Тема 7: организация документооборота

1. Как определяется термин «документооборот» в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»?

2. Что понимается под проектированием документооборота?

3. Перечислите основные параметры документооборота и дайте их краткую характеристику.

4. Дайте определение термина «документопоток» и назовите критерии выделения видов документопотоков в составе документооборота организации.

5. Какие виды документопотоков выделяют на основе этих критериев?

6. Как выполняется такая операция по обработке документов как их регистрация?

7. Какие функции выполняет регистрация документов?

8. Дайте определение термина «ИПС»организации и раскройте его содержание.

9. Назовите основные виды контроля по срокам исполнения документов.

10. Какие цели преследует текущий и предварительный виды контроля?

11. В каких целях могут быть использованы данные итогового контроля?

12. Какие операции по контролю за исполнением документов осуществляет служба ДОУ?

Тема 8: систематизация и хранение документированной информации в организации

1. Какие цели преследует систематизация документов в организации?

2. Каковы основные функции экспертной комиссии организации?

3. С какой целью проводится экспертиза ценности документов?

4. Сформулируйте отличия типового перечня документов от примерного.

5. Какие документы включаются в номенклатуру дел организации?

6. Из каких разделов состоит номенклатура дел организации?

7. В каких случаях изменяется и переутверждается номенклатура дел – типовая, примерная, индивидуальная?

8. Что представляет собой итоговая запись к номенклатуре дел организации?

9. Какие операции включает в себя формирование дел организации?

10. По каким правилам формулируется заголовок дела?

11. Каковы особенности формирования распорядительных документов в дела?

12. Каковы особенности формирования дел по обращениям граждан?

13. Каковы основные правила оперативного хранения документов?

14. Перечислите основные требования к текущему хранению дел.

15. Каковы правила выдачи документа или дела за пределы подразделения, в котором они хранятся?

Тема 9: подготовка дел к архивному хранению

1. Какие нормативные документы регламентируют деятельность Росархива РФ?

2. Какие функции выполняет Росархив РФ?

3. Какой нормативный документ регламентирует деятельность ведомственных архивов?

4. Какие учетные документы составляют основу систематизации дел в архиве?

5. Как используются архивные фонды?

6. В чем состоит дополнительное оформление дел, подлежащих длительному хранению?

7. Какие сведения вносятся во внутреннюю опись дела?

8. Для чего составляется заверительная запись к делу?

9. Какие сведения вносятся в опись дел, подготовленных для передачи на архивное хранение?

10. Каковы основные реквизиты описи дел, передающихся на хранение в государственный архив?

11. Какой документ составляется при уничтожении документов, срок хранения которых истек?

12. Почему невозможна передача дел на архивное хранение без описи дел?

13. Какие функции выполняет сотрудник архива при приеме дел на хранение?

14. Какие операции с делами производятся после приема дел?

15. Какой документ подтверждает факт передачи организацией дел в архив?