унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации — разработчиками унифицированных систем документации (УСД). В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в УСД.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, в которых наряду с русским языком в качестве государственного используется также национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают в скобках ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Реквизит «Наименование организации» обозначает автора документа. Им может быть организация (юридическое лицо), структурное подразделение, должностное лицо, создающее документ. Этот реквизит предполагает также указание наименования вышестоящей организации.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие введения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 10 июля 2000 г. следует оформлять так: 10.07.2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты (например, 10 июля 2000 г.), а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца (например,

2000.07.10).

Регистрационный номер документа представляет собой его порядковый номер (регистрация начинается с начала календарного года). Этот номер можно дополнить по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденции, исполнителях и т.д. Регистрационный номер документа, составляемого совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Адресат. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы ставятся перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Министерство образования РФ Управление начального профессионального образования

Должностное лицо, которому адресуется документ, указывают в дательном падеже. Например:

Генеральному директору ЗАО «Сиблитмаш» А.И.Сидорову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Например:

Администрации районов Новосибирской области В состав реквизита «адресат» при необходимости можно включать почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами. Письмо не должно содержать более четырех адресов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не ставят. Когда отправляют большое количество писем, составляют список на рассылку. Если письмо адресуется организации, то почтовый адрес, когда это необходимо, указывают после наименования организации. Например:

Всероссийский научно-

исследовательский

институт

документоведения и архивного дела Милютинский пер., д. 7 а Центр, Москва, 101000 При адресовании документа физическому лицу вначале указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:

И. П. Иванову ул. Кирова, д. б, кв. 12, Новосибирск, 630102 В реквизите «адресат» допускается центровать каждую строку по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю садового товарищества «Синие зори» А. Г. Сизову

Заголовок к тексту письма представляет собой краткое изложение его содержания. Например: «О представлении к награждению», «Об оказании финансовой помощи», «О выделении средств», "Об организации летней оздоровительной кампании», «Об открытии детского дома» и т.д. В сопроводительных письмах заголовок не дается.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках. Текст пишется только на русском языке при направлении писем:

1) в федеральные органы государственной власти, в органы государственной власти субъектов РФ;

2) на предприятия, в организации, объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

В письмах используют следующие формы изложения:

1. от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу решить»);

2. от первого лица множественного числа («просим направить», «просим предусмотреть»);

3) от третьего лица единственного числа («комитет не возражает», «министерство считает необходимым»).

Отметка о наличии приложения. Если в тексте письма упоминается о наличии приложения, то отметку о нем оформляют следующим образом: Приложение: на 10 л. в 12 экз.

Если письмо имеет приложения, которые не упомянуты в тексте, то указывают наименование каждого прилагаемого документа, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их номеруют. Например:

Приложения: 1. Положение об отделе на 6 л. в 12 экз.

2. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 2 экз.

3. Справка об итогах работы на 7 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное на письме, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия). Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Пилот» Подпись И. Г. Григорьев

или

Исполнительный директор Подпись И.Г.Григорьев

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица не указывают.

Документы, отправляемые от имени организации, подписываются руководителем или его заместителем, письма на бланках структурных подразделений — руководителями структурных подразделений или их заместителями. При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Генеральный директор Подпись А.В.Петров

Главный бухгалтер Подпись Н.И.Иванова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например: Начальник управления Начальник управления

образования культуры

Подпись Г.А.Петров Подпись И.В.Соловьев

В реквизите «подпись» допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор ЗАО «Кристалл» Подпись Ю.М.Аксенов

В письмах, так же как и в других документах, не допускается ставить в реквизите «подпись» предлог «за», надпись от руки «зам.» или косую черту перед наименованием должности. Каждая организация самостоятельно определяет порядок использования факсимиле при подписании письма.

Условия применения электронной подписи при создании машиночитаемых документов указаны в федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации». Юридическая сила документа, передаваемого с помощью автоматизированных, информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-

технических устройств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленного режима использования таких подписей. На практике часто применяют совместные письма. Они составляются на чистом листе бумаги и подписи руководителей располагают на одном уровне. Например:

Директор школы № 25 Директор ПУ № 13

Подпись Г.В.Петров Подпись Н.И.Сидоров

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу. Например: Семенов 36-45-12

или

Семенов Иван Петрович

36-45-12

Идентификатор электронной копии документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, указание срока исполнения, подпись и дату. Например:

М.В.Петрову

Г. И. Сидоровой

Прошу подготовить ответ

В Министерство

образования РФ

Личная подпись

09.09.2000

Отметка о контроле указывает на контроль за исполнением письма. Обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Обычно эту отметку проставляют в левом поле документа или в правом верхнем углу.

При печатании реквизитов документов используют восемь положений табулятора, восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведется от границы левого поля листа:

0 1 2 3 4 5 6 7

5 уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд. 40 уд. 48 уд. 56 уд. Реквизиты в письме располагаются следующим образом: 0-е положение табулятора (граница левого поля 20 мм):

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• дата письма;

• ссылка на регистрационный номер и дату письма;

• заголовок к тексту;

• текст (кроме начала абзацев);

• отметка о наличии приложения;

• наименование должности в реквизите «подпись»;

• отметка об исполнителе;

1-е положение табулятора (пять ударов от границы левого поля):

• начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных);

2-е положение табулятора (16ударов от границы левого поля):

• регистрационный норме письма;

3-е положение табулятора (24 удара от границы левого поля):

• используют при составлении таблиц;

4-е положение табулятора (32 удара от границы левого поля):

• адресат;

5-е положение табулятора (40 ударов от границы левого поля):

• подпись;

6-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля):

• расшифровка подписи в реквизите «подпись»;

7-е положение табулятора (56ударов от границы левого поля):

• код организации;

• код формы документа.

Письма составляют на бланках. Установлены два основных формата бланков: А4 и А5. Форматы по ГОСТ 9327-60: А4 — 210 х 297 мм; А5 — 148 х 210 мм. Бланки документа по ГОСТ Р 6.30-97 имеют поля: левое — 20 мм; правое — 10; верхнее — 15; нижнее — 20 мм. Бланки необходимо изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Допускается изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления которых определен ГОСТ Р 6.30-97. Они изготавливаются только типографским способом, при этом ведется строгий их учет на карточке или в журнале.

На бланках оформляются только постоянные реквизиты, переменные же добавляются при печатании письма. Реквизиты бланка письма:

Государственный герб Российской Федерации;

герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или товарный знак;

код организации;

наименование организации;

справочные данные об организации.

Отметки на бланке письма для реквизитов:

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках — угловой и продольный.

Язык и стиль официальных писем

Чтобы правильно и быстро составить деловое письмо, надо знать, хотя бы в общих чертах, особенности языка и стиля современных официальных писем. Несоблюдение этих особенностей, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой — лишает письма юридической силы и практической значимости.

Эксперты единодушны в том, что официальное письмо должно занимать не более страницы. Но вот то, каких рекомендаций необходимо придерживаться при определении структуры письма, выборе слов, решить бывает нелегко.

Структура делового письма. Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т.е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Нередко один аспект может составить содержание всего письма, и чаще всего такими являются письма, не требующие ответа. Для многоаспектных писем уже сложились определенные устойчивые синтаксические конструкции с целью выражения того или иного аспекта содержания. Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов, подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем.

Наиболее простая структура письма — это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй— выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Приведем примеры структуры писем, состоящих из двух-трех частей.

Служебное письмо-запрос:

1. обоснование актуальности запроса;

2. содержание запроса;

3. ожидаемый результат, если просьба будет выполнена. Сопроводительное письмо:

1. сообщение о высылаемом материале;

2. уточняющие сведения. Письмо-просьба:

1. изложение причины, побудившей обратиться с просьбой;

2. изложение просьбы;

3. ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена,

выражение готовности к дальнейшему сотрудничеству. Письмо-ответ (отказ в просьбе или отклонение предложения):

1. повторение изложения просьбы;

2. обоснование причины неудовлетворения просьбы;

3. констатация отказа или отклонения предложения.

Синтаксис официального письма. Характерной особенностью синтаксиса официального письма, как и любого официального документа, является то, что порядок слов в предложении должен отражать логическую последовательность элементов содержания письма и соответствовать традиционным для данного языка нормам расположения слов. В русской письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения. Иными словами, отсутствие в письменной речи активной, не формирующей смысл интонации компенсируется принципом «линейной» подачи информации. Сначала в предложение вводится вспомогательная информация, а затем — основная, причем основная помещается после сказуемого, а вспомогательная — в начале предложения до сказуемого. Именно поэтому текст трафарета не может начинаться с пробела. Для официально-делового стиля характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним словом, а целостным по назначению сочетанием слов. В целом при согласовании подлежащего со сказуемым действует такой принцип: субъект действия отождествляется не столько с индивидуальным лицом, сколько с его собирательным статусом.

Рассмотрим варианты согласования сказуемого с подлежащим, характерные для официально-делового стиля, которые могут вызывать сомнения у составителя письма.

• При подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на «один», сказуемое употребляется в форме единственного числа. Например:

Н е п р а в и л ь н о

В 2000 г. на предприятие были

приняты 21 специалисты

П р а в и л ь н о В 2000 г. на предприятие был принят 21 специалист

• При подлежащем, имеющем в своем составе имя числительное, означающее «два» или более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа. Например:

На заседании педагогического совета будут обсуждены (будет обсуждено) два доклада.

Необходимо учитывать, что сказуемое в форме единственного числа подчеркивает внутреннюю нерасчлененность, целостность того множества, о котором идет речь. Например: заводу выделено 12 автомашин. Единственное число оказывается более уместно, когда лица или предметы пассивны по отношению к обозначенным сказуемым действию или признаку. Например, было рассмотрено три проекта; было продано 10 костюмов. Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях, когда составитель

документа хочет подчеркнуть активный характер действия каждого лица. Например: рабочих цеха добились отличных показателей.

• Подлежащие, включающие слова «большинство», «меньшинство», «множество», «ряд», «часть», «много», «немало», «несколько», «количество», «число», «не меньше чем», а также отрицательные и неопределенные местоимения («никто», «ничто», «кое-кто»), употребляются со сказуемыми в форме единственного числа, т. е. сказуемое в этом случае согласуется с подлежащим по грамматическому принципу. Например: большинство голосовало против; ряд предложений проекта не подкреплен расчетами.

• При подлежащем, выраженном местоимением «кто», сказуемое ставится в форме единственного числа. Например: тот, кто представит лучшую программу, будет награжден.

Рекомендации по использованию цифр и слов, обозначающих количество или порядок. Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.

Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме. Например: 205000 записываются так: 205 тыс. Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами. Например: дефектных изделий должно быть не более трех. Аналогично обозначаются временные границы или периоды. Например: испытания должны продолжаться три-пять дней. Если однозначное число сопровождается обозначением массы, размера и т.д., оно записывается цифрами. Например: требуется 2 кг масла. При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы. Например: 253 720 руб. Запись с помощью цифр порядковых числительных отличается от записи количественных: если она делается арабскими цифрами, то используется наращение, соответствующее падежному окончанию. Например: шероховатость поверхности по 6-му классу точности. При перечислении нескольких порядковых числительных наращение ставится только один раз. Например: изделия 1, 2 и 3-го сорта.

Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без наращения. Римскими цифрами принято записывать порядковые номера месяцев, кварталов.

С помощью цифр можно записывать прилагательные, выраженные сложным словом, включающим указание на число. Например: 100-процентный, 20-километровый, 5-миллиметровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, означающего единицу измерения: 20-км; 5-мм.

Рекомендации по построению фраз. Составителю письма нетрудно будет построить фразу, если он располагает набором готовых, проверенных долголетней практикой конструкций. Для объяснения мотивов того или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:

• В связи с отсутствием финансовой помощи...

• В связи со сложной экономической ситуацией...

• В порядке проведения совместной работы...

• В соответствии с Вашим письмом...

• В соответствии с протоколом...

• В ответ па Ваше обращение...

• В подтверждение нашей договоренности...

• В целях усиления ответственности...

• На Ваше обращение... и т.д.

Если составляется письмо-просьба, то используются такие выражения:

• Просим оказать содействие...

• Просим выслать в наш адрес...

• Просим принять участие...

• Прошу принять меры...

• Прошу принять к сведению...

• Прошу довести до сведения...

• Прошу ликвидировать задолженность... и т.д. Сопроводительные письма обычно начинаются со слов:

• Направляем информацию...

• Возвращаем справочные материалы...

• Высылаем подписанный с нашей стороны договор...

• Посылаем справочную литературу... и т.д. Письма-подтверждения начинаются так:

• Подтверждаем...

• С благодарностью подтверждаем...

• Фирма "Кристалл" подтверждает... и т.д.

В письмах-напоминаниях используются такие модели:

• Напоминаем, что...

• Напоминаем Вам, что...

В письмах-извещениях — такие:

• Сообщаем, что...

• Ставим Вас в известность, что...

Письмо-гарантия может содержать следующие фразы:

• Оплату гарантируем...

• Качество изделий гарантируем...

• Сроки выполнить гарантируем... и т. д. Письма-приглашения могут начинаться со слов:

• Приглашаем принять участие...

• Просим направить представителя... и т.д.

Отказ в просьбе и отклонение предложения строятся по таким моделям:

• Ваше предложение отклоняется по следующим причинам...

• Направленный в наш адрес проект плана совместных действий изучен.

Считаем его неприемлемым по следующим причинам...

• На Ваше обращение о совместной работе отвечаем... Заключительными словами текста письма могут быть следующие:

• Убедительно просим Вас выделить 1 млн руб. на проведение бала выпускников.

• Убедительно просим направить в наш адрес информацию.

• Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

• Просим извинить за задержку ответа.

• Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Сокращения как заменители слов и словосочетаний. Использование сокращенных слов (аббревиатур) порой необходимо, чтобы сократить текст, избежать повторения длинных названий либо часто встречающихся слов или словосочетаний.

Существуют лексические и графические сокращения. Пример лексического сокращения— КВН, кавээновец. Графические сокращения — это условные, только письменные сокращения, не являющиеся словами-аббревиатурами. У них нет аббревиатурного произношения, от них не образуются производные слова. Пример графического сокращения — т.е. (читается как «то есть»).

При составлении делового письма нередко возникает вопрос, как сократить слова. В настоящее время стандартизированы некоторые виды сокращений:

1) почтовые сокращения слов, обозначающих населенные пункты (г., обл.);

2. названия месяцев (янв.)',

3. условные обозначения физических величин и единиц измерения (В,

кВт, см, мм, кг)',

4) сокращения, принятые в учетно-отчетной документации (Госбанк, квит. №,расч. счет)',

5. названия документов (ГОСТ);

5. наименования должностей, ученых званий и степеней (проф., член-корр.; к.э.н., зав., зам., И.О.; ком.).

Из соображений практического удобства возникли сокращения длинных названий. Чтобы правильно их написать, следует воспользоваться «Словарем сокращений русского языка».

Информативность и убедительность делового письма. Текст делового письма должен быть кратким и содержать только основные сведения. Дополнительные сведения могут быть приведены в приложении. Одновременно письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется. Основным условием убедительности письма является его доказательность. Точные даты, бесспорные факты особенно важны, если