10. Назначение, состав и требования к оформлению справочно - информационной, справочно – аналитической, распорядительной и организационно – правовой документации.

Система распорядительной документации: Основное назначение — регулирование деятельности общества в целом и отдельных предприятий, обеспечивающих реализацию поставленных задач. Это документы, идущие сверху вниз. Распорядительные документы обеспечивают управление по вертикали. С точки зрения сферы действия распорядительные документы делятся на следующие группы:

1) акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан; акты регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями;

2) правовые акты, действующие на уровне субъектов федерации;

3) правовые акты, действующие в пределах отрасли;

4) правовые акты, действующие в рамках отдельных организаций или учреждений.

С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся:

1) издаваемые в условиях коллегиальности;

2) документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. В 1-м случае издаются постановления и решения, во 2-м — приказы, указания, распоряжения.

Стадии издания распорядительных документов при коллегиальном принятии решений:

1) подготовка заседания коллегиального органа;

2) внесение материалов на рассмотрение;

3) обсуждение материалов на заседании:

а) знакомство председателя;

б) знакомство членов коллегии;

4) принятие решения;

5) оформление протоколов заседания;

6) издание распорядительного документа, доведение решения до исполнителей.

Процедура издания распорядительного документа в условиях единоличного принятия решений:

1) инициирование решений;

2) сбор и анализ информации по вопросу;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководству;

6) подпись;

7) доведение до исполнителей.

Составление и оформление.

1) Постановление — вид документа, принятого коллегиально. Это правовой акт, принимаемый высшими и нек. центральными органами федеральной и исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представителями и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм и правил. Основания для разработки постановления: законы РФ, постановления Совета Федерации и ГосДумы. Текст постановления состоит из двух частей:

1) вступительная или констатирующая:

2) распорядительная.

В первой даются цели или мотивы издания. Заканчиваются ключевым словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ:». Вступительная часть может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления. Если постановление не нуждается в обосновании, то оно начинается с «ПОСТАНОВЛЯЕТ:».

Вторая часть обычно оформляется в виде пунктов. В каждом пункте указывается конкретное поручение, кому оно дается и срок выполнения. Постановление может содержать графики, расчеты. Постановление должно содержать следующие реквизиты: герб РФ, наименование органа, издающего постановление, название вида документа, дата, номер, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа.

2)Решение — правовой акт, принимаемый коллегиально и совещательными органами учреждения в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Оформляется как постановление. Ключевое слово: «РЕШИЛ:».

3) Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующего на основе единоличного принятия решений в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В деятельности организации различают приказы:

1) по организационным вопросам. Издаются при создании, реорганизации, ликвидации, утверждения структуры и штатов;

2) по основной деятельности. Регламентируют порядок финансирования учреждения, материально техническое снабжение, научно-техническую политику и соц. вопросы;

3) по личному составу. Регулируют прием, перемещение, увольнение работников, взыскания, поощрения, отпуска. Приказы оформляются на спец. бланке или общем бланке организации с указанием «ПРИКАЗ». Приказ имеет заголовок, формулируется четко, кратко, по схеме «о чем». Состоит из двух частей, вступительной и распорядительной. Первая обосновывает действия. Ключевое слово «ПРИКАЗЫВАЮ:» Вступительная часть может отсутствовать, если приписывающая часть не нуждается в обосновании. Распорядительная часть - в повелительной форме от первого лица. Реквизиты: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дата и номер, место издания, заголовок, подпись.

4) Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично президентом РФ, а также единолично руководителем коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Особенность: имеет ограниченный срок действия, касается узкого круга лица. Оформляется как приказ но без ключевого слова.

5) Указание — правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его замом. Преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнением приказов, инструкций, данных вышестоящей организацией. Оформляется как приказ с ключевым словом «ОБЯЗЫВАЮ: « или «ПРЕДЛАГАЮ:».

Система организационно-правовой документации (ОПД).

Назначение и состав. Комплекс ОПД содержит правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность, должностной состав, права и обязанности работников.

Состав:

1) устав организации;

2) положение об организации;

3) штатное расписание;

4) инструкции по различным видам деятельности;

5) должностные инструкции;

6) правила и памятки.

Цель разработки этих документов - обеспечение наиболее рационального разделения труда между подразделениями и работниками. ОПД вводятся в действие распорядительными документами, оформляется на стандартных листах бумаги со след-щими обязательными реквизитами: название учреждения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения с печатью. Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции, права предприятия, организации, учреждения. Этот документ создается в соответствие с первой частью гражданского кодекса РФ.

Состоит из:

1) общие положения;

2) акционерный капитал;

3) порядок деятельности;

4) управление;

5) учет и отчетность распределения прибыли;

6) прочие накопления;

7) прекращение деятельности.

Оформление на стандартных листах. Устав оформляется с верхним правым грифом: «Утверждено собранием акционеров от 13.10.98» с отметкой о регистрации и печатью регистрирующего органа.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения. Бывают типовые и индивидуальные. Есть положение об организации и положение о подразделении.

Положение об организации состоит из:

1) общие положения;

2) основные задачи;

3) функции;

4) права и обязанности;

5) руководство;

6) взаимоотношения и связи;

7) контроль, проверка, ревизии деятельности;

8) реорганизация и ликвидация.

Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правого положения работников, их обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающей условия для эффективной работы.

Состоит из:

1) общие положения;

2) должностные обязанности;

3) права;

4) ответственность;

5) взаимоотношения.

Оформляется на общем бланке, реквизиты: наименование организации, структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, подпись, гриф утверждения. Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации коллегиального или совещательного органа. Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав работников организации с указанием должностных окладов в гос. учреждениях с указанием разряда по единой тарифной сетке. Оформляется в табличной форме на стандартных листах со след-щими реквизитами: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, гриф утверждения.

Справочно-инф-ая и справочно-аналитическая документация (СИД и САД).

Назначение: инициируют управленческие решения, сообщает сведения, побуждающие принимать какие-либо решения.

СИД - протокол, докладная записка, объяснительная записка, заявление, представление, переписка, предложение. Переписка: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы, электронные сообщения.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, деловых встречах. Протокол создается по рез-там черновиков, расшифровки стенограммы и магнитофонной записи. Формы протокола: полный протокол (содержит подробную запись всех выступлений), краткий протокол (содержит только фамилию выступающих и тему выступлений).

Оформляется на обычной бумаге или бланках предприятия. Реквизиты: наименование организации, номер протокола, заголовок, подписи. Состоит из: вводная часть (Ф.И.О. председателя, секретарь, число участников (если <15 все перечисляются, иначе список присутствующих в конце), повестка дня) и основная часть: слушали-..., выступали-..., постановили-...

Докладная записка - документ, адресованный руководителю выше стоящей организации, содержит обстоятельные изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Бывают внешние (за пределы организации) и внутренние. Оформляется с реквизитами: наименование организации, вида документа, дата, номер, заголовок, подпись. Нигде не визируется, не согласовывается.

Состоит из:

1) констатирующая часть;

2) аналитическая часть;

3) выводы, предложения. Хранятся 5 лет.

Предложение - документ, являющийся разновидностью докладной записки и содержащий перечень каких-либо предложений по какому-либо вопросу. Оформляется как докладная записка, имеет вводную часть и заключение.

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия и предоставляемый выше стоящему лицу или организации. Бывают: сопровождающие какой-либо документ, составляемые по поводу какого-либо происшествия или ситуации и т.д. Реквизиты: наименование структурного подразделения, дата, заголовок, подпись, адресат.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. «От» не ставится.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника. Реквизиты: наименование подразделения, название вида документа, дата, адресат, подпись.

Служебные письма - обобщенные названия различных по содержанию документов , выделяемых особым способом передачи текста (пересылка по почте). Реквизиты письма: наименование организации автора, дата, номер документа, заголовок, подпись, отметка об исполнителе. Текст письма может быть простым и сложным. Простое - вступление и заключение, а сложное - еще и основная часть. Письмо должно быть одно-предметным. Объем не более 2 страниц. А4 машинописного текста. Письма делятся на: сопроводительное (о направлении прилагаемых к письму документов), приглашение, инф-ое (сообщает о факте или мероприятии, пропагандирует деятельность различных организаций), рекламное (разновидность инф-ого письма, направляемое к конкретному адресату и содержащее рекламу товаров или услуг), письмо-извещение, подтверждение (о получении какого-либо отправления), напоминание, гарантийное (документ, обеспечивающий исполнение изложенных обязательств), рекламационное или претензионное (требующие возмещение убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта), инициативные (требующие ответа), письма-ответы (зависят от инициативных).

Телеграмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых особым способом передачи текста по телеграфной сети общего назначения.

Бывают: 1) президента РФ; 2) высшая правительственная; 3) правительственная; 4) срочная (3 часа); 5) простая (6 часов).

Реквизиты: служебный заголовок, указание категории, адрес, текст, подпись, адрес отправителя. Все слова делятся на действительные и тарифные. Все предлоги опускаются, кроме «не». Пишут: «тчк», «зпт», «скб», «двтч», «нр» (номер). Все цифры пишутся словами, текст не должен заканчиваться цифрой.

Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, отправляемых по абонентской телексной сети. Требования: используется пунктуация, передается латинским шрифтом, для записи русских букв латинскими используется пере кодировочная таблица: а-a, б-b, в-v, г-g, д-d, е-e, ж-zh, з-z, и-i, й-j, ы-y, э-e, у-u, ю-ju, я-ja, щ-sch, ш-sh, ц-c. Реквизиты: адресат, подпись, адрес отправителя. Последнее сообщение заканчивается: «++» - не требуется ответа, «+?» - требуется ответа.

Факсограмма - получаемая на бумажном носителе копия документа письменного, графического, изобразительного, переданного по каналам факсимильной связи. Факс имеет юридическую силу.

Телефонограмма - обобщенное название документов, передаваемых по каналам телефонной связи. Оформляется в одном экземпляре на спец. бланке. Если бланк отсутствует, то заводится журнал.

Электронное сообщение - документ, переданный электронной почтой и получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии (машинограмма).

САД - акт, справка, сводка, заключение, отзыв, список, перечень.

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных факторов, событий, действий. Составляется коллегиально (не менее 2 человек), комиссией. Оформляется на спец. бланке акта или общем бланке организации. Реквизиты: название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок, отметка о наличие приложений, подписи, гриф утверждения. Состоит из: вводной и основной части.

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждение сведений биографического или служебного хар-ра. Бывают: внешние и внутренние (внутри организации, на стандартном листе бумаги). Выполняются на трафаретах, т.е. уже нанесены основные слова. Текст состоит из: 1) излагается основание, факт, послужившие для составления справки; 2) существо вопроса. Реквизиты: название организации, название вида документа, дата, номер документа, адресат, наличие приложений, подпись. Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо вопросу. Сводка оформляется в виде таблицы. Подписывается руководителем. Реквизиты как у справки.

Заключение - документ, содержащий мнения, выводы организации или комиссии по какому-либо документу или вопросу (на научные работы). Состоит из: заголовок, первая часть - краткое описание вопроса, вторая часть - замечания.

Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей в организацию на рассмотрение. Оформляется как заключение.

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Оформляется в виде таблицы. Подписывается и утверждается руководителем.

Список - документ, содержащий перечисления объектов, предметов в определенном порядке. Составляется в табличной форме. Подписывается руководителем.