9.3. Основні поняття про діловодство. Приймання, розгляд і реєстрація документів. Види пошти та документів. Вимоги до складання й оформлення текстових документів

9.3.1. Основні поняття про діловодство

Діловодство — це діяльність, яка охоплює питання документу­вання й організації роботи з документами в процесі здійснення управ­лінських функцій.

Діловодство — важлива складова частина роботи кожної устано­ви, організації, підприємства. В їхній практичній діяльності застосо­вуються різні системи діловодства, але майже для всіх обов'язкове ведення адміністративного діловодства (його ще називають загаль­ним діловодством).

У процесі діловодства беруть участь (більшою чи меншою мірою) всі працівники апарату управління: одні створюють документи, другі забезпечують їх передачу, а треті керуються цими документами у своїй практичній діяльності. Усе, що вирішується апаратом управління і втілюється потім у практичні справи, оформляється документами.

Приймання, розгляд і реєстрація документів. Усі документи, що надходять до митного органу, в тому числі й створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в загальному відділі (канцелярії).

Документи, які надходять до митного органу засобами електрон­ного та факсимільного зв'язку й адресовані їх керівникам, повинні обліковуватися за місцем прийому та передаватися на реєстрацію до загального відділу чи канцелярії.

Працівникам митних органів України незалежно від займаних посад і повноважень забороняється приймати до виконання незареєстровані документи.

У загальному відділі (канцелярії) розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «Особисто».

Усі документи, що надійшли до митного органу, підлягають обо­в'язковому попередньому розгляду керівником загального відділу (кан­целярії) митного органу або іншою уповноваженою на це посадовою особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.

Мета попереднього розгляду документів — розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом митного орга­ну або виконавцями відповідно до їх функціональних обов'язків; визначення необхідності реєстрації документів; установлення за не­обхідності термінів виконання вимог документів, які передаються струк­турним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Реєстрація документів — фіксування факту створення або над­ходження документа — здійснюється шляхом проставлення на ньо­му умовного позначення — реєстраційного індексу з подальшим за­писом у реєстраційних формах необхідних відомостей про нього. Відповідальність службових осіб митних органів України, внутрішня служба 237

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх об­ліку, контролю за виконанням та оперативним використанням на­явної в них інформації. Як правило, вона повинна проводитися цен­тралізовано.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кож­ний документ реєструється в одному органі лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня.

Документи реєструються в межах груп залежно від назви, виду, автора і змісту.

Реєстрація документів може проводитися за журнальною або карт­ковою формою залежно від обсягу документообігу.