9. Шумы, помехи в коммуникациях в организации.

Все что препятствует коммуникации, нарушает или искажает нередко называют коммуникативными барьерами, шумами или помехами. Условно будем считать, что коммуникативными барьерами является все, в том числе физические помехи, технические шумы, лингвистические, психологические, социальные и др. факторы, которые препятствуют и мешают коммуникации.

Существует классификация коммуникационных барьеров, согласно которой они делятся на 4 класса: технические, языковые, социальные и психологические, в рамках которых есть свое деление.

• Технические барьеры- это шумы и помехи в искусственных коммуникационных каналах. Шумы имеют естественное происхождение, а помехи создаются умышленно.

• Языковые барьеры возникают в связи с принадлежностью коммуникантов к разным языковым группам, из-за несоответствия языков (скажем, русского, английскому, немецкому и др).

• Социальные барьеры в коммуникации возникают вследствие принадлежности людей к различным социальным группам – возрастным, демографическим, классовым, профессиональным, национальным и т.д.

• Психологические барьеры возникает вследствие различных причин, связанных с психикой коммуникантов. Это могут быть разные темпераменты, настроения, состояния, искажения в перцепции, т.е. восприятии коммуникантом и реципиентом друг друга.

Особого внимания заслуживают барьеры речевого характера, связанные с выражением и пониманием нами своих и чужих мыслей, обусловленные особенностями мышления, коммуникативных систем, дикции, интонации, с многозначностью слов и т.п. Речь идет о логических, стилистических, семантических и фонетических барьерах.

• Логический барьер возникает у партнеров с неодинаковым видом мышления. В зависимости от того, какие виды и формы мышления преобладают в интеллекте каждого партнера, они общаются на уровне понимания или непонимания.

• Стилистический барьер – это несоответствие формы представления информации ее содержанию. Возникает при неправильной организации сообщения. Сообщение должно быть построено: от внимания к интересу; от интереса к основным положениям; от основных положений к возражениям и вопросам, ответам, выводам, резюмированию.

• Семантический (смысловой) барьер обусловлен многозначностью слов, разным их толкованием и пониманием людьми. У разных людей разные смысловые поля, люди могут использовать жаргон, малознакомые большинству людей профессиональные термины и т.д., что и препятствует взаимному пониманию.

• Фонетический барьер – это препятствия, создаваемые особенностями речи говорящего (дикция, интонация, логические ударения и т.д.). Надо говорить четко, внятно, достаточно громко.

10.Понятия документированных коммуникаций в организации.

Информация - предмет труда в процессе управления; является средством коммуникации между людьми.

Информация,  используемая  для  коммуникационного управления, подразделяется   на:

базовую, формируемую независимо от данной управленческой задачи;

текущую, регулярную или разовую, специально собираемую для данной управленческой задачи.

Текущая информация, в свою очередь, подразделяется на:

документированную, фиксируемую в документах (счетах, учетных, бухгалтерских и других документах);

недокументированную (телефонные разговоры, совещания, межличностные контакты, сплетни и т. д.)

По  аспектам  коммуникационного  управления   информация классифицируется    на    экономическую, организационную, социальную, техническую. Развитие информационных потребностей организаций существенно видоизменило   требования   к   информационному   обеспечению коммуникационных процессов.

Системы управления документооборотом

Информационный облик любой компании определяется эффективной системой документооборота. От того, как организовано управление документами на предприятии, зависит эффективность управления работами и бизнес-процессами.

Аргументы в пользу внедрения системы управления документооборотом:

• 6% всех бумажных документов безвозвратно теряется,

• 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов,

• до 20 раз копируется каждый внутренний документ,

• 90% всей корпоративной информации остается на бумаге,

• общий объем информации каждые пять лет увеличивается в 2 раза,

• соотношение количества бумажных и электронных документов через 10 лет составит 30% к 70%.

Системы электронного управления документами обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в корпоративных компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов включают текстовые и графические документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web.

Современная система управления документооборотом решает следующие задачи:

• Учет и обработка документов.

• Хранение электронных документов.

• Управление движением документов.

• Аутентификация пользователей и разделение прав доступа.

• Контроль исполнительской дисциплины.

• Интеграция с внешними системами электронной почты.

Преимущества использования системы управления документооборотом:

• Рост производительности труда персонала.

• Экономия трудовых и материальных затрат на работу с документами.

• Унификация документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от навыков персонала в области ИТ.

• Сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства.

• Полный контроль за документами, их движением и исполнительской дисциплиной.

• Рост степени удовлетворения заказчиков и удовлетворенности сотрудников в своей работе.

• Повышение уровня коммуникаций и совместной работы.

В рамках автоматизации управления документооборотом компания «Систематика» использует программные продукты компаний Documentum, Hummindbird, а также продукты семейства SiTex.

Специалисты «Систематики» выполняют полный спектр услуг по разработке и внедрению системы электронного управления документами:

• разработку концепции документооборота,

• построение систем автоматизации делопроизводства,

• построение систем электронного документооборота, Enterprise Content Management (ECM),

• построение архивных, информационно-справочных систем и банков данных,

• построение систем динамического управления информационным содержанием корпоративных интернет- и интранет-ресурсов,

• интеграцию систем электронного документооборота в существующую инфраструктуру.