1 Документирование основной деятельности организаций

1.1 Понятие документа и его виды

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 делопроизводство предполагает прежде всего создание документов или документирование, т.е. запись информации на носителе по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. []

В качестве носителя выступает материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Носитель – это всегда результат технических достижений эпохи. []

Соблюдение определенных правил записи информации придает документам юридическую силу. Юридическая сила – это свойство официального документа, передаваемое ему действующим законодательством РФ, правомочностью организации издавшего его, определенным комплексом реквизитов и установленным порядком его оформления. []

Поэтому наиболее полным является определение документа, сформулированное в национальном стандарте РФ ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Документ (record): зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Документ должен объективно отражать то, что сообщено или решено, или предпринятое действие. Документ должен отвечать потребностям деловой деятельности, к которой он относится, и использоваться в целях отчетности. [4]

Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Классификация позволяет вырабатывать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать документы в делопроизводстве.

Различают следующие виды документов:

1. по видам деятельности:

   1. научно-технические;

   2. проектно-сметные;

   3. нормативные;

   4. финансово-расчетные;

   5. организационно-распорядительные;

   6. отчетно-статистические;

   7. учебно-методические;

   8. бухгалтерские и др.

2. по наименованию:

   1. чертежи;

   2. схемы;

   3. приказы;

   4. распоряжения;

   5. заявления;

   6. протоколы;

   7. инструкции;

   8. письма и др.

3. по способу документирования:

1. рукописные;

2. электронные;

3. графические;

4. типографские;

5. кино-, фото-, фоно документы.

4. по месту составления:

1. входящие – поступившие в организацию;

2. исходящие – отправляемые из организации;

3. внутренние – составленные и используемые в организации.

5. по происхождению:

   1. официальные – созданные юридическим или физическим лицом, оформленные и удостоверенные в установленном порядке;

   2. личные – созданные лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

6. по юридической значимости:

   1. подлинный – сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения;

   2. подложный (фальсифицированный) – фальшивый документ, изготовленный с соблюдением установленной формы или подлинный документ с частично измененными реквизитами.

7. по времени создания:

   1. подлинник – первый или единственный экземпляр документа;

   2. дубликат – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;

   3. копия – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (не имеет юридической силы);

   4. заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

8. по срокам хранения:

   1. постоянного хранения (вечное хранение документов без права их уничтожения);

   2. долговременного хранения (свыше 10 лет);

   3. временного хранения (до 10 лет).

Любой официальный документ многофункционален, т. к. одновременно выполняет несколько функций. Их можно разделить на три блока:

1. информационные функции:

   1. информационная функция – в любом документе происходит материализация информации с целью ее использования и передачи во времени и пространстве. Документы обладают определенной информационной емкостью, т.е. характеризуются определенным количеством и качеством информации. Информационная емкость документа определяется полнотой, оптимальностью и актуальностью информации;

   2. социальная функция – каждый документ возникает в силу определенной общественной потребности, а, следовательно, несет в себе информацию о процессах, происходящих в обществе, т.е. социальную информацию, характеризующую социальные отношения в обществе, уровень его технического развития, личность в ее социальных аспектах;

   3. политическая функция – некоторые документы несут в себе информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах;

   4. коммуникативная функция – передача информации во времени и пространстве между индивидуумами в обществе или между различными элементами общественной структуры. Обмен информацией может быть: односторонним – с помощью документов, ориентированных в одном направлении (сверху вниз), двусторонним – с помощью документов, тесно связанных между собой (договоры, служебная переписка и др.), многосторонним – через документы, рассчитанные на информирование всего общества (декларации, кодексы, законы).

2. функции, обеспечивающие процесс управления:

   1. управленческая функция – документы выступают как средство управленческой деятельности. Управленческие документы отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления;

   2. правовая функция – фиксация, закрепление и применение в документе правовых норм и правоотношений. Документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Существует две группы документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею (документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также документы, влекущие за собой юридические последствия, т.е. правовые акты органов государственной власти) и приобретающие ее на время (документы, которые могут быть предъявлены как доказательство в суде, органах следствия, прокуратуре, нотариате, арбитраже и органах управления);

   3. учетная функция – с помощью учетной информации, представленной в формализованном цифровом выражении, систематизируются и отражаются все явления хозяйственной деятельности государства, его органов власти и управления. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный – находят свое выражение в статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документах. Учетные документы могут быть первичными и сводными.

3. функции, носящие культурно-исторический характер:

   1. культурная функция – проявляется, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия. В документах отражается информация о знаниях, традициях, обычаях, ритуалах, моральных нормах, образе мышления, ценностных ориентациях общества;

   2. функция исторического источника – качество документа для исторической науки определяется точностью, конкретностью, новизной и полнотой информации, а также юридической, политической и культурной значимостью документа. Для этого анализируют форму и содержание документа, его происхождение, авторство, язык, материал, на котором он изготовлен. []