9.3.2. Вимоги до складання й оформлення текстів документів

Призначення і класифікація документів. Управління суспільством, галуззю народного господарства чи підприємством являє собою, з по­гляду технології, процес отримання, обробки й передачі інформації.

Переважна частина використаної інформації фіксується. Це обо­в'язковий елемент управлінської діяльності, оскільки в сучасних умо­вах отримувати, зберігати і передавати інформацію можна лише за­фіксувавши її попередньо. Матеріальними носіями фіксованої інфор­мації є документи.

Документ (у перекладі з латинської — повчальний приклад) — це вид інформації про факти, події, явища об'єктивної й розумної діяльності людини.

Розрізнюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфо­стрічках, диску, перфокарті тощо.

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформація в яких зафіксована будь-яким пись­мовим способом — рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені відповідно до певних правил, часто називають­ся управлінськими, а їх сукупність — управлінською документацією.

Інакше кажучи, управлінська документація являє собою систему документації, що забезпечує управлінські процеси в суспільстві, на підприємстві, в організації чи установі.

Документи класифікуються за змістом інформації, яку вони не­суть, надходженням, стадіями створення, ступенями гласності, термі­нами зберігання, призначенням і деякими іншими ознаками.

Найважливішою класифікаційною ознакою документів є їх зміст, зокрема відношення зафіксованої в них інформації до предмета чи до напрямку їхньої діяльності. Відповідно до цього виділяють такі види Документів (табл. 9.1).

За змістом інформації: документи з адміністративних питань, комерційних, питань планування оперативної діяльності, бухгалтер­ського обліку, підготовки й розстановки кадрів, фінансово-кредитних, зовнішньоторговельної діяльності та ін. У результаті утворюються Функціональні системи документації, наприклад планова, кадрова, ка­пітального будівництва.

Таблиця 9.1. Види документів за ознаками класифікації і групами

Ознаки класифікації	Групи документів
За спеціалізацією	Загальні 3 адміністративних питань Спеціалізовані з фінансових, комерційних питань та ін.
За призначенням	Організаційні Розпорядчі Інформаційні Колегіальних органів
За походженням	Внутрішні Зовнішні
За напрямком	Вхідні Вихідні
За джерелами виникнення	Первинні Вторинні
За формою	Стандартні Індивідуальні
За технікою відтворення	Рукописні Відтворені механічним способом
За таємністю	Для службового користування Таємні Дуже таємні
За терміном виконання	Звичайні безстрокові Термінові Дуже термінові
За формою	Стандартні
За складністю	Односкладові Складні
За терміном зберігання	Постійного зберігання Тривалого (понад 10 років) зберігання Тимчасового (до 10 років) зберігання

За надходженням документи поділяються на офіційні й особисті.

Офіційний документ створюється організацією чи службовою осо­бою й оформляється в установленому порядку. Серед офіційних до­кументів можуть бути виділені особисті, що засвідчують особу або її права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також містять інші відомості біографічного характеру.

Документи особистого походження створюються особою поза сфе­рою її службової діяльності або виконанням суспільних обов'язків.

За стадіями створення розрізняються чорнові, оригінали й копії документів.

Рукописний або машинописний документ, в якому відображено роботу автора над текстом, — чорновий. Документ є оригіналом, відомості про автора, час та місце його створення, які він містить у собі або які виявлено якимось іншим шляхом, відповідають дійсності. Оригінал офіційного документа — перший і єдиний його примірник. Копія відтворює інформацію документа й усі його зовнішні ознаки або частину їх. В юридичному відношенні оригінал і копія рівноцінні.

За ступенем гласності документи бувають звичайні та для служ­бового користування (ДСК).

За термінами зберігання документи поділяються на дві групи — постійного і тимчасового зберігання.

Нарешті, виходячи з призначення, розрізняють індивідуальні й типові документи. Перші створюють у кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації. Другі відобра­жають однорідні питання й складаються за однаковими зразками (типові листи, типові інструкції, типові положення і т. ін.).

Діяльність зі створення документів (документування) та організа­ція роботи з ними означає створення умов, які забезпечують рух, по­шук та зберігання документів у діловодстві і називається діловод­ством.

Стиль сучасного ділового письма. У службових документах реалі­зується офіційно-діловий стиль. Під стилем ділового письма розумі­ють сукупність прийомів використання мовних засобів при скла­данні управлінської документації.

При складанні тексту документів мають виконуватися вимоги, найголовнішими з яких є достовірність та об'єктивність, що дося­гається викиданням слів, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійного тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Стислим є текст, у якому відсутні зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи.

Переконливий такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі.

Переконливо складений діловий лист може прискорити прийнят­тя управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформленні службового документа необхідно пам'ятати, що його автор не службова особа, а юридичне підприємство, установа або організація.

Це покладає велику відповідальність на його укладачів та вико­навців. Форми вираження інтересів юридичних осіб мають відпо­відати нормам адміністративного права.

Усі складові тексту існують у взаємозв'язку та взаємозалежності — текст не може бути переконливим без достатньої повноти і т. д.

У стилістичному відношенні ділове мовлення відзначається суворою логічністю міркування, послідовністю та переконливістю.

Елементи тексту. Текст — головний елемент документа. Через це підготовка текстової частини — одна із найголовніших операцій у Документуванні й діловодстві.

ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ СХІДНА РЕГІОНАЛЬНА МИТНИЦЯ

61003 м. Харків, вул. Короленка, 14, 16а. Тел. (0572) 12-77-30

Факс (0572) 19-41-39

№ 15/1207

15 листопада 1999 р.

На №______ від ____1999 р.

Першому

Заступнику Голови ДМСУ

О.Б. Єгорову

Про надання роз'яснення щодо сертифіката походження форми «А»

У зв'язку з надходженням запитів з митниць та відсутністю інструктивних матеріалів щодо сертифікатів походження прошу дати роз'яснення про основні вимоги, що висуваються до сертифіката при митному оформленні вантажу (наявність захисних позначок, прави­ла його заповнення та ін.), а також указати перелік країн, яким надано дозвіл на видачу такого сертифіката.

Начальник Східної регіональної митниці

П.В. Пашко

Виконавець О.Г. Маляревська Тел. 17-27-54

Рис. 9.1. Зразок написання пояснювальної записки

ДЕРЖАВНА МИТНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

СХІДНА РЕГІОНАЛЬНА МИТНИЦЯ

НАКАЗ

«29» вересня 1999 р. № 593

Про анулювання кваліфікаційного свідоцтва особи, уповноваженої на декларування

Відповідно до вимог параграфа 5 «Положення про діяльність підприємств, що здійснюють декларування на підставі договору», за­твердженого наказом ДМСУ від 22.07.97 р. № 340, та згідно з зая­вою власника кваліфікаційного свідоцтва Лариси Олексіївни Янковської

НАКАЗУЮ:

1. Скасувати дію кваліфікаційного свідоцтва особи, уповноваже­ної на декларування, № 80000/8-164 Д від 06.05.98 р., виданого на ім'я Янковської Лариси Олексіївни 28.09.99 р.

2. Начальнику ВОМК В.Б. Ладу довести інформацію про скасу­вання кваліфікаційного свідоцтва до оперативних підрозділів СРМ.

3. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Начальник Східної

регіональної митниці П.В. Пашко

Погоджено:

Начальник ВОМК В.Б. Лад Начальник 3В Л.Є. Поліщук Юридичний сектор В.М. Дмитрієв

Рис. 9.2. Зразок написання наказу

Начальнику Східної регіональної

митниці

Паніку П.В.

СЛУЖБОВА ЗАПИСКА

2000р.

Про хід виконання вимог

наказу ДМСУ від 06.04.98 р. № 184

Текст запису

Начальник відділу

Рис. 9.3. Зразок оформлення службової записки

Начальнику ВПВ Миснику І.О. інспектора ВПВ Баштенка О.М.

ЗАЯВА

Прошу Вас надати мені щорічну відпустку за період 1998— 1999 рр. з 10.11.1999 р. та матеріальну допомогу на оздоровлення.

10.11.1999 р,

Підпис

Рис. 9.4. Зразок написання заяви Начальнику Східної регіональної митниці

Паніку П.В.

ЗАЯВА

Прошу Вас надати мені матеріальну допомогу у зв'язку з наро­дженням ДИТИНИ. І Копія свідоцтва про народження додається.

10.11.1999 р. Підпис

Рис. 9.5. Зразок написання заяви про надання матеріальної допомоги

Начальнику Східної регіо­нальної митниці Пашку П.В. Дмитрієва В.М., який проживає в м. Харкові-64, Комсо­мольське шосе, буд. 35

ЗАЯВА

Прошу Вас прийняти мене на роботу в Східну регіональну мит­ницю на посаду провідного інспектора юридичного сектору.

20.11.1999 р.

Підпис

Рис. 9.6. Зразок написання заяви про прийняття на роботу

Начальнику відділу охорони та митного супроводження Східної РМ Гречаннікову О.М. ст. інспектора Петрова А.Е.

ПОЯСНЕННЯ

03.11.99 р. приблизно о 16.00, ввійшовши до трамвая 23-го маршруту та оплативши проїзд, я поклав гаманець, у якому знаходи­лося моє посвідчення і п'ятнадцять гривень, у бокову внутрішню ки­шеню куртки. В трамваї на той час було дуже багато людей. Про­їхавши дві зупинки я виявив пропажу гаманця. Після цього я відра­зу звернувся до РВ ХДУ УМВСУ.

У РВ Московського району мною була написана заява, зареєстро­вана за № 14336/8616, за фактом вжиття заходів щодо розшуку невідомих осіб, які викрали гаманець, у якому знаходилося службове посвідчення.

Про результати розшуку злочинців мені буде надана інформація.

Дата Підпис

Рис. 9.7. Зразок оформлення пояснення

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми (зазначається привід, що привів до укладення документа, викладається зміст питання і т.ін.). У доказі викладається суть питання (докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунка­ми, посиланнями на законодавчі акти й інші матеріали). У закінченні формулюється мета, заради якої складено документ. Закінчення може бути активним чи пасивним. Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета пасивного закінчення — проінфор­мувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той, що містить ще й інші логічні елементи, — складним.

Залежно від змісту документів застосовується прямий або зворот­ний порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу йдуть доказ і закінчення. При зворотному порядку — спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.

За способом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: з високим і з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за за­твердженою формою.

Уніфікація як один із напрямків реалізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів

Типізація текстів — процес створення тексту-зразка, тобто сте­реотипу, на основі якого можуть бути побудовані тексти аналогічно­го змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути якнайточніше збережені основні конструкції й формулювання тексту-зразка. Типові тексти, як правило, оформля­ють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретизація текстів — процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну з наступним включен­ням постійної інформації до банку документа. Отже, трафаретні текс­ти — це дослідне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

У документах з низьким рівнем стандартизації добір слів та сло­восполучень щоразу залежать від конкретних ситуацій. За способом викладення документи з низьким рівнем стандартизації прийнято поділяти на розповідні, описи й міркування.

У розповіді йдеться про події (явища, факти) у тій хронологічній послідовності, в якій вони відбуваються в дійсності (автобіографія, пояснювальна записка, замітка, протокол).

В описі характеризуються явища (предмет, люди, події) з перелі­ченням ознак, властивостей, особливостей (опис-характеристика, на­каз, звіт, постанова).

Міркуванням називається вид тексту, в якому логічні визначен­ня, думки й умовиводи розкривають внутрішній зв'язок явищ і, як правило, доводять визначену тезу. Розрізняють два основних види доказів: дедуктивний, коли думка розвивається від загального до часткового, та індуктивний, у якому думка спрямована від окремих фактів до загального.