2.3. Оптимізація бізнес-процесів (відповідно до існуючого стану)
Модель бізнесу будь-якої компанії складається з сукупності окремих бізнес-процесів, і від того, наскільки вони ефективні, залежить успіх бізнесу в цілому. В організаціях, побудованих за функціональним принципом, працівники наділені відповідальністю за діяльність підрозділів, але ніхто з них не несе відповідальності за якість і вчасність виконання процесів в цілому. Саме тому найуспішнішими компаніями, як правило, стають ті, чиї бізнес-процеси добре продумані та чітко визначені (описані), а методи реалізації процесів є ефективними та надійними. Все це також має підкріплюватися гнучкістю і високою мотивацією персоналу, використанням сучасних інформаційних технологій та орієнтацією на потреби споживачів.
Для переводу бізнес-процесів організації на якісно новий рівень, застосовується підхід оптимізації процесів. Серед основних причин, що спонукують організацію оптимізувати бізнес-процес, можна виділити необхідність зниження витрат або тривалості виробничого циклу, вимоги, пропоновані споживачами й державою, впровадження програм керування якістю, злиття компаній, внутрішньо організаційні протиріччя та інше.
ДП «Березнівське лісове господарство» не є повністю оптимізованим підприємством. Тут хоч і розподілена вся робота, але все рівно існують такі процеси які можна було би виконувати швидше і з меншою затратою ресурсів.
Рис. 2.3.1 Схема оптимізації процесу вибору продукції
У даному підрозділі курсової роботи пропонується нова схема вибору продукції клієнтом ( рис. 2.7). У даній схемі пропонується на підприємстві розробити свій каталог, у якому розписати всі види товарів, в тому числі і під замовлення, які виробляються або можуть бути вироблені на підприємстві.
Суть цього введення закладається в тому, що працівникам підприємства не потрібно буде затрачати свій дорогоцінний час на те щоб розповісти про продукцію клієнтові а також на те щоб її показати.
У запропонованому варіанті (рис.2.3.1) клієнт приходить на підприємство, переглядає каталог і тут виникає 2 результати:
Клієнт не знаходить у каталозі потрібного товару і він просто іде з підприємства.
Клієнт обрав собі товар, самостійно іде на склад щоб його оглянути, де і вирішує скільки, чого, і по якій ціні він буде купляти.
У 2 результаті ще можливий такий варіант, що потрібна клієнтові продукції відсутня на складі: у такому випадку він також просто іде з підприємства. Якщо ж продукція присутня, то клієнт відправляється у відділ збуту для оформлення замовлення.
3. Проектування інформаційних потоків в управлінні бізнес-процесами підприємства
3.1. Розробка інформаційної моделі потоків даних
Діаграми потоків даних (Data Flow Diagrams - DFD) являють собою ієрархію функціональних процесів, пов'язаних потоками даних. Мета такого подання – показати, як кожен процес перетворить свої вхідні дані у вихідні, а також виявити відносини між цими процесами.
Для побудови DFD традиційно використовуються дві різні нотації, відповідні методам Йордона-Демарко і Гейна-Серсона. Ці нотації незначно відрізняються одна від одної графічним зображенням символів.
Відповідно до цього методом модель системи визначається як ієрархія діаграм потоків даних, що описують асинхронний процес перетворення інформації від її введення в систему до видачі споживачеві. Джерела інформації (зовнішні сутності) породжують інформаційні потоки (потоки даних), які переносять інформацію до підсистем або процесів. Ті, в свою чергу, перетворюють інформацію і породжують нові потоки, які переносять інформацію до інших процесів або підсистем, накопичувачів даних або зовнішнім сутностей - споживачам інформації.
Діаграми верхніх рівнів ієрархії (контекстні діаграми) визначають основні процеси або підсистеми з зовнішніми входами і виходами. Вони деталізуються за допомогою діаграм нижнього рівня. Така декомпозиція триває, створюючи багаторівневу ієрархію діаграм, до тих пір, поки не буде досягнутий рівень декомпозиції, на якому деталізувати процеси далі не має сенсу.
Основними компонентами діаграм потоків даних є:
Зовнішні сутності.
Системи і підсистеми.
Процеси.
Накопичувачі даних.
Потоки даних.
На рисунку 3.1.1 показано модель потоків даних на ДП «Березнівське лісове господарство.
Рис 3.1.1. Модель потоків даних даного підприємства
На діаграмі потоків даних (рис. 3.1.1) видно що є 6 основних процесів переробки інформації:
Формування замовлення, на яке впливають вимоги до товару від клієнта та дані про сам товар від працівника підприємства. Сформоване замовлення вноситься в базу даних замовлень.
Формування договору, яке відбувається на основі даних замовлення. Сформований договір відправляється у сховище договорів.
Формування накладної на видачу, відбувається на основі даних договору, і проводиться під впливом інформаційної бази, тобто різних методичних вказівок щодо правильності оформлення.
Заповнення накладної на видачу робиться на основі даних які потрібно внести в накладну, тобто ціна , кількість і так далі.
Оплата товару, проводиться на підставі отриманої накладної.