1.3 Технологии документирования

Общим для всех видов и типов служебных документов является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. 

Международной организацией по стандартизации ИСО для форматов бумажных носителей документов рекомендованы 2 ряда размеров листов бумаги: А и В. Для российских предприятий основной – ряд А. Ряд В используется за рубежом. Каж­дый из этих рядов включает по одиннадцать форматов носителей: от АО до А10 и от ВО до В10. В России в общем делопроизводстве ис­пользуются 3 формата ряда А: A3 - 420 х 297 мм, А4 - 210 х 297 мм, А5-148х210мм.

Формат документа – это предельная ширина и длина текста на бумажном носителе, устанавливаемые составителем документа. Конкрет­ные размеры документа определяются свободными полями от края листа бумаги до границы возможного текста.

Каждое предприятие разрабатывает и изготавливает типовые за­готовки для разных документов, называемые «бланками». Многооб­разие типовых документов потребовало их унификации и стандарти­зации. Унификация документов – это придание им единообразия. Стандартизация документов –это придание юридической силы унифицирован­ным формам документов и процедурам работы с ними. []

Основные требования по оформлению документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003:

1. поля документа:

   1. левое поле не менее 20 мм;

   2. верхнее поле не менее 20 мм;

   3. правое поле не менее 10 мм;

   4. нижнее поле не менее 20 мм [].

2. свойства шрифта:

   1. стиль: обычный;

   2. шрифт: timesnewroman;

   3. начертание: обычный;

   4. цвет: авто;

   5. размер шрифта: 14 (12);

3. свойства абзаца:

   1. выравнивание: по ширине;

   2. отступ слева и справа: 0 см;

   3. отступ первой строки: 1,27 см (1,25 см);

   4. интервал перед и после: 0 см;

   5. межстрочный интервал: одинарный. []

Для бланков предприятия в соответствии с ГОСТР 6.30-2003 используются только 2 формата - А4 и А5.

Обычно на предприятии используют два вида бланков: бланки для писем и общие бланки предприятия для внутренних документов типа приказ, акт, протокол и т.п. Но если на бланке уже проставлено наименование до­кумента (приказ, договор, акт), он называется специальным бланком.

Бланк для писем может быть с угловым или продольным расположением реквизитов. В угловом (флаговом) бланке реквизиты предприятия размещаются в левом верхнем углу формата; в продольном - параллельно верхнему краю формата. На бланке писем размеща­ется полное и сокращенное название организации, эмблема или фирменный знак, почтовый адрес предприятия, телефон, телетайп, телекс, телефакс, код элек­тронной почты, расчетный счет банка и другие сведения, необходи­мые для контактов и обратной связи. Ниже выделяется место для ре­гистрационного номера документа и даты регистрации.

Общий бланк предприятия имеет только полное или сокращен­ное название организации и фирменный знак. Наименование будущего документа вносится при подготовке документа.

Специальные бланки – это предметные бланки с названиями бу­дущих документов (приказ, акт, протокол). Некоторые бланки пред­метных документов (заявление, договор, акт приемки-сдачи работ ит.д.) изготавливаются с типовой частью содержания. Для ос­тальной части текста выделяется свободное место. Такие бланки час­то называют «типовыми формами» или «формулярами». В них сво­бодные от текста места заполняются от руки или машинным спосо­бом при оформлении документа.

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т. д.) характе­рен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения форм доку­ментов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы докумен­тации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. Форма документа представляет собой «модель построения до­кумента, устанавливающую область применения, форматы, размеры нолей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».

Чтобы заметно облегчить работу с типовыми документами, используются шаблоны:

Шаблон документа – это текстовый документ, в котором уже есть все элементы, являющиеся “общими” для документов данного типа. Как правило, в шаблоне определены стили, которые применяются в этих документах; также можно включить в него колонтитулы, любой готовый текст и т.п.

При создании нового документа по шаблону работа начинается “с чистого листа”, а с копии шаблона. Например, если есть готовый шаблон для приказов руководства компании, то при создании нового приказа его заголовок, изображение логотипа и подпись директора уже находятся на своих местах. Остаётся лишь ввести номер и содержание приказа. Причём для всех частей текста приказа в шаблоне предусмотрены готовые стили. Поэтому оформление всех приказов остаётся единообразным.

Шаблоны часто используются, чтобы определить единый стандарт для типовых документов в организации. Например, в школе может быть создан шаблон для рефератов; тогда все ученики (имеющие доступ к компьютеру) смогут подготавливать рефераты, оформленные одинаково. []