Аблицы — стандартные блоки базы данных

  Рис. 1   Строка, содержащая сведения о компании «Почта», называется записью.   Рис. 2   Столбец, содержащий телефонные номера, называется полем.

Таблицы используются для хранения данных, поэтому они являются стандартными блоками любой базы данных. В базе данных должна быть представлена отдельная таблица для каждого большого набора элементов, например для записей о сотрудниках, о заказах клиентов, о способах поставки и поставщиках. Не следует дублировать данные в нескольких таблицах. Это распространенная ошибка, которой легко избежать, правильно разработав структуру базы данных. В каждой таблице содержатся строки, называемые записями, и столбцы, называемые полями. Запись — это набор сведений об определенном лице, событии, товаре или другом требуемом элементе. Например, сведения о сотруднике Валентин Белов составляют запись в таблице «Сотрудники». Контактные сведения компании «Ространс» составляют запись в таблице «Службы доставки». Поле — это отдельная составляющая данных, которая может относиться к каждому лицу, событию или другой записи. Например, «Почтовый адрес» — это поле в таблице «Сотрудники», «Телефонный номер» — это поле в таблице «Службы доставки».

    Если имя поля недостаточно ясно описывает его содержимое, поле можно переименовать.   Тип данных поля ограничивает сведения, которые можно ввести в поле, и дает их описание, например «Числовой» или «Денежный».   Для каждой записи в таблице используется уникальный идентификатор, называемыйпервичным ключом.   Свойства поля — это набор характеристик, обеспечивающий дополнительные возможности управления данными.

У полей базы данных есть параметры, определяющие тип сохраняемых данных, способ их отображения и набор производимых над ними операций.  Например, параметры поля можно применять для обеспечения единообразия формата вводимой даты доставки товара, в котором две первые цифры обозначают день, две вторые — месяц, четыре последние — год, цифры разделяются точками: 03.09.2008. Можно также указать, что между датами ввода и поставки должно быть не менее двух дней. Одним из важных параметров поля является тип данных, например число, текст, денежная единица и дата и время (в Access объединены в один тип данных и отображаются вместе). Тип данных служит для ограничения сведений, которые можно ввести в поле, и их описания. Тип данных также определяет те действия, которые можно выполнять над данными в поле, и объем памяти, необходимый для их размещения.  У полей также имеются свойства, определяющие различные аспекты сведений, содержащихся в них, например количество символов, значение по умолчанию и ограничение на значения, которое обеспечивает соответствие данных определенным условиям. Свойства полей упрощают ввод данных и управление ими.