2. Мәліметтер схемасын жасау

МБ схемасын жасау базалар терезесіндегі Сервис/Мәліметтер схемасы командасын орындаудан немесе саймандар тақтасындағы Мәліметтер схемасы батырмасын басудан басталады. Осы сәтте кестелерді мәліметтер схемасына қосу терезесі ашылады. Керекті кестені белгілеп алып, Қосу (Добавить) батырмасын басу керек. (18-сурет)

МБ схемасында екі кесте арасындағы байланысты орнату кезінде басты кестедегі байланыс орнатылатын түйінді өрісті белгілеу қажет. Содан соң тышқанның сол батырмасын басулы күйде ұстап, курсорды бағынышты кестенің байланысқа сәйкес өрісіне апару керек. Құрамалы түйінді өріс арқылы байланыс орнату кезінде басты кестенің түйініне кіретін барлық өрістерді белгілеп (Ctrl батырмасын басулы күйде ұстап) алып, оларды бағынышты кестедегі байланыс өрістерінің біріне тасымалдау керек. Байланыс орнатылғаннан кейін 19-суретте көрсетілгендей Байланыстар (Связи) терезесі ашылады. Мұнда басты кестенің әрбір түйінді өрісі үшін (Кесте/сұраныс) бағынышты кестедегі соған сәйкес келетін өрісті таңдап алу қажет (Бағынышты кесте/сұраныс).

18 сурет. Мәліметтер схемасын құру кезіндегі кестені қосу

19 сурет. Байланыс параметрлерін анықтау терезесі

Сондай-ақ, біртұтастықты қамтамасыз ететін параметрді орнату қажет. Ол үшін сәйкесінше мынадай жалаушаларды белгілеу керек: «Мәліметтердің тұтастығын қамтамасыз ету», «Байланысқан өрістерді каскадты түрде жаңарту», «Байланысқан жазбаларды каскадты түрде жою». Осы сәтте тек кейбір жалаушаларды ғана белгілеуге де болады. Егер жалаушаның біреуі де белгіленбесе де, байланыс оранатылады, бірақ мәліметтер схемасында ол айқын 1:1 немесе 1:М (1:) түрінде көрсетілмейді.

Егер біріктіру байланысын орнату керек болса, онда байланыстар параметрлерін анықтау терезесінде Біріктіру (Объединение) батырмасын басу керек, соның нәтижесінде «Біріктіру параметрлері» терезесі ашылады (20 сурет). Керекті ауыстырып қосқышты шертіп, біріктіру байланысының қай түрін орнату керек екендігін көрсетеміз.

20 сурет. Біріктіру байланысының параметрлерін орнату терезесі

Үш кестеге – «Авто», «Зауыт», «Авто иесі» кестелеріне арналған мәліметтер схемасы мысал түрінде 21 суретте көрсетілген.

21 сурет. «Авто» базасының мәліметтер схемасы

Мәліметтер схемасымен жұмыс істеу кезінде жанама менюді қолдануға болады. Егер орнатылған байланысты алып тастау (болдырмау) керек болса, тышқанмен сол байланыс сызығын шертіп, оны белгілеп алу керек. Содан кейін тышқанның оң батырмасын басу арқылы жанама менюді шақыруға болады.

Байланысты алып тастау үшін Жою (Удалить) командасын, ал оны өзгерту мақсатында Байланысты өзгерту (Изменить связь) командасын орындау қажет. Егер схемадан кестені алып тастау керек болса, алдымен байланысты жойып, содан кейін жанама менюдегі Кестені жасыру (Скрыть таблицу) командасын орындау қажет. Ал схемаға жаңа кесте енгізу керек болса, тышқанның курсорын схема терезесінің бос аймағына қойып, жанама менюді шақырып, Кесте қосу (Добавить таблицу) командасын орындау керек.

Кестелерде мәліметтерді іздеу командаларын түсіндіріңіз. Деректер қорының бір немесе бірнеше байланысқан кестелерінен сұраныс бойынша таңдау жасауды түсіндіріңіз. Сұраныс нәтижелерін шығарудың әртүрлі тәсілдерін көрсетіңіз. Сұраныстың түрлерін анықтаңыз. Күрделі сұраныстарды құруды көрсетіңіз. SQL- дің құру және кесте құрылымын өңдеу командаларымен жұмыс істеу принципін түсіндіріңіз. Сұраныстар арқылы бір және бірнеше байланысқан кестелерден берілгендерді анықталған шарт бойынша іріктеп алуға болады. Access-те сұраныс құрудың бірнеше тәсілдері бар. Олар сұраныс объектісінде Құру батырмасын басқанда пайда болатын Жаңа сұраныс терезесінде көрсетіледі (1-сурет).

1-сурет. Жаңа сұраныс терезесі.

Қарапайым сұраныс құру үшін:

1)Жаңа сұраныс терезесінде оның Қарапайым сұраныс (Простой запрос) түрін таңдап, ОК батырмасын шерткенде Қарапайым сұраныс құру сұхбаттық терезесі іске қосылады (2-сурет);

2-сурет. Қарапайым сұраныс құру терезесі.

2)Сұранысқа қажетті кесте аты белгілі болған соң Мүмкін өрістер (Доступные поля) қатарынан өзімізге қажетті өріс аттарын Таңдалған өрістер (Выбранные поля) өрісіне таңдаймызда ( «>» - бағыттауышы белгіленген өрісті ғана келесі бетке көшіреді, ал «>>» бағыттауышы барлық өрістерді көшіреді) Әрі қарай (Далее) батырмасын шертеміз (3-сурет);

3-сурет.Қарапайым сұранысқа қажетті кесте атын және

өрістерді таңдау сұхбаттық терезесі (1-қадам).

Егер сұранысқа екі немесе бірнеше кесте мәліметтері қажет болса, онда шебердің келесі қадамында толық немесе қорытынды параметрлердің (подробный (вывод каждого поля каждой записи), итоговый) бірі таңдалады (4-сурет).

4-сурет.Шебердің 2-ші қадамы.

3-ші қадамда сұранысқа атау беріледі және үнсіздік бойынша «Сұраныстың орындалу нәтижелерін ашу» қасиеті таңдалады (5-сурет).

5-сурет. Қарапайым сұраныс құру сұхбаттық терезесі – 3-ші қадам.

Сұраныстағы Құрастырушы (Конструктор) режімі негізгі режім болып табылады. Тіпті шебердің көмегімен құрылған сұраныстың өзіне қандай да бір өзгертулер, толықтырулар қажет болады. Қосымша барлық қызметтер, өзгерістер тек қана Құрастырушы режімінде орындалады.

Құрастырушы режімінде сұраныс құру мына екі тәсілдің бірі арқылы орындалады:

1)Деректер қоры базасында СұранысҚұруЖаңа сұраныс (ЗапросСоздатьНовый запрос) командасынан соң Құрастырушы (Конструктор) қатарын таңдау. ОК батырмасынан соң төмендегідей екі сұхбаттық терезе шығады (6-сурет):

а) ә)

6-сурет. Құрастырушы көмегімен құрылған сұраныс.

2)Сұраныс объектісі терезесіндегі Сұранысты құрастырушы режімінде құру (Создание запроса в режиме конструктора) қатарында тышқанның сол жақ батырмасын үздіксіз екі рет шерту арқылы жүктесек те болады.

9.4.6 (ә)-суретте қажетті кестені, сұранысты және кесте мен сұранысты бірге таңдап алуға мүмкіндік беретін бөлімдердінің қажеттісін белгілеп алған соң Қосу (Добавить) батырмасын басамыз. Таңдалынған кестелер 9.4.6 (а) – суреттің жоғарғы бөлігінде сұраныс жеберілген кестенің құрылымы бейнеленеді. Төменгі бөлігі бағандарға бөлінген. Оның әрбір бағаны болашақ кестенің бір-бір өрісіне сәйкестендірілген. Сұранысқа қажетті өрістерді тышқан көмегімен таңдап аламыз. Сол кезде бланкінің төменгі жағындағы бағандар автоматты түрде толтырылады. Сұраныстың құрылымын даярлап болған соң, оны жаңа атпен қайта сақтаймыз. Осылайша құрылған сұраныс- Таңдамаға сұраныс (Запрос на выборку) деп аталады.

Таңдамаға сұраныс нәтижесінде алынған мәліметтерді қандай да бір өріс бойынша реттеп орналастыру үшін сұрыптауды (сортировка) - өсуі немесе кемуі бойынша қолданамыз.

Мәліметтерді қандай да бір шарт бойынша сұрыптауға мүмкіндік беретін команда - Сұрыптау шарты (Условие отбора) болып табылады. Әрбір өріс үшін осы жолда жеке дара шарт беруге болады.

Сұраныс құру барысында жазбаларды іріктеу шартын беретін өрнекті анықтауға арналған Өрнек құрастырушыны (Построитель выражений) қолдануға болады. Ол сұраныс бланкісінде Іріктеу шарты (Условие отбора) шарты қатарында жанама мәзірден ҚұруӨрнек құрастырушы (ПостроитьПостроитель выражений) командасын таңдау арқылы немесе Ctrl+F2 пернелер комбинациясын шерту арқылы құрылады (7-сурет).

7-сурет. Өрнек құрастырушы терезесі.

Өрнек құрастыру барысында бірнеше қарапайым ережені естен шығармау керек:

-өрнек барлық уақытта логикалық болады;

-символдық тұрақтылыр тырнақшаға алынып жазылады;

-ДҚ-ның объектісі өріс атауынан леп белгісімен ажыратылады;

-математикалық емес программаулаушыларға түсінікті бірнеше операторларды да қолдануға болады;

-өрнек өте дәл анықталып, сұраныс кестесіне енгізілетін жазбалар туралы барлық ақпарат толық қамтылуы керек.

Өрнек құрастырушы терезесі өздерінде жылжыту жолақтары бар төрт аймақтан тұрады:

1)бірінші аймақта – құрылатын өрнек орналасады;

2)екінші аймақта сұранысқа арналған қажетті объектілер таңдалады: кестелер, сұраныстар, қалыптар, функциялар және т.б.;

3)үшінші аймақта осы объектілердің құрамына кіретін элементтер тізімі көрінеді;

4)төртінші аймақта үшінші аймақтан таңдалынып алынған объектілердің ішкі элементтері таңдалады.

Математикалық операциялардың белгілері көрсетілген батырмаларды екі рет шерту арқылы сәйкес символдарды өрнекке енгізуге болады.

Өрнек құрастырушы терезесінде математикалық амалдардан басқа іріктеу шартына қолдануға болатын негізгі логикалық функциялар да бар, яғни:

AND – және;

OR – немесе;

NOT – емес;

LIKE – белгісіз символдары бар қатарды іздеу кезінде масқа құруға пайдаланылатын функция. Бұл кезде арнайы символдар қолданылады: ? – кез келген бір символ; * - символдардың кез келген тізімі, # - белгісіз цифр;

BETWEEN AND – аралықтан таңдау операциясы;

^ - дәрежеге шығару операциясы;

\ - бүтінге дейін дөңгелектеп бөлу операциясы;

& - символдық берілгендерді қосу операциясы (оны «+» белгісімен де жазуға болады).

Мысалы:

BETWEEN 1945 AND 1950 шарты >= 1945 AND <=1950 шартына эквивалентті;

LIKE *5* - құрамында «5» символы бар жазбаларды іздеу шарты.

Өрнек құрастырушы терезесін пайдаланып сұраныс құруға мысал қарастырайық. Айталық, Сотрудник атты ДҚ-да Разрядтар және Қызметкерлер деген атпен екі кесте бар болсын (8 (а)-сурет).

а)

ә) б)

8-сурет. Сотрудник ДҚ және Разряд, Сотрудник кестелері.

Разряд (8 (ә)-сурет) кестесінде разрядтар мен оларға тиісті жалақылар, ал Сотрудник (8 (б)-сурет) кестесінде қызметкерлер және олардың сәйкес разрядтары мен жүктемелері енгізілген. Екі кестені пайдаланып, қызметкерлердің жалақысы есептелген қажетті сұраныс кестесін құру алгоритмі төмендегідей:

1) Сотрудник ДҚ-да СервисБерілгендер схемасы командасы бойынша Раязряд кестесіндегі код өрісі мен Сотрудник кестесіндегі Разряд өрістері арасында «бірікөбіне» байланысын орнатамыз (9-сурет);

9-сурет. «Бірікөбіне» байланысының көрінісі

2) Сұраныс объектісіндегі Конструктор режімінде жаңа сұраныс құрамыз;

3) Конструктор режімінің Сұраныс терезсінің төменгі жағындағы бағандарда Сотрудник кестесінен сотрудник пен ставка, ал Раязряд кестесінен разряд өрістерін таңдаймыз (10-сурет).

10-сурет. Сұранысқа қажетті өрістерді таңдау.

4) Төртінші бағанда жаңадан Жалақы (Зарплата) өрісін ашып, сол бағанда жанама мәзір көмегімен Өрнек құрастырушы (Построить Построитель выражений) терезесін ашамыз да қызметкердің тиісті жалақысын есептейтін формуланы енгізгеннен соң ОК батырмасын шертеміз (11-сурет);

11-сурет. Өрнек құрастырушы терезесінде жазылған формула.

5)Конструктор режімінде ашылған сұраныс терезесіндегі соңғы өзгерістерді сақтай отырып терезені жабамыз.

Осы алгоритмдерді орындай отырып 12 (а)-суреттегідей сұраныс кестесін алуға болады. 12 (ә)-суреттегі Жалақы (Зарплата) өрісінде әрбір қызметкердің жүктемесі мен разрядына сәйкес тиісті жалақылары есептеліп көрсетілген.

а)

ә)

12-сурет. Конструктор және қалыпты режімде ашылған сұраныс кестесі.

Қорытынды (итоговый) параметрін таңдап, сол терезедегі Қорытынды (Итоги) батырмасын шерткенде математикалық қорытынды есептеулер немесе статистикалық есептеулерді орындайтын сұхбаттық терезе шығады (13-сурет).

13-сурет. Қорытынды (итоговый) параметрін таңдау терезесі.

Қорытынды ретінде әр топтағы арифметикалық ортаны, минимумді, максимумды, жазбалар санын есептеуге болады. Тізімдегі кейбір функциялардың атқаратын қызметтері:

Функциялар	Атқаратын қызметтері
Sum	өрістің барлық мәндерін есептеу;
Avg	арифметикалық орта мәнін есептеу;
Max	өрістердің берілген мәндерінің максимумын анықтайды;
Min	өрістердің берілген мәндерінің минимумын анықтайды;
Count	өрістердегі жазулар санын анықтайды;
First	өрістің бірінші жазбасының мәні;
Last	өрістің соңғы жазбасының мәні;

Қорытынды сұраныс даярлау үшін Сұраныс Конструкторының аспаптар панелінде Топтау операциялары (Групповые операции) батырмасын басып, сұраныс бланкісінің төменгі жағына Топтау операциясын жолын енгізу қажет. Қорытынды жүргізілетін өрістің ұяшығында топтау операциясын таңдап аламыз.

Айқасқан сұраныс (Перекрестный запрос) – берілген кесте немесе сұраныс негізінде қорытынды мәндерді есептеуге арналған кесте құру операциясы. Оның әрбір қатарына және бағанына атау беріледі де олардың қиылысуында қорытынды мәндер жазылады. Оның шеберін іске қосу үшін Сұраныс жапсырмасындағы Құру батырмасынан Айқасқан сұранысты таңдап, ОК батырмасын шерту керек. Айқасқан сұраныс құру үшін бастапқы кестеде жаңа кестенің қатарлары мен бағандарының атауларын қалыптастыруға қажетті мәліметтер бар деп есептелінеді. Шебердің жұмысы 5 қадамнан тұрады:

1) 1-қадамда – сұранысқа қажетті кесте таңдалады (14-сурет);

14-сурет. Айқасқан сұраныс шеберінің 1-ші қадамы.

2) 2-қадамда – сұранысқа қажетті өрістер таңдалады (15-сурет);

15-сурет. Айқасқан сұраныс шеберінің 2-ші қадамы.

3) 3-ші қадамда – мәндері бағандарды түзуге пайдаланылатын өрісті таңдау (16-сурет);

16-сурет. Айқасқан сұраныс шеберінің 3-ші қадамы.

4) 4-ші қадамда – қорытынды жасау үшін қажет функцияны таңдау, мысалы – максимум (17-сурет);

17-сурет. Айқасқан сұраныс шеберінің 4-ші қадамы.

5)5-ші қадам – құрылған сұранысқа жаңадан ат беру немесе үнсіздік бойынша берілген атауды қалдыру (18-сурет).

18-сурет. Айқасқан сұраныс шеберінің 5-ші қадамы.

Айқасқан сұраныстың қорытынды кестесі 19-суретте келтірілген.

19-сурет. Айқасқан сұраныс терезесі.

Егерде бастапқы кестедегі мәліметтерге қандай да бір өзгерістер енгізсек, айқасқан сұраныс терезесінде сол өзгерістер автоматты түрде орындалады. Мысалы, бастапқы кестедегі (Таблица2: таблица) берілгендері өз қалауымызша өзгертейік (20 (а)-сурет). Айқасқан сұраныс терезесінде де сол өзгерістерді байқауға болады (20 (ә)-сурет).

а)

ә)

20-сурет. Өзгерістері сақталған айқасқан сұраныс терезесі.

Кестелермен орындалатын амалдарды анықтаңыз. Кестелерден мәліметтерді өшіруге және алмастыруға мысал келтіріңіз. Кесте- жазбалар мен өрістерден тұратын ДҚ-ның негізгі объектісі. Кестелерде берілгендер сақталады. ДҚ жасау алғашқы кестені құрудан басталады. Ал кестеде оның өрістері және сол өрістердің типтері мен қасиеттері анықталады.

Кесте (Таблица) объектісін шерткенде - кестені Конструктор, Шебер немесе Деректерді енгізу тәсілінің бірімен құру ұсынылады (4-сурет).

4-сурет. Кесте объектісін құру тәсілдері.

Кестені Деректерді енгізу (Создание таблицы путем ввода данных) режимінде құрғанда – қажетті өріс аттарын өзіміз енгіземіз. Ол үшін Поле1 өріс тақырыбына тышқан нұсқағышын алып барып, сол жақ батырмасын үздіксіз екі рет шертеміз. Сонда үнсіздік бойынша берілген өріс аты ерекшеленеді (5-сурет). Delete пернесінің көмегімен бастапқы өріс атын жойып өзімізге қажетті өріс атауларын пернетақтадан енгіземіз.

5-сурет. Деректерді енгізу (Создание таблицы путем ввода данных) режимі.

Мұндағы:

- N – нөмірлі жазбаға өту, мұндағы нөмір пернетақтадан енгізіледі;

- ең бірінші жазбаға өту; - ең соңғы жазбаға өту;

- курсор алдындағы жазбаға өту; - курсордан кейінгі жазбаға өту;

- жаңа жазбаға өту.

Жабу (Х) батырмасын басқаннан соң объект макетінің құрылымындағы өзгерісті сақтау керек пе, жоқ па деген сұхбаттық батырмасы шығады (6-сурет,а). «Да» батырмасын басқаннан соң үнсіздік бойынша Таблица 1 деген атауды ұсынады (қажет болса өзгертуге болады) (6-сурет,ә). ОК батырмасын басқаннан соң кілттік өрісті анықтайтын сұхбаттық терезе шығады. Бұл сұхбаттық терезеде де «Да» батырмасын шертеміз (6-сурет, б). Сонда кестеде кілттік өріс пайда болады. Оның атауы Код деп анықталады да, онда жазбалар нөмірлері сақталады. Кестеге жаңа жазбалар енгізгенде кілттік өрістің мәндері автоматты түрде толтырылады.

а)

ә)

б)

6-сурет. Құрылған кестені сақтау жолдары.

Құрылған кестені (Таблица 1) тышқанның сол жақ батырмасын екі рет шерту арқылы жүктейміз.

Кестені Конструктор көмегімен құрғанда болашақ кестенің өріс аттары және олардың типтері, қасиеттері сипатталады (7-сурет).

7-сурет. Конструктор көмегімен құрылған кесте.

Мұндағы:

1 – кесте аты; 2 - өріс аты; 3 - өріс типі; 4 - өріс сипаттамасы; 5 - өрістер қасиеті;

6 - өрістер қасиетінің жалпы бөлімі; 7 – анықтама бөлімі.

Құрылған кестені (Таблица 2) тышқанның сол жақ батырмасын екі рет шерту арқылы жүктейміз (8-сурет).

8-сурет. Таблица 2 кестесінің жүктелгеннен кейінгі көрінісі.

Конструктор режимінде өрістің типін анықтау үшін өріс типі бағанындағы сәйкес ұяшықты , оның оң жақ шетіндегі символды шертіп, ашылған тізімнен қажетті типті таңдау керек. Таңдалған типтің қасиеттері өрістер қасиетінің жалпы бөлімінде анықталады. Өрістің берілген қасиеттеріне байланысты өріске қандай мәліметтер енгізуге болатындығы анықталады. Кез-келген өрістің қасиеті – оның ұзындығы. Осы ұзындыққа байланысты өріске қанша ақпарат сиятындығы анықталады.

Кез-келген өріске тән өзіндік қасиет – оның қолтаңбасы (подпись). Қолтаңба – өрістің тек қана қалыптарда (формаларда) бейнеленетін арнайы атауы. Әртүрлі өрістерге бірдей қолтаңба берілуі де мүмкін. Өріс атаулары әртүрлі болғандықтан, компьютер жұмысына кедергі жасамайды.

Бірнеше байланысқан кестелерден есептер құру принципін түсіндіріңіз. Басылымдар кестедегі мәліметтерді қағаздағы нәтижелік құжаттар түрінде басып шығаруға арналған. Access бірнеше кестелерден немесе сұраныстардан өзара байланысқан мәліметтерді қағазға шығаруды қамтамасыз ететін күрделі құрылымды басылымдар құрастыруға мүмкіндік береді. Құрастыру кезінде басылым бөлімдерінің құрамы мен мазмұны, сонымен қатар МБ кестелері өрістерінен шығарылатын мәндердің осында қалай орналасу керектігі қалыптасады. Сондай-ақ тақырыптар, басылымдар реквизиттері жасалып, есептелінетін реквизиттердің де орналасуы қарастырылады. Мәліметтер деңгейлер бойынша топтастырылып, осы деңгейлердің әрқайсысы үшін қорытынды есептеулер жүргізілуі мүмкін, әр топқа арналып жеке тақырыптар мен ескертпелер де жасала береді.

Басылым құру үшін «Басылымдар» («Отчеты») парағына көшіп, Жасау (Создать) батырмасын шерту керек немесе Жаңа объект (Новый объект) батырмалар тізімінде Автобасылым (Автоотчет) не Жаңа басылым (Новый отчет) элементтерін қолдану қажет. Бірінші тәсілде 107-суретте көрсетілген басылым құру режимін таңдау терезесі пайда болады.